ถึงเวลาสำหรับการประชุมที่สำคัญ: คุณรู้หรือไม่ว่าไฟล์ของคุณอยู่ที่ไหน

จิตใจที่มีการจัดระเบียบจะสร้างผลลัพธ์ที่เป็นระเบียบในความพยายามใด ๆ ที่พวกเขามีส่วนร่วมธุรกิจที่มีการจัดระเบียบอย่างดีหมายถึงจิตใจที่มีการจัดระเบียบนั้นกำลังดำเนินการแสดงอยู่และนั่นคือธุรกิจประเภทที่บรรลุเป้าหมาย

เป็นเรื่องง่ายที่จะจัดระเบียบพื้นที่ทางกายภาพของคุณ แต่ในแง่ของความสำเร็จทางการเงินนั้นเป็นสิ่งที่อยู่ภายใน โดยเฉพาะไฟล์คอมพิวเตอร์และโฟลเดอร์ของคุณ หากไม่มีคอมพิวเตอร์ที่มีการจัดการสำนักงานไร้ที่ติจะไม่คุ้มกับเนินเขาเลย

$config[code] not found

ไฟล์และโฟลเดอร์ใดในคอมพิวเตอร์ที่จัดระเบียบเป็นอย่างไร

คอมพิวเตอร์ที่จัดระเบียบมีชื่อไฟล์และโฟลเดอร์และจัดเรียงไว้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย คนส่วนใหญ่มีความตั้งใจนี้เมื่อบันทึกไฟล์และสร้างโฟลเดอร์ แต่ไม่นาน

ทั้งหมดนี้เร็วเกินไปทำให้เดสก์ท็อปกลายเป็นรกดาวน์โหลดโฟลเดอร์มากเกินไปและยกเลิกการลบไฟล์ติดตั้งซึ่งใช้ฮาร์ดไดรฟ์ส่วนใหญ่ มีการสร้างโฟลเดอร์ใหม่เมื่อไม่พบโฟลเดอร์ที่มีอยู่และไฟล์จะตั้งชื่อตามที่สะดวกในเวลานั้น ไม่สามารถใช้งานได้เมื่อคุณต้องนำไฟล์เฉพาะมาสู่การประชุมหรือเมื่อคุณมีทีมงานที่ต้องการเข้าถึงไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ เมื่อตั้งชื่อไฟล์เป็นสิ่งแรกที่คุณนึกถึงจะเป็นการสร้างความระส่ำระสาย

การจัดระเบียบไฟล์คอมพิวเตอร์เริ่มต้นด้วยคำสั่ง

การจัดระเบียบไฟล์เริ่มต้นด้วยหลักการตั้งชื่อ หลักการตั้งชื่อเป็นเทมเพลตหรือโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณสร้างเอกสาร Microsoft Word เป็นประจำคุณอาจบันทึกเอกสารด้วยชื่อไฟล์ที่เริ่มต้นด้วยวันที่สร้าง หากเอกสารของคุณมีข้อมูลที่รวบรวมจากเหตุการณ์ต่าง ๆ คุณอาจบันทึกไฟล์ของคุณเป็น“ วันที่ + ชื่อเหตุการณ์ + คำอธิบายเอกสาร.” สิ่งนี้ทำให้ไฟล์ของคุณถูกจัดกลุ่มตามวันที่ก่อนและเหตุการณ์ที่สองภายในโฟลเดอร์

ด้วยการตั้งชื่อแบบแผนเมื่อคุณดูรายการชื่อไฟล์คุณจะจำได้ทันทีและสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ การใช้หลักการตั้งชื่อสร้างความแตกต่างในโลกอย่างที่คุณเห็นในตัวอย่างเหล่านี้เผยแพร่โดย RevEngine Marketing

