10 กฎใหม่เก่าสำหรับอีเมลธุรกิจ

“ อีเมล์เป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่โดดเด่นและควรได้รับการปฏิบัติเช่นนี้ นโยบายที่สม่ำเสมอบางชุดช่วยให้ทุกคนสามารถติดตามได้”

ฉันบอกว่าถึงแม้จะมี "e" อยู่ข้างหน้ามันก็ยังคงเป็นจดหมาย เป็นการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ มันไม่ใช่แค่การขาย และการที่เราหมกมุ่นอยู่กับการสื่อสารด้วยข้อความที่รวดเร็วและสะเพร่าไม่ได้หมายความว่าเราไม่ควรสนใจอีเมลของเราเอง และถ้าคุณกำลังจะทำ - และเผชิญหน้ากับมันคุณ - ทำถูกต้อง ฉันคิดว่ารายการของฉันที่นี่ไม่มีอะไรที่เราทุกคนไม่รู้มาก่อน แต่เราอาจต้องการการเตือน ฉันหวังว่านี่จะช่วยได้:

1. ทำให้มันสั้น. พวกเราทุกคนยุ่ง พวกเราส่วนใหญ่กำลังอ่านอีเมลหาประเด็นสำคัญและพยายามเข้าและออกอย่างรวดเร็ว ฉันไม่เคยเขียนอะไรที่ไม่มีประโยชน์มากขึ้นเมื่อลดความยาวลงครึ่งหนึ่ง

2. ทำให้หัวเรื่องสรุป. อันนี้ดูเหมือนชัดเจน แต่สแกนอีเมลของคุณเองแล้วคุณจะพบว่าหัวเรื่องส่วนใหญ่เป็นเรื่องที่ดีที่สุด เรามีเธรดที่เติบโตเหมือนก้อนหิมะติดกับหัวเรื่องของข้อความแรกซึ่งเป็นหัวข้อที่เปลี่ยนไปนานนับตั้งแต่ เรามีวิชาที่มาเช่นพาดหัวพยายามหลอกให้เราอ่านเพิ่มเติม ไม่ฟังเหมือนนักส่งสแปม อธิบายข้อความของคุณในหัวเรื่องของคุณ

3. เริ่มต้นและสิ้นสุดด้วย“ คุณ” นี่คือหนึ่งในพื้นฐานของการเขียนจดหมายธุรกิจ: ตอบสนองความสนใจของผู้อ่านของคุณ เริ่มย่อหน้าแรกของคุณด้วยคำว่า "คุณ" และรวมบางสิ่งเช่น "คุณถามฉัน … " หรือ "คุณต้องการ … " หรือ "คุณพูดถึง" หรือ "คุณต้องการ" หรือ "คุณต้องการ" เริ่มย่อหน้าสุดท้ายด้วย "คุณ" อีกครั้ง ผู้อ่านจะออกไปทำอะไรก็ได้ที่คุณขอ

4. เพียงหนึ่งหัวข้อต่อข้อความ. คุณจะพบผลลัพธ์ที่แท้จริงของอีเมลเพิ่มขึ้นเมื่อคุณแยกอีเมลเป็นข้อความเดียวสำหรับแต่ละหัวข้อ ข้อความเพิ่มเติมที่คุณต้องการรวมมีแนวโน้มที่จะหลงทางมากขึ้น ทำลายข้อความ

5. ใช้โทนเสียงที่เหมาะสม. ระมัดระวังและถูกต้องด้วยน้ำเสียง การเยาะเย้ยถากถางล้อเลียนและเสียดสียากที่จะใส่ลงไปในข้อความขาวดำ เสียงเรียกเข้านั้นเข้าใจผิดได้ง่ายมาก อย่าเขียนอีเมลที่อาจตีความผิดและส่งต่อไปยังคนที่ไม่ได้อยู่ในบริบท อย่าเขียนอีเมลที่น่าขายหน้าหากอ้างถึง

