วันของผู้ช่วยผู้บริหารนั้นเต็มไปด้วยงานหลายอย่างรวมถึงการตั้งเวลาส่งอีเมลและจัดการโครงการ นอกจากนี้ในบางครั้งก็จำเป็นต้องส่งข้อความถึงเจ้านายของคุณเมื่อไม่สามารถใช้งานได้ ข้อความที่เขียนไม่ชัดเจนและไม่ดีอาจทำให้หัวหน้าของคุณหงุดหงิด หากคุณต้องการทำให้เธอประทับใจให้ส่งข้อความโดยละเอียดสรุปลักษณะของการโทรและการตอบกลับที่ร้องขอ แม้ว่าคุณจะไม่ได้เป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหารคุณอาจต้องส่งข้อความถึงเจ้านายที่ไม่พร้อมใช้งาน
$config[code] not foundในขณะที่โทรศัพท์
ถามผู้โทรว่าเขาต้องการฝากข้อความหรือไม่ หากคำตอบคือ "ไม่" โปรดสละเวลาสักครู่เพื่อส่งข้อความ บอกเขาว่าเจ้านายของคุณจะประชุมทุกวันดังนั้นการโทรกลับอาจไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุด
ขอให้ผู้โทรส่งข้อความโดยละเอียด ผู้โทรบางคนจะตอบด้วย "แค่ให้เธอโทรกลับหาฉัน" น่าเสียดายที่เจ้านายของคุณอาจไม่พอใจกับข้อความที่คลุมเครือ ในกรณีนี้ตอบกลับด้วย "แน่นอนฉันจะบอกอะไรเธอเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้บ้าง?"
ขอชื่อเต็มจากผู้โทร ชื่ออาจทำให้หัวหน้าของคุณสับสน เพียงแค่ถามว่า "ฉันขอชื่อเต็มได้มั้ย" เมื่อลงข้อความ
ขอหมายเลขโทรศัพท์ของผู้โทร แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่ง่ายที่จะลืมหมายเลขเมื่อมุ่งเน้นด้านอื่น ๆ ของการโทร หากผู้โทรต้องการได้รับการติดต่อทางอีเมลให้จดสิ่งนี้ไว้ด้วย
เขียนข้อมูลทั้งหมดนี้ลงในเศษกระดาษเมื่อคุณถามคำถาม จดวันที่และเวลาของการโทรด้วย
ถ่ายทอดข้อความ
จัดระเบียบบันทึกย่อของคุณสำหรับการโทรบนกระดาษแผ่นเล็ก ๆ แต่ละข้อความควรเติมกระดาษหนึ่งแผ่น หลีกเลี่ยงการเขียนมากกว่าหนึ่งข้อความในแต่ละสลิป
จดวันที่และเวลาของการโทรตามด้วยชื่อและนามสกุลของผู้โทรที่ด้านบนของกระดาษ หากเธอให้ตำแหน่งหรือความสัมพันธ์กับเจ้านายของคุณเช่นนักบัญชีหรือผู้จำหน่ายให้เขียนสิ่งนี้ที่นี่เช่นกัน
สรุปวัตถุประสงค์ของการโทรด้วยประโยคสั้น ๆ หนึ่งประโยค เขียนสิ่งนี้ใต้ชื่อผู้โทร จงกระชับและเจาะจงเพื่อให้เจ้านายของคุณไม่ต้องสงสัยว่ามันเกี่ยวกับอะไร
เขียนหมายเลขโทรศัพท์ของผู้โทรที่ด้านล่างของข้อความ
เขียน "ด่วน" ด้วยตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ที่มุมบนขวาของบันทึกย่อหากการโทรสำคัญมาก ข้อความโทรศัพท์ส่วนใหญ่จะไม่อยู่ในหมวดหมู่นี้ ข้อความด่วนหมายถึงเหตุฉุกเฉินในครอบครัวหรือปัญหาทางธุรกิจที่อาจมีผลเสียอย่างใหญ่หลวงต่อ บริษัท
ถ่ายทอดข้อความถึงเจ้านายของคุณทันทีที่เขาว่าง เมื่อคุณส่งเขาแต่ละข้อความให้อ่านออกเสียง วิธีนี้ไม่มีโอกาสที่เขาจะพลาดข้อความสำคัญ
ปลาย
รู้ว่าเมื่อไหร่จะพูด หากข้อความเป็นเรื่องฉุกเฉินอย่างแท้จริงโดยเฉพาะกับครอบครัวของเจ้านายให้ขัดจังหวะเธอและบอกเธอเกี่ยวกับผู้โทรทันที บางสิ่งในชีวิตมีความสำคัญมากกว่าการประชุมทางธุรกิจ
