อีเมลอาจมีความสำคัญ แต่หากคุณไม่สื่อสารอย่างถูกต้องคุณอาจทำธุรกิจของคุณได้
มีกฎและแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับมารยาทในการใช้อีเมลธุรกิจที่คุณสามารถปฏิบัติได้เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารทางอีเมลของคุณมีความมั่นคง นี่คือ 50 เคล็ดลับ
เคล็ดลับมารยาทอีเมลธุรกิจ
มีที่อยู่อีเมลมืออาชีพ
ก่อนที่คุณจะเริ่มส่งอีเมลคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลจริงของคุณเหมาะสม ตามหลักการแล้วคุณจะมีที่อยู่อีเมลอย่างเป็นทางการซึ่งลงท้ายด้วย URL ของ บริษัท ของคุณ แต่ถ้าคุณใช้บัญชี Gmail ส่วนตัวหรือสิ่งที่คล้ายกันเพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ชื่อหรือชื่อย่อง่าย ๆ แทนที่จะพยายามทำให้น่ารักหรือตลก
$config[code] not foundรวมบรรทัดเรื่องโดยตรง
ในอีเมลแต่ละฉบับคุณควรมีหัวเรื่องที่แสดงถึงเนื้อหาของอีเมลอย่างถูกต้อง การสรุปคำเพียงไม่กี่คำจะช่วยให้ผู้รับทราบถึงสิ่งที่คาดหวังก่อนที่พวกเขาจะอ่านข้อความของคุณ
ใช้ 'ตอบกลับทั้งหมด' เมื่อจำเป็นเท่านั้น
เมื่อคุณได้รับอีเมลที่มีทุกคนในองค์กรของคุณหรือแม้แต่บางคนคุณอาจถูกล่อลวงให้ใส่ทุกคนในการตอบกลับของคุณ แต่อาจนำไปสู่การเสียเวลามากสำหรับผู้คนหากข้อความไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ดังนั้นโปรดใช้ความระมัดระวังและตอบกลับเมื่อจำเป็นเท่านั้น
พิสูจน์อักษร
คุณไม่ต้องการที่จะใช้เวลาในการสร้างข้อความอีเมลที่ยอดเยี่ยมเพียงเพื่อจะเกลื่อนไปด้วยความผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ ดังนั้นใช้เวลาสักครู่เพื่อพิสูจน์อักษรและตรวจสอบการสะกดก่อนที่จะส่งเพื่อให้คุณสามารถตรวจจับข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
อ่านซ้ำสำหรับ Tone
แต่คุณควรอ่านข้อความด้วยความคิดว่าผู้รับของคุณจะอ่านมันอย่างไร บางครั้งเสียงอาจหายไปในอีเมล ดังนั้นให้แน่ใจว่ามันอ่านว่าคุณตั้งใจ
รักษามารยาทด้วย
และแน่นอนคุณควรรวมกลุ่มคนที่ชอบและขอบคุณในแต่ละข้อความ
ทำให้เป็นทางการมากขึ้นสำหรับลูกค้า / ผู้บังคับบัญชา
มีหลายระดับที่แตกต่างกันของพิธีการเมื่อมันมาถึงอีเมล ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณพิจารณาความสัมพันธ์ของคุณกับแต่ละคนก่อนที่จะรู้สึกสบายเกินไป “ เฮ้พวก” อาจเป็นการทักทายที่เหมาะสมสำหรับเพื่อนของคุณ แต่เมื่อต้องติดต่อกับลูกค้าคุณอาจต้องการทำให้มันเป็นมืออาชีพมากขึ้น
ใช้แบบฟอร์มสำหรับผู้ติดต่อใหม่
ในทำนองเดียวกันคุณควรเก็บสิ่งที่เป็นทางการไว้กับคนที่คุณส่งอีเมลเป็นครั้งแรกจนกว่าคุณจะรู้จักพวกเขาดีพอที่จะเปลี่ยนแปลงได้
ใช้คำทักทายที่ยอมรับได้
โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณจะต้องพิจารณาคำทักทายที่คุณใช้สำหรับแต่ละคน โดยทั่วไปคุณควรรักษา“ เฮ้…” กับคนที่คุณรู้จักดีพอสมควร “ สวัสดี” และชื่อเต็มเหมาะสำหรับลูกค้าหรือผู้ติดต่อครั้งแรก
ติดกับจุด
ในเนื้อความที่แท้จริงของอีเมลของคุณคุณจะต้องการให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อย่าทำให้ผู้รับอ่านนวนิยายเพื่อหาว่าประเด็นหลักของคุณคืออะไร