6. อย่าส่งสำเนาเพิ่มเติม มันเป็นข้อความไม่ใช่ที่เก็บถาวรหรือหลุมฝังศพ เราทุกคนเกลียดการเพิ่มสำเนาสำรองของคุณที่ด้านหลังของคุณไปทางอีเมลไปยังใครก็ตามที่อาจสักวันหนึ่งกล่าวหาว่าคุณไม่ได้ส่งอะไรบางอย่างหรือจัดการอะไรบางอย่างหรือติดตาม ส่งอีเมลของคุณไปยังคนที่ตั้งใจไว้และไม่มีใครอื่น

7. เคารพการสะกดและไวยากรณ์. ใช้เครื่องตรวจการสะกดอย่างน้อย แต่จำได้ว่าเมื่อคุณตรวจการสะกดคำแล้วจะไม่พบข้อผิดพลาดที่ไม่ดีอย่างเห็นได้ชัด การใช้คำว่าพหูพจน์และพหูพจน์ที่ใช้คำว่าพหุนามและพหูพจน์เหมือนกับคำที่มีพหูพจน์ทุกคำที่ต้องการอะพอสโทรฟี ลองใช้การค้นหาของ google นี้หรือการสะกดผิด ๆ 10 รายการที่ oatmeal.com ข้อผิดพลาดเหล่านี้มีผลต่อการสื่อสารของคุณสิ่งที่ผักขมขนาดใหญ่ติดอยู่ในฟันของคุณทำเพื่อรอยยิ้มของคุณ

8. โปรดจำไว้ว่ามันไม่ใช่แบบส่วนตัว. อีเมล บริษัท ของคุณเป็นของ บริษัท และอีเมลส่วนตัวของคุณสามารถถูกเรียกขึ้นศาลได้ ผู้ที่ต้องการทราบว่าสามารถสอดแนมในอีเมลได้อย่างไร อย่าเขียนข้อความใด ๆ ที่น่าอับอายต่อคุณหรือผู้รับของคุณไม่เหมาะสมใส่ร้ายผิดกฎหมายหรือโง่เขลา

9. อีเมลไม่มีการโต้แย้ง. คำโกรธไม่สามารถย่อยสลายได้ อย่าเถียงในอีเมล เดินลงไปที่ห้องโถงหรือโทรศัพท์ ฉันได้เรียนรู้วิธีนี้ด้วยตัวเองอย่างหนักการคิดว่าการใช้ภาษาอังกฤษของฉันอย่างยอดเยี่ยมอาจทำให้ประเด็นดีขึ้นกว่าที่ฉันจะทำได้ด้วยการพูดคุยสมัยเก่า มันไม่เคยทำ อีเมลแทบจะไม่ชนะคะแนนหรือหยุดการโต้แย้ง มันเกือบจะทำให้ทุกอย่างแย่ลงไม่ดีขึ้น

10. คิดหัวข้อเหล่านั้น. ซอฟต์แวร์อีเมลของเราส่วนใหญ่สร้างอีเมลที่มีความยาวเช่นเด็ก ๆ สร้างลูกบอลหิมะกลิ้งลงเนิน แต่ละอีเมลใหม่จะถูกรวบรวมไว้ด้านล่างในชุดข้อความ มีใครบางคนในนั้นที่ไม่เคยรู้มาก่อนว่าในความหวาดกลัวอย่างช้า ๆ สายเกินไปว่าคุณส่งอีเมลแบบยาวที่ไม่ได้ตั้งใจซึ่งมีข้อมูลมากเกินไปหรือมีความคิดเห็นที่น่าอายเกี่ยวกับใครบางคนไปพร้อมกัน คุณไม่เกลียดเมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ และนอกเหนือจากปัญหาดังกล่าวมีเพียงข้อมูลจำนวนมากที่ไร้ประโยชน์เนื่องจากอีเมลใหม่ทุกรายการในชุดข้อความประกอบด้วยอีเมลก่อนหน้าทั้งหมด ลองคิดถึงตะกอนที่เราส่งผ่านท่อไป ทุกคนจำเป็นต้องได้รับการเตือนในอีเมลทุกฉบับเกี่ยวกับทุกสิ่งที่กล่าวไว้ในอีเมลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดหรือไม่