อีเมลอาจเป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน แต่การใช้งานที่ไม่ถูกต้องไม่เพียง แต่ไม่เป็นมืออาชีพ แต่อาจทำให้คุณต้องเสียค่าใช้จ่าย เคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ สามารถช่วยคุณรักษามารยาทอีเมลมืออาชีพ
เริ่มต้นด้วยการส่งอีเมลถึงผู้รับโดยใช้ชื่อที่ถูกต้องเช่นเรียนคุณนางนางสาวนางสาวดร. ฯลฯ การขาดระเบียบแบบแผนเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ไม่คำนึงถึงสื่อการสื่อสารมารยาทบางอย่างเป็นสิ่งจำเป็น หากคุณต้องการที่อยู่ผู้รับตามชื่ออย่างเป็นทางการด้วยตนเองทำในอีเมลของคุณเช่นกัน
$config[code] not foundหากอีเมลนั้นถูกส่งไปยังผู้รับหลายคนคุณสามารถแทนที่ Dear Gentlemen, Ladies, Sirs, (ชื่อ บริษัท) บุคลากร ฯลฯ
ข้ามหนึ่งบรรทัดแล้วป้อนเนื้อหาของคุณ - คำชี้แจงข้อมูลที่บทความกำลังพูดถึง สิ่งนี้ไม่ควรมีคำแสลง, คำหยาบคาย, ภาพเปลือย, การเสียดสี, ตลก, ความเสื่อมโทรมของบุคคลหรือข้อมูลอื่นใดที่สามารถตีความได้ว่าเป็นการดูถูกใคร
เก็บข้อความของคุณโดยตรงและตรงประเด็น ยึดตามข้อเท็จจริงไม่ใช่อารมณ์
อย่าลืมว่าอีเมลจะถูกส่งต่ออย่างง่ายดาย แม้ว่าผู้รับที่ต้องการจะไม่ส่งต่ออีเมล แต่บาง บริษัท ก็ตรวจสอบการติดต่อทางอีเมลกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ นอกจากนี้เมื่อมีสิ่งที่พิมพ์ไม่ว่าจะเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือแบบอื่นก็สามารถอ้างอิงได้ตามระยะเวลาที่ไม่ระบุ ผู้รับที่เป็นมิตรในวันนี้อาจเป็นศัตรูในวันพรุ่งนี้
ข้ามบรรทัดแล้วปิดด้วยลายเซ็นที่ถูกต้อง ซึ่งควรรวมถึงชื่อเต็มของคุณชื่อ บริษัท แผนกถ้ามีที่อยู่ที่อยู่ บริษัท และข้อมูลโทรศัพท์ติดต่อ
ตัวอย่าง:
ด้วยความเคารพ;
John Smith, บรรณาธิการ ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 โทรศัพท์: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
ในบรรทัดหัวเรื่องให้ตั้งชื่ออีเมลให้เหมาะสมเพื่อให้ระบุได้ง่าย
ตรวจสอบการสะกดเสมอ! การสะกดคำผิดสะท้อนให้เห็นถึงผู้เขียนไม่ดี
พิสูจน์อักษร จากนั้นทิ้งไว้ 20 นาทีหรือนานที่สุดและพิสูจน์อักษรอีกครั้ง หากมีการพูดถึงประเด็นสำคัญหรือเรื่องใดให้พิสูจน์อักษรแต่ละฉบับก่อนส่งไปยังผู้รับ
มันง่ายมากที่จะกดปุ่มส่ง แต่ควบคุมการกระตุ้นเมื่ออีเมลถูกส่งไปคุณจะไม่สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้
อย่าใช้อีโมติคอนเพราะน่ารักเท่าที่ควร
นอกจากนี้หลีกเลี่ยงการใช้สีมากเกินไป พยายามที่จะทำให้สีถึงสองสูงสุดต่ออีเมล
BCC (Blind Carbon Copy) เสมอด้วยตัวคุณเองดังนั้นคุณจึงมีสำเนาจดหมายโต้ตอบของคุณแม้ว่าโปรแกรมอีเมลของคุณจะบันทึกสำเนาของอีเมลที่ส่งโดยอัตโนมัติ
คุณจะคุ้นเคยกับพิธีการในไม่ช้า ผู้รับจะขอบคุณความเป็นมืออาชีพของคุณและคุณสามารถช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเป็นอันตรายได้
