เป็นเวลาหลายปีที่ Excel สเปรดชีตเป็นส่วนสำคัญในวงการมืออาชีพและส่วนตัวสำหรับการจัดระเบียบการคำนวณและการนำเสนอข้อมูล
พวกเขาเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ในระดับสากลสำหรับการใช้งานที่หลากหลายเช่นการดูแลแท็บการเงินของ บริษัท และการจัดการสินค้าคงคลัง
ไม่มีการพัฒนาทางเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวที่สามารถแทนที่สเปรดชีตเป็นพื้นฐานสำนักงาน (นอกเหนือจากการอัปเดตอย่างต่อเนื่องจาก Microsoft Office และคู่แข่งที่คล้ายกันเช่น Google Docs) ดังนั้นสเปรดชีตจึงยังคงหมุนเวียนอยู่
$config[code] not foundสำหรับการใช้งานหลาย ๆ ครั้งสเปรดชีตยังคงมีค่า แต่มีจำนวนของความไร้ประสิทธิภาพที่ป้องกันพวกเขาจากการเป็นโรงไฟฟ้
เหตุผลที่คุณควรหยุดใช้สเปรดชีต
หากคุณเป็นแฟนสเปรดชีตที่แข็งกร้าวคุณอาจส่ายหัวโดยคำนึงถึงการละทิ้งพวกเขา อย่างไรก็ตามมีสาเหตุบางประการที่ทำให้คุณควรลดการพึ่งพาสเปรดชีตโดยรวม:
1. สเปรดชีตเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด ตามรหัสระบบเกือบ 90 เปอร์เซ็นต์ของสเปรดชีตทั้งหมดมีข้อผิดพลาด นี่อาจเป็นสูตรที่ไม่เหมาะสมจำนวนที่รายงานผิดหรือการจัดรูปแบบที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งนำไปสู่การตีความที่ผิด แน่นอนว่านี่ไม่ใช่ความผิดของสเปรดชีตโดยเนื้อแท้ แต่เป็นความผิดของคนที่จัดการมัน อย่างไรก็ตามคุณสมบัติของสเปรดชีตจำนวนมากเช่นความเรียบง่ายความอ่อนนุ่มการขาดการตรวจสอบและถ่วงดุลและการขาดการสื่อสารทำให้ผู้คนสามารถทำผิดพลาดได้ง่ายขึ้น เนื่องจากสเปรดชีตมักใช้สำหรับข้อมูลที่มีค่าหรือละเอียดอ่อนแม้จะมีข้อผิดพลาดเพียงครั้งเดียวก็อาจมีค่าใช้จ่ายสูงดังนั้นจึงไม่คุ้มกับความเสี่ยง
2. ไม่มีกฎการจัดรูปแบบที่ชัดเจน Excel มีตัวเลือกมากมายให้คุณในการจัดรูปแบบเซลล์แถวคอลัมน์และแม้กระทั่งการนำเสนอตัวเลขและข้อมูลในแผ่นงาน บนพื้นผิวสิ่งนี้ดูเหมือนจะเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม - แต่ตัวเลือกจำนวนมากนั้นหมายความว่าไม่มีกฎที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่ "ถูก" หรือ "ผิด" สำหรับแอปพลิเคชันเฉพาะ มีเทมเพลตบางส่วนที่พร้อมใช้งานใน Excel แต่ไม่มีการจัดรูปแบบมาตรฐานที่พนักงานคู่ค้าและลูกค้าของคุณทุกคนสามารถติดตามได้ การจัดรูปแบบที่เหมาะสมกับคุณอาจไม่สมเหตุสมผลกับผู้อื่นซึ่งนำไปสู่ปัญหาความสับสนและความเข้ากันได้เมื่อคุณพยายามสื่อสารข้อมูลกับบุคคลอื่น
3. มันธรรมดาเกินไปที่จะเกี่ยวข้องกับงานส่วนใหญ่ พลังของสเปรดชีตคือความเก่งกาจ แต่ก็เป็นจุดอ่อนได้เช่นกัน สเปรดชีตเป็น“ แจ็คของการค้าทุกอย่างไม่มีหลัก” พวกเขาเหมาะสมที่จะแสดงในแอปพลิเคชันจำนวนมาก แต่พวกเขาไม่ได้เป็นทางออกที่ดีสำหรับฟังก์ชั่นหนึ่ง ๆ เนื่องจากความหลากหลายของเครื่องมือเทคโนโลยีที่ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับแต่ละฟังก์ชั่นสเปรดชีตจึงไม่เป็นรองในแทบทุกแอปพลิเคชันที่คุณนึกถึง มันเหมือนกับไปร้านอาหารพิเศษแทนที่จะเป็นร้านที่ให้บริการอาหารทุกมื้อ - ความเชี่ยวชาญที่ทำให้ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปเหนือชั้น
4. มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถใช้สเปรดชีตได้ในแต่ละครั้ง นี่คือสเปรดชีตที่บอบบาง แต่มีความอ่อนแออย่างมาก มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถทำงานกับสเปรดชีตในเวลาที่กำหนด แม้ในตัวเลือกสเปรดชีตที่ใช้คลาวด์โดยทั่วไปแล้วมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถทำการแก้ไขที่ใช้งานได้ในขณะที่คนอื่น ๆ สามารถทำงานกับสำเนาแบบดูได้อย่างเดียว สิ่งนี้ทำให้มันยากเกินกว่าที่ทีมของคุณจะยังคงใช้งานอยู่สื่อสารอย่างต่อเนื่องหรือทำงานร่วมกันในผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปชิ้นเดียว ในโลกสมัยใหม่ของเราที่มีคนทำงานระยะไกลและเทคโนโลยีที่ซับซ้อนมากขึ้นคุณต้องการโซลูชั่นเพิ่มเติมสำหรับการจัดการความร่วมมือที่ง่ายดาย
5. การอัปเดตตามเวลาจริงเป็นไปไม่ได้ ตามการวิจัยของ Forrester การสตรีมข้อมูลแบบเรียลไทม์และการอัพเดตเป็นเทคโนโลยีที่สำคัญที่สุดในธุรกิจค้าปลีก (เช่นเดียวกับอุตสาหกรรมอื่น ๆ) ด้วยปริมาณของข้อมูลที่มีอยู่และการเพิ่มความต้องการของผู้ใช้สิ่งต่าง ๆ เช่นการติดตามสินค้าคงคลังและข้อมูลลูกค้าจะกลายเป็นแบบสตรีมมิ่งแบบเรียลไทม์เพื่อการจัดหาข้อมูลที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น สเปรดชีตไม่เอื้อต่อการอัปเดตตามเวลาจริงพวกเขาไม่สามารถรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ สำหรับการอัปเดตอัตโนมัติและตามที่เราได้เห็นแล้วผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา การอัปเดตตามเวลาจริงมีค่ามากกว่า
จะใช้อะไรแทน
ดังนั้นมีเหตุผลที่ดีมากมายที่จะหยุดใช้สเปรดชีต แต่นั่นก็ไม่ได้ทำให้ความต้องการของคุณหายไป คุณยังต้องติดตามสินค้าคงคลัง คุณยังต้องรายงานทางการเงินและโอกาสที่คุณต้องการวิธีง่าย ๆ ในการเปลี่ยนวัสดุเก่าของคุณให้เป็นระบบใหม่ สิ่งที่อาจเกิดขึ้นกับสเปรดชีต?
คำตอบง่ายๆคือซอฟต์แวร์พิเศษ มีซอฟต์แวร์การติดตามและการจัดการหลายพันประเภทซึ่งบางประเภทครอบคลุมความต้องการทั่วไป (เช่นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นทีม) และบางประเภทนั้นแคบลงในช่องที่เน้น (เช่นซอฟต์แวร์บัญชี) ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือเลือกชุดบริการซอฟต์แวร์ตามสั่งที่ตอบสนองความต้องการเฉพาะของ บริษัท ของคุณได้ดีที่สุด ไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะกับทุกขนาด (ซึ่งเป็นสาเหตุที่สเปรดชีตล้าสมัย) ดังนั้นเลือกซื้อสินค้าและพิจารณาตัวเลือกของคุณอย่างรอบคอบ
ภาพสเปรดชีตผ่าน Shutterstock
4 ความคิดเห็น▼