$config[code] not foundทำลายข้อความยาว ๆ
หากคุณมีหลายจุดที่จะทำแบ่งข้อความด้วยย่อหน้าที่แตกต่างกันหรือตัวเลขแม้กระทั่งเพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน
ชัดเจนกับคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณ
คุณควรพิจารณาสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้รับทำกับข้อความของคุณ หากคุณกำลังมองหาพวกเขาที่จะตอบกลับด้วยข้อมูลบางส่วนบอกพวกเขาว่าท้ายอีเมลของคุณ
ใช้การดูแลด้วยตัวย่อและศัพท์แสง
หากคุณมีคำย่อหรือศัพท์แสงเฉพาะอุตสาหกรรมในอีเมลของคุณให้พิจารณาความรู้ของผู้รับ หากคุณกำลังติดต่อกับลูกค้าในอุตสาหกรรมต่าง ๆ เช่นคุณอาจต้องการรวมข้อมูลเพิ่มเติมเล็กน้อยกว่าที่คุณทำกับเพื่อนร่วมงานของคุณ
พิจารณาปิดของคุณ
จากนั้นในตอนท้ายของแต่ละอีเมลคุณจะต้องเลือกคำแถลงการณ์ปิดบัญชีที่เหมาะสม ใช้บางอย่างเช่น "ขอบคุณ" หรือ "ดีที่สุด" สำหรับอีเมลธุรกิจ
รวมถึงบล็อกลายเซ็น
คุณยังสามารถรวมบล็อกลายเซ็นที่มีข้อมูลเพิ่มเติมที่ด้านล่างของอีเมลของคุณ รวมชื่อของคุณและข้อมูลการติดต่อบางอย่าง
จดบันทึกสิ่งที่แนบมาใด ๆ
หากคุณกำลังแนบเอกสารใด ๆ กับอีเมลให้ผู้รับทราบว่ามันคืออะไรเพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องเปิดมันเพื่อค้นหา
อย่าลืมแนบไฟล์
นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องธรรมดาที่คนทั่วไปจะพูดว่าพวกเขากำลังแนบบางอย่างแล้วลืมทำสิ่งนั้นจริง ดังนั้นตรวจสอบอีกครั้งก่อนส่ง
ตรวจสอบขนาดไฟล์
แต่ใช้ความระมัดระวังเมื่อแนบไฟล์ขนาดใหญ่ ทำเมื่อจำเป็นจริงๆเท่านั้น หรือคุณอาจลองปรับขนาดรูปภาพใหม่หรือแยกไฟล์เป็นชิ้นเล็ก ๆ เพื่อให้จัดการได้ง่ายขึ้น
ไฟล์ซิปขนาดใหญ่
เมื่อคุณต้องแนบไฟล์ขนาดใหญ่ใส่ลงในไฟล์. zip เพื่อให้ผู้รับของคุณง่ายขึ้น
ถามเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาก่อน
นอกจากนี้ยังเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะขอให้ผู้รับของคุณรับทราบว่าการส่งไฟล์ขนาดใหญ่มาก่อน แล้วหาเวลาที่ดีที่สุดที่คุณจะส่งไฟล์ดังกล่าว
สอบถามเกี่ยวกับประเภทไฟล์
นอกจากนี้ตรวจสอบและดูว่าโปรแกรมใดที่ผู้รับของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะสามารถเปิดไฟล์แนบที่คุณส่ง
ส่ง PDF เมื่อเป็นไปได้
แต่ไฟล์ PDF นั้นสามารถดูได้ง่ายบนอุปกรณ์ทุกประเภท ดังนั้นหากเป็นไปได้ให้ส่ง PDF แทนไฟล์ที่ต้องใช้โปรแกรมเฉพาะ
ไม่เปิดไฟล์แนบจากคนที่คุณไม่รู้จัก
อีกด้านหนึ่งของสมการนั้นเมื่อคุณได้รับสิ่งที่แนบมาในอีเมลที่คุณไม่ได้คาดหวังไว้ให้ระมัดระวังในการเปิด หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับสิ่งที่ถามผู้ส่งเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาก่อนที่จะเปิดมันจริง
อย่าเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ
เนื่องจากอีเมลนั้นง่ายต่อการส่งต่อและแบ่งปันหรือส่งไปยังคนผิดโดยไม่ได้ตั้งใจจึงไม่ใช่รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
ใช้ความระมัดระวังด้วยอารมณ์ขัน
คุณอาจถูกล่อลวงให้เพิ่มความสนุกสนานหรืออารมณ์ขันเล็กน้อยในอีเมลของคุณ แต่เนื่องจากการถอดรหัสเสียงในอีเมลทำได้ยากเพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นเรื่องที่ชัดเจนมากหรือเก็บเรื่องตลกให้กับคนที่คุณคุ้นเคยด้วย
อยู่ห่างจาก Silly Fonts
อีเมลยังไม่เหมาะสำหรับคุณที่จะสร้างสรรค์ด้วยองค์ประกอบการออกแบบ ติดกับแบบอักษรที่คลาสสิกและอ่านง่าย
ติดกับขาวดำ
อยู่ห่างจากสีตัวอักษรและลวดลายพื้นหลังที่ไม่ซ้ำกัน คลาสสิกขาวดำเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการอ่าน
จำกัด การใช้คะแนนเสียงอุทาน
เครื่องหมายอัศเจรีย์สามารถช่วยให้คุณถ่ายทอดความตื่นเต้นหรือความสำคัญ แต่อย่าใช้มากเกินไปหรือข้อความของคุณจะไม่เป็นมืออาชีพ
ใช้ความระมัดระวังกับ All Caps
ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดยังสามารถเพิ่มความสำคัญบางอย่าง แต่มันก็สามารถกรีดร้องได้เช่นกัน ดังนั้นหากจำเป็นจริงๆให้ลองใช้ตัวเอียงหรืออะไรก็ได้แทน
ใช้อีโมติคอนกับบางคนเท่านั้น
เมื่อพูดถึงรอยยิ้มและอีโมติคอนให้พูดคุยกับเพื่อนและปิดเพื่อนร่วมงานที่คุณรู้ว่าจะไม่ตีความผิดหรือมองว่าพวกเขาเป็นมืออาชีพ
พิจารณาวัฒนธรรมและภาษาต่าง ๆ
บางครั้งคุณอาจติดต่อกับผู้คนจากวัฒนธรรมหรือภูมิหลังที่แตกต่างกัน ดังนั้นอย่าลืมพิจารณาว่าเมื่อทำการประดิษฐ์คำตอบของคุณเพื่อที่คุณจะได้ไม่ทำให้ใครขุ่นเคืองหรือสับสน
ย้อนกลับไปก่อนส่งข้อความทางอารมณ์
หากคุณเคยพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องส่งอีเมลที่โมโหหรืออารมณ์เสียให้สร้างข้อความของคุณจากนั้นออกไปสักพักหนึ่งเพื่อล้างหัว จากนั้นกลับมาอ่านข้อความอีกครั้งในภายหลังเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นสิ่งที่คุณต้องการจะพูด
ตอบกลับข้อความอุบัติเหตุ
ในสถานการณ์ที่คุณได้รับอีเมลที่ไม่ได้มีไว้สำหรับคุณให้ตอบผู้ส่งเพื่อให้พวกเขาทราบได้อย่างรวดเร็ว
ยืนยันการรับข้อความที่คุณไม่สามารถทำได้ทันที
และหากคุณได้รับอีเมลที่มีความหมายสำหรับคุณ แต่ไม่ใช่สิ่งที่คุณสามารถตอบสนองได้อย่างเต็มที่เพียงแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าคุณได้รับและเมื่อคุณสามารถรับได้
เริ่มต้นเครือข่ายอีเมลใหม่สำหรับหัวเรื่องใหม่
เมื่อส่งอีเมลถึงใครบางคนที่คุณติดต่อด้วยบ่อยครั้งอาจเป็นการดึงดูดให้มีการติดต่อกันเพียงครั้งเดียว แต่สิ่งนี้อาจทำให้คุณจัดระเบียบบทสนทนาได้ยาก ดังนั้นเริ่มห่วงโซ่ใหม่สำหรับแต่ละเรื่องใหม่
ส่งต่อข้อความเมื่อจำเป็นเท่านั้น
การส่งต่ออาจเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์สำหรับผู้ใช้อีเมล แต่มันยังสามารถใช้งานได้มากเกินไป ดังนั้นก่อนที่คุณจะส่งต่อข้อความใด ๆ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาจำเป็นจริง ๆ ดังนั้นคุณจะไม่โจมตีผู้อื่นด้วยอีเมล
เพิ่มข้อความส่วนตัวเมื่อส่งต่อ