หลักการตั้งชื่อใด ๆ ที่คุณใช้ควรเป็นไปตามวิธีการค้นหาไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณในภายหลัง ท่ามกลางคำอธิบายของเครื่องมือการจัดการองค์กรที่มีประโยชน์ Setapp ให้ความสำคัญ: ชื่อไฟล์ที่ดีช่วยให้คุณรู้ว่าไฟล์นั้นมีอะไรอยู่โดยไม่ต้องเปิด หากมันสายเกินไปและคุณมีไฟล์จำนวนมากที่ซ้อนชื่อแตกต่างกันไปสิ่งที่คุณต้องใช้คือเพียงไม่กี่นาทีในการจัดทำแผนการตั้งชื่อและแอปเปลี่ยนชื่อจำนวนมากเพื่อใช้งาน

ก่อนที่คุณจะเริ่มการเปลี่ยนชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ให้จัดทำระเบียบการตั้งชื่อที่ชัดเจน หลักการตั้งชื่อควรมีข้อมูลสำคัญในชื่อไฟล์เช่น:

วันที่สร้างไฟล์. สำหรับไฟล์การตลาดสิ่งนี้ใช้ได้ดี ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณสร้างจดหมายข่าวทางอีเมลในเอกสาร Word ก่อนที่จะส่งออกและคุณสร้างการแก้ไขหลายรายการ คุณต้องการบันทึกฉบับร่างใหม่พร้อมวันที่ที่สร้างขึ้น ด้วยวิธีนี้หากคุณตัดสินใจว่าต้องการเปลี่ยนกลับเป็นฉบับร่างที่คุณสร้างเมื่อวานคุณสามารถทำได้
วันที่เนื้อหาของไฟล์แสดง. ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ในอดีตที่จะถูกป้อนลงในไทม์ไลน์คุณอาจต้องการใช้วันที่ของเหตุการณ์ในอดีตในชื่อไฟล์ เมื่อคุณดูไฟล์เหล่านี้ในโฟลเดอร์ไฟล์เหล่านั้นจะถูกจัดเรียงตามตัวอักษรและตัวเลขตามวันที่ทำให้ง่ายขึ้นในการแยกเนื้อหาตามลำดับเวลา
ตำแหน่งที่เนื้อหาของคุณได้รับมา. หากคุณรวบรวมข้อมูลในขณะที่เข้าร่วมกิจกรรมเครือข่ายการเพิ่มตำแหน่งในชื่อไฟล์จะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องในภายหลัง คุณอาจมีการรับรู้อย่างฉับพลันและจำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์ที่มีข้อมูลจาก Digital Hollywood ของปีที่แล้ว แต่ถ้าคุณไม่ใส่ "Digital Hollywood" หรือ "DH" ในชื่อไฟล์คุณจะต้องเปิดเอกสารเพื่อค้นหา
ทางเลือกวันที่เฉพาะเจาะจง. แทนที่จะใช้วันที่แบบเต็มเช่น“ 08-12-2015” คุณอาจต้องการอ้างถึงไตรมาสในชื่อไฟล์ของคุณ ตัวอย่างเช่น“ 2015-Q3” จะเป็นตัวแทนของไตรมาสที่สามของปี 2015 หากคุณต้องการข้อมูลอ้างอิงจากไตรมาสที่สามของปีใด ๆ ชื่อไฟล์ของคุณควรถูกจัดเรียงตามไตรมาส มิฉะนั้นคุณจะต้องทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์เพื่อแปลวันที่เฉพาะเจาะจงเป็นไตรมาสก่อนที่คุณจะรู้ว่าคุณมีไฟล์ที่ถูกต้อง

คุณต้องการแบบแผนการตั้งชื่อที่ใช้งานง่าย

ไฟล์ที่บันทึกไว้โดยไม่มีแบบแผนการตั้งชื่อนั้นหาได้ยาก หากคุณหรือใครก็ตามใน บริษัท ของคุณประสบปัญหาในการค้นหาไฟล์มันยังไม่สายเกินไปที่จะสร้างและใช้ระเบียบการตั้งชื่อ

ภาพถ่ายผ่าน Shutterstock