หากมีคำเพียงคำเดียวที่อธิบายว่าธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาคำนั้นอาจเป็น“ เทคโนโลยี”
ในระยะเวลาอันสั้นเทคโนโลยีได้ให้อำนาจแก่ บริษัท ขนาดเล็กในการ:
- ไปจากธุรกิจในท้องถิ่นเป็นหลักเพื่อเจาะตลาดโลก
- ทำงานกับพนักงานทางไกลและกระจายลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
- บรรลุปริมาณงานที่มากขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติ
- ให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้นผ่านเทคโนโลยี
- ระดับการเล่นเมื่อมันมาถึงการแข่งขันกับหน่วยงานขนาดใหญ่
- ปลดปล่อยเจ้าของและพนักงานจากโต๊ะทำงานของเราผสานการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้น
ธุรกิจของคุณแตกต่างจากธุรกิจขนาดเล็กในศตวรรษที่ 21 ของวันนี้อย่างไร ดูธุรกิจขนาดเล็กในปัจจุบันและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อดูว่าคุณเปรียบเทียบอย่างไร ธุรกิจขนาดเล็กในปัจจุบันทำตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อต่อไปนี้
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด 1: แชร์ไฟล์ในคลาวด์
ไม่มีไฟล์ที่สำคัญที่สุดของคุณอีกต่อไปไม่ว่าจะเป็นรูปถ่ายเอกสารหรือวิดีโอจะต้องเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์ในไซต์ หรือ (สยองขวัญ) ในตู้เก็บเอกสาร
ลองทำหนึ่งสถานการณ์ ลองนึกภาพการนำเสนอของลูกค้า ในอดีตคุณจะต้องดาวน์โหลดงานนำเสนอและนำติดตัวไปด้วย หากคุณลืมหรือจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายผู้ช่วยอาจต้องส่งอีเมลไฟล์ถึงคุณบนถนน ในอดีตฉันเสียเวลามากขึ้นเพียงแค่พยายามประสานงานนำเสนอขณะเดินทางมากกว่าที่ฉันจำได้
วันนี้มันง่ายกว่ามาก เป็นเรื่องของการดึงไฟล์จากคลาวด์ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่การประชุมหรือที่สำนักงานใหญ่ของลูกค้าในเมืองที่ห่างไกล
อย่างไรก็ตามการแชร์ไฟล์ในคลาวด์นั้นสะดวกกว่าการเดินทาง ธุรกิจขนาดเล็กในปัจจุบันดำเนินงานสำนักงานเสมือนโดยใช้เครื่องมือคลาวด์เพื่ออนุญาตการทำงานร่วมกันกับคู่ค้าและพนักงานทั่วประเทศและทั่วโลก
และคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ที่ก่อให้เกิดความเสียหายหากคุณเก็บไฟล์และข้อมูลทั้งหมดในระบบคลาวด์ เคยทำมาแล้วและการใช้เวลาหลายชั่วโมงเพื่อกู้ไฟล์ที่สูญหายนั้นไม่เคยสวยเลย
มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยเหลือในวันนี้ ตัวอย่างเช่น Microsoft OneDrive ช่วยให้คุณสามารถซิงค์และจัดเก็บไฟล์เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้จากเบราว์เซอร์หรืออุปกรณ์มือถือ ยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถตั้งค่าคอมพิวเตอร์เพื่อบันทึกทุกอย่างไปยัง OneDrive โดยค่าเริ่มต้นเพื่อให้คุณและพนักงานของคุณไม่ต้องโอนอะไรไปยังคลาวด์ด้วยตนเอง
นั่นหมายความว่าคุณสามารถแบ่งปันและทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ Office 365 ช่วยให้คุณสร้างเครือข่ายเสมือนจริงได้มากถึง 300 คนซึ่งสามารถแชร์ไฟล์ผ่าน Outlook, Word, Excel และ PowerPoint
หากธุรกิจของคุณต้องการเติบโตอย่างรวดเร็วคุณสามารถปรับขนาดได้อย่างไม่แพงผ่าน SharePoint บน Microsoft Azure
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด 2: ขยายอำนาจของการทำงานเป็นทีมผ่านการทำงานร่วมกัน
เทคโนโลยีทำให้คนงานสามารถทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ สำนักงานเสมือนจริงได้เกิดขึ้นแล้วโดยที่พนักงานไม่จำเป็นต้องอยู่ในเมืองเดียวกันอีกต่อไปหรือแม้แต่ในทวีปเดียวกัน
มีเครื่องมือทางเทคนิคมากมายที่ช่วยให้คุณคู่ค้าและพนักงานของคุณสามารถเป็นผู้เขียนร่วมใน Word, PowerPoint และ OneNote
Skype for Business อนุญาตให้คุณรับอินพุตและการประชุมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีการแชร์หน้าจอการพูดคุยหรือวิดีโอแชท ที่นี่ที่ Small Business Trends ทีมงานทั้งหมดของเราพึ่งพา Skype เพื่อทำงานร่วมกัน ตัวอย่างเช่นเราจัดการประชุมทีมผู้บริหารของเราผ่านทาง Skype ในขณะที่ดูรายงานการประชุมเกี่ยวกับเอกสารระบบคลาวด์ที่ใช้ร่วมกัน ยิ่งไปกว่านั้นเราใช้ Skype เพื่อติดต่อกับมือปืนรับจ้างและพันธมิตรเพราะมันแทบทุกคนที่เราพบมี Skype ID
มีเอกสารที่มีข้อมูลบางอย่างที่คุณต้องการแบ่งปันและข้อมูลบางอย่างที่คุณไม่ต้องการแบ่งปันหรือไม่ Microsoft GigJam นำเสนอวิธีการที่ก้าวหน้าในการแบ่งปันข้อมูลที่ถูกต้องกับคนที่ใช่ในเวลาจริง
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด 3: สร้างแกนความปลอดภัