บันทึก - ย่อมาจากบันทึก - เกือบจะเหมือนกับตัวอักษร ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างพวกเขาคือตัวอักษรนำเสนอข้อมูลไปยังผู้คนภายนอกองค์กรในขณะที่บันทึกมักจะเขียนถึงคนที่อยู่ภายใน ความแตกต่างระหว่างตัวอักษรและบันทึกช่วยจำก็คือรูปแบบ จดหมายใช้คำทักทาย ("Dear Madam") และปิด ("ขอแสดงความนับถือ"); บันทึกไม่ได้ บันทึกช่วยจำจะมีหัวเรื่องเสมอ บันทึกช่วยจำอาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าใครจะอ่าน
$config[code] not foundวางแผนเนื้อหา
ทำรายการจุดที่คุณต้องทำในบันทึกช่วยจำและเขียนข้อมูลที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนประเด็นเหล่านั้น รวมข้อมูลพื้นหลังที่จำเป็นเพื่อให้หัวข้อเป็นบริบท
สั่งซื้อข้อมูล หากหัวข้อมีความซับซ้อนไม่เป็นที่พอใจหรือเป็นที่ถกเถียงกันบริบทพื้นหลังน่าจะเป็นอันดับแรก มิฉะนั้นเริ่มต้นด้วยแนวคิดหลัก
ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทิ้งการสนับสนุนหรือข้อมูลหลัก
วิดีโอประจำวันนี้
มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Saplingรวบรวมเอกสารประกอบที่คุณจะต้องมีการอ้างอิงในขณะที่คุณเขียนบันทึกของคุณ
จัดรูปแบบบันทึก
ตรวจสอบว่า บริษัท ของคุณมีรูปแบบที่ต้องการสำหรับบันทึกช่วยจำระหว่างสำนักงานหรือไม่ บริษัท บางแห่งมีแบบฟอร์มบันทึกข้อตกลงไว้ล่วงหน้า ใช้รูปแบบที่ต้องการหรือพิมพ์ล่วงหน้าหากมีให้ใช้
กำหนดระยะขอบโดยเว้นที่ว่างอย่างน้อย 1 1/2-inch ที่ด้านบนและด้านล่างและพื้นที่ 1 นิ้วในแต่ละด้าน เนื้อหาของบันทึกช่วยจำควรอยู่กึ่งกลางหน้า ถ้าบันทึกย่อสั้นมากขอบด้านบนและด้านข้างควรเพิ่มขึ้น
ตั้งค่ารูปแบบของเอกสารการประมวลผลคำเป็นรูปแบบบล็อก: จัดชิดซ้ายเว้นวรรคเดียวโดยมีช่องว่างระหว่างย่อหน้า
สร้างหัวเรื่อง
พิมพ์คอมโพเนนต์ของส่วนหัวเพื่อเริ่มบันทึกช่วยจำหนึ่งคอมโพเนนต์ต่อบรรทัดที่เว้นระยะเดียว แต่ละองค์ประกอบควรตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ ตัวอย่างเช่น: วันที่: ถึง: จาก: เรื่อง:
กรอกข้อมูลหัวเรื่องโดยใช้สไตล์หัวเรื่อง นั่นคือคำในหัวข้อควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดยกเว้นบทความคำบุพบทและคำสันธานที่มีตัวอักษรน้อยกว่าสี่ตัวเว้นแต่ว่าพวกเขาจะเริ่มต้นหรือสิ้นสุดชื่อเรื่อง ทำให้เรื่องเฉพาะ
กรอกข้อมูลในบรรทัด "วันที่," ถึง "และ" จาก "โดยจัดเรียงคำแรกของแต่ละคำด้วยคำแรกของหัวเรื่อง ควรเขียนวันที่ด้วยเดือนที่สะกด - 4 กรกฎาคม 2020 ใช้ชื่อเต็มสำหรับบรรทัด "ถึง" และ "จาก"
สร้างส่วนหัวในหน้าที่สองและหน้าถัดไปหากบันทึกช่วยจำทำงานได้นานกว่าหนึ่งหน้า หากบันทึกช่วยจำสำหรับผู้รับหลายคนให้ใช้รูปแบบที่สั้นลงของบรรทัดหัวเรื่องช่องว่างเดียวและรวมวันที่จากนั้นเว้นวรรคหนึ่งอีกครั้งและรวมหมายเลขหน้า หากคนคนหนึ่งคุณสามารถใช้รูปแบบทางเลือกรายชื่อชื่อผู้อ่านหมายเลขหน้าและวันที่ในหนึ่งบรรทัดชื่อที่ถูกจัดชิดขวาจำนวนศูนย์และวันที่ซ้ายชิด
เขียนร่างกาย
เขียนย่อหน้าเกริ่นนำหากผู้อ่านต้องการบริบท ย่อหน้านี้ให้ประวัติระบุปัญหาที่จะต้องแก้ไขในบันทึกและ / หรือรีเฟรชหน่วยความจำของผู้อ่านเกี่ยวกับการสื่อสารก่อนหน้าเกี่ยวกับหัวข้อ
ระบุแนวคิดหลักของบันทึกช่วยจำ นี่จะเป็นบรรทัดเปิดถ้าคุณไม่ได้เขียนย่อหน้าเกริ่นนำ ที่นี่คุณประกาศนโยบายการแก้ปัญหาการตัดสินใจข้อเสนอแนะการค้นหาหรือเหตุการณ์ หากไม่มีการแนะนำใด ๆ ให้อธิบายบริบทโดยย่อเช่น "ตามที่เราพูดถึง … " หรือ "เนื่องจากโรงอาหารประสบปัญหาสายยาว … "
ให้ข้อมูลใด ๆ ที่จำเป็นในการอธิบายสนับสนุนหรือถ่ายทอดข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านจำเป็นต้องเข้าใจในหัวข้อนี้
เสร็จแล้ว
จัดทำสัญลักษณ์ที่ด้านล่างเช่น "cc:" หากคุณกำลังส่งสำเนาของบันทึกให้กับบุคคลอื่นนอกเหนือจากบุคคลที่อยู่ในหัวข้อ
แก้ไขบันทึกช่วยจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสะกดคำและไวยากรณ์ถูกต้องความคิดได้รับการพัฒนาและผู้อ่านจะเข้าใจสิ่งที่คุณต้องพูด
พิมพ์บันทึกช่วยจำและเริ่มต้นมัน บางองค์กรต้องการให้ชื่อย่อเขียนถัดจากบรรทัด "จาก" ในส่วนหัว บางคนต้องการชื่อย่อที่ด้านล่าง ตรวจสอบนโยบายของ บริษัท
ปลาย
ไม่ว่าจะเขียนบันทึกไปยังหัวหน้าหรือผู้ใต้บังคับบัญชาไปยังคนหลายคนหรือเพื่อแจ้งผู้อื่นเกี่ยวกับหัวข้อที่ถกเถียงหรือไม่เป็นที่พอใจ เก็บบันทึกย่อกระชับชัดเจนและอ่านง่าย
การเตือน
เมื่อเขียนโปรดทราบว่าบันทึกช่วยจำไม่ได้เป็นการสื่อสารชั่วคราวอีกต่อไปเหมือนที่เคยเป็นมา เนื้อหาที่มีแนวโน้มจะคงอยู่ตลอดไปโดยเก็บเป็นไฟล์บันทึกกิจกรรมและประวัติ บริษัท ดังนั้นเขียนด้วยความอดทนในใจ