เมื่อคุณพบว่าจำเป็นต้องส่งต่ออีเมลให้เพิ่มข้อความส่วนตัวที่ด้านบนเพื่ออธิบายแทนที่จะเพียงแค่กดปุ่มไปข้างหน้าและทำให้ผู้รับอ่านผ่านอีเมลทั้งหมดโดยไม่มีบริบท
ตรวจสอบเนื้อหาก่อนส่งต่อ
และหากคุณต้องการส่งต่อข่าวหรือข้อมูลประเภทใดก็ตามที่คุณไม่สามารถรับรองได้ให้ทำวิจัยอย่างรวดเร็วเพื่อตรวจสอบความถูกต้องเพื่อให้คุณไม่ต้องเสียเวลากับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
อย่าเพิ่มคนในรายชื่ออีเมลที่พวกเขาไม่ได้สมัคร
หากคุณมีกลุ่มอีเมลหรือรายชื่อกลุ่มที่คุณส่งอีเมลเป็นประจำให้เพิ่มบุคคลในรายการนั้นหากพวกเขาได้รับอนุญาตจากคุณ
ขอให้ถูกดึงออกอย่างสุภาพรายการที่คุณไม่ได้สมัคร
และหากคุณเพิ่มลงในรายการที่คุณไม่ได้ลงทะเบียนไว้อย่ากลัวที่จะติดต่อผู้ส่งและขอให้ลบอย่างสุภาพ
ให้เวลาแก่ผู้คนพอที่จะตอบก่อนส่งการแจ้งเตือน
หากคุณส่งอีเมลและยังไม่ได้รับคำตอบคุณอาจต้องการส่งการเตือนความจำอย่างรวดเร็ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้เวลาหนึ่งหรือสองวันในการตอบกลับทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าบุคคลนั้นใช้เวลาทำนานแค่ไหน
ตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมของคุณ
นอกจากนี้ควรตรวจสอบโฟลเดอร์ขยะหรือสแปมก่อนส่งอีเมลเตือนความจำถึงผู้อื่นในกรณีที่พวกเขาส่งไปแล้ว
ใช้ข้อความเยือนเมื่ออยู่ในช่วงพักร้อน
เมื่อคุณไปพักผ่อนหรือออกจากออฟฟิศเป็นเวลานานกว่าหนึ่งหรือสองวันให้ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือเก็บข้อความเพื่อให้ผู้คนได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วเมื่อพวกเขาส่งอีเมลถึงคุณ
บอกให้คนอื่นรู้เมื่อคุณจะตอบ
ในข้อความนั้นให้ระบุวันที่ที่คุณจะกลับมาที่สำนักงานและเมื่อคุณคาดว่าจะสามารถส่งคืนอีเมลได้เพื่อที่พวกเขาจะได้ทราบว่าจะต้องตอบกลับเมื่อใด
ให้พวกเขาติดต่ออีกครั้งสำหรับเรื่องเร่งด่วน
และในกรณีที่มีข้อสงสัยอย่างเร่งด่วนให้รวมที่อยู่ติดต่ออื่นภายในธุรกิจของคุณที่พวกเขาสามารถติดต่อได้
เพิ่มที่อยู่อีเมลล่าสุด
หากคุณกำลังร่างอีเมลใหม่ให้เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องและเนื้อหาก่อนเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้รับ สิ่งนี้จะป้องกันคุณจากการส่งโดยเร็วเกินไป
ตรวจสอบผู้รับอีกครั้ง
คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณส่งไปยังคนที่ใช่ ดังนั้นให้ตรวจสอบอีกครั้งก่อนส่ง
ตรวจสอบการสะกดชื่อสามครั้ง
และกลับไปและตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณสะกดชื่อบุคคลอย่างถูกต้องในอีเมลของคุณ คุณไม่ควรระวังในกรณีนี้
ตรวจสอบว่าชื่อของคุณแสดงอย่างถูกต้อง
คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของคุณแสดงอย่างถูกต้องในฟิลด์ลายเซ็นของคุณและผู้ส่ง
ลบอย่างรวดเร็วหากจำเป็น
ไคลเอนต์อีเมลบางรายเช่น Gmail มีคุณสมบัติที่จะช่วยให้คุณสามารถลบอีเมลที่ส่งหากคุณทำได้ทันที ดังนั้นหากคุณลืมตรวจสอบอีกครั้งให้ลบอีเมลอย่างรวดเร็วก่อนที่จะถึงผู้รับจริงๆ
ส่งภาพถ่ายทางอีเมลผ่าน Shutterstock
เพิ่มเติมใน: บทความยอดนิยม 9 ความคิดเห็น▼
