คำอธิบายงานของผู้ช่วยฝ่ายบริหารควรปรับให้เหมาะกับความต้องการของบุคคลและองค์กรที่พวกเขาจะให้ความช่วยเหลือ พวกเขาควรใช้ความคิดและการวางแผนอย่างรอบคอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากถือว่าเป็นสัญญาทางกฎหมาย คำอธิบายที่ดีจะให้รายละเอียดสิ่งที่ต้องทำและมาตรฐานสำหรับผู้ช่วยฝ่ายบริหารในการทำงาน
สรุปหมวดหมู่พื้นฐานสำหรับงาน สิ่งเหล่านี้ควรรวมถึงชื่อ (เช่นผู้ช่วยผู้บริหารฝ่ายประธาน) ฝ่ายหัวหน้างานโดยตรงพื้นที่ทั่วไปของการกำกับดูแลงานเงื่อนไขการจ้างงานและคุณสมบัติ
$config[code] not foundทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นพนักงานให้ความช่วยเหลือ สิ่งนี้จะป้องกันความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นกับสำนักงานในอนาคต หากผู้ช่วยนี้ทำหน้าที่รวมตำแหน่งให้ชัดเจน เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรหากผู้ช่วยนี้ทำงานเต็มที่ตามดุลยพินิจของผู้บริหารคนหนึ่ง ระบุห่วงโซ่การบังคับบัญชาและโครงสร้างการรายงานที่เหมาะสม
กำหนดภารกิจหลัก ระวังวลีที่ขี้เกียจจับใจสำหรับคำอธิบายงานเช่น "งานที่จำเป็นทั้งหมด" เฉพาะเจาะจง. ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะกำหนดการเดินทางจองที่พักเขียนตามคำบอกจดนาทีสำหรับการประชุมจัดการตารางปฏิทินจัดระบบไฟล์หรือดูแลผู้ช่วยคนอื่น ๆ รวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในรายการหัวข้อย่อยด้วยหัวข้อย่อยแต่ละหัวข้อที่ขึ้นต้นด้วยกริยาการกระทำ (รักษาเรียงลำดับดูแลควบคุมสร้างกำหนดเตือนความจำ ฯลฯ)
กำหนดคุณสมบัติที่จำเป็นเพื่อประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยม สิ่งเหล่านี้ควรมีความเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่นขอความเชี่ยวชาญใน Word, Excel และ Photoshop มากกว่าความรู้คอมพิวเตอร์
สร้างระดับการศึกษาและประสบการณ์ที่เหมาะสม สิ่งนี้ควรขึ้นอยู่กับหน้าที่เฉพาะที่จำเป็น สำหรับตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหารบางตำแหน่งไม่จำเป็นต้องมีประกาศนียบัตรระดับมัธยมปลาย แต่อย่างใด อย่างไรก็ตามระดับวิทยาลัยในการบริหารธุรกิจหรือการฝึกอบรมเลขานุการอย่างเป็นทางการอื่น ๆ อาจต้องการ สำหรับผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องมีประสบการณ์มาก่อน
ปลาย
ระมัดระวังในการกลั่นกรองรายละเอียดงานสำหรับข้อความใด ๆ ที่อาจดูเป็นอคติหรือผิดกฎหมาย
