วิธีการเขียนคู่มือฝึกอบรมงานที่มีประสิทธิภาพ

คู่มือการฝึกอบรมงานเป็นทรัพยากรที่มีประโยชน์สำหรับพนักงานใหม่หรือผู้ที่ย้ายงานภายใน คู่มือที่มีประสิทธิภาพสามารถสอนทักษะที่พวกเขาต้องการในการทำงานของพวกเขาทำให้ง่ายขึ้นสำหรับพวกเขาที่จะตีพื้น คุณสามารถใช้คู่มือเป็นการฝึกอบรมเดี่ยวหรือเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการเหนี่ยวนำที่กว้างขึ้น ไม่ว่าในกรณีใดผลลัพธ์ที่คุณได้รับจะดีเท่ากับเนื้อหาของคู่มือและวิธีการนำเสนอของคุณ

$config[code] not found

รวบรวมข้อมูลงาน

คุณไม่สามารถเขียนคู่มือฝึกอบรมงานที่มีประสิทธิภาพจนกว่าคุณจะเข้าใจวิธีการทำงาน ถามพนักงานที่ทำหรือผู้ที่เคยทำหน้าที่พูดคุยกับคุณผ่านกระบวนการประจำวัน พูดคุยกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการเพื่อรับหน้าที่และวัตถุประสงค์หลักของงาน ค้นหาว่าบุคคลในงานมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนและแผนกอื่น ๆ อย่างไร ข้อมูลนี้ช่วยสร้างบริบทในคู่มือทำให้พนักงานใหม่เข้าใจว่างานที่พวกเขาทำนั้นเข้ากับกระบวนการและขั้นตอนของ บริษัท ได้อย่างไร

วิเคราะห์และวางแผนเนื้อหา

จัดทำแผนที่ซึ่งจัดระเบียบข้อมูลในลำดับตรรกะ มันอาจช่วยแบ่งงานออกเป็นงานต่าง ๆ และแยกงานแต่ละงานออกจากกัน เป็นการดีที่คุณควรตั้งเป้าหมายแบบ "เริ่มต้น - เสร็จสิ้น" โดยเริ่มจากข้อมูลง่าย ๆ ก่อนที่จะเข้าสู่ความซับซ้อนมากขึ้น ตัวอย่างเช่นหากคุณอธิบายว่าผู้ฝึกงานต้องใช้ระบบซอฟต์แวร์อย่างไรให้เริ่มต้นด้วยข้อมูลเบื้องต้นเช่นรายละเอียดการเข้าสู่ระบบและการนำทางระบบพื้นฐาน จากนั้นคุณสามารถอธิบายวิธีการใช้ระบบเพื่อทำงานขั้นสูงเพิ่มเติมให้สมบูรณ์ อย่าปล่อยข้อมูลพื้นฐานเพียงเพราะทุกคนใน บริษัท รู้แล้ว พนักงานใหม่อาจไม่ทราบจนกว่าจะได้รับการบอกกล่าว

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

เลือกคุณสมบัติการออกแบบ

ผู้เข้ารับการฝึกอบรมอาจต่อสู้เพื่ออ่านคู่มือที่เต็มไปด้วยข้อความจากระยะขอบถึงระยะขอบ เว้นพื้นที่ว่างบนหน้ากระดาษไว้มากทำให้อ่านง่ายขึ้น นอกจากนี้การออกแบบที่สอดคล้องช่วยให้ผู้อ่านนำทางคู่มือได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและยังช่วยให้คู่มือดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นดังนั้นใช้แบบอักษรสีและขนาดหัวเรื่องเดียวกัน วิธีการนำเสนอแบบผสมเช่นรายการและเครื่องมือสร้างภาพเป็นสิ่งที่ดี แต่ต้องแน่ใจว่าใช้สไตล์เดียวกันสำหรับแต่ละวิธี ลองแทรกสารบัญเป็นเครื่องช่วยนำทางเว้นแต่ว่าคู่มือของคุณสั้นมาก

เขียนคู่มือ

บล็อกข้อความขนาดใหญ่อาจอ่านยากดังนั้นพยายามแยกการเขียนออกเป็นย่อหน้าเล็ก ๆ คุณสามารถทำให้การอ่านข้อความน่าสนใจยิ่งขึ้นโดยใช้ความยาวของประโยคและโครงสร้างที่แตกต่างกันและแอคทีฟมากกว่าเสียงแฝง หากคุณต้องการสรุปหรือเน้นจุดให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือกล่องข้อความ น้ำเสียงของคุณควรเป็นบทสนทนา แต่เป็นมืออาชีพและสไตล์การเขียนของคุณต้องชัดเจนและเรียบง่าย หากคุณทำสิ่งที่ซับซ้อนเกินไปหรือใช้ศัพท์แสงมากเกินไปผู้ฝึกอบรมอาจไม่เข้าใจประเด็นที่คุณทำ

ใช้เครื่องมือการสร้างภาพและรายการ

ภาพหรือรายการเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์เมื่อคุณเขียนคู่มือฝึกอบรมงานของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังอธิบายวิธีการใช้ระบบซอฟต์แวร์ผู้ฝึกอบรมจะทำตามรายการหมายเลขแบบทีละขั้นตอนง่ายกว่าการแยกคำแนะนำจากข้อความที่มีความหนาแน่นสูง รูปภาพไดอะแกรมและแผนภูมิเพิ่มการสร้างภาพให้กับกระบวนการเช่นเวิร์กโฟลว์ระยะเวลาและลำดับชั้นทำให้ง่ายต่อการเข้าใจ

ประเมินคู่มือ

ให้คนอื่นอ่านคู่มือก่อนที่จะเผยแพร่ แสดงให้คนที่ทำงานด้วยตนเองมุ่งเน้นไปที่และให้เธอตรวจสอบ สิ่งนี้สามารถช่วยคุณตรวจจับข้อผิดพลาดหรือการละเว้นที่สำคัญ นอกจากนี้ถามคนที่ไม่มีประสบการณ์ตรงกับงานทบทวนคู่มือ หากเธอสามารถเข้าใจและติดตามการฝึกอบรมคุณจะรู้ว่าคุณกำลังเดินอยู่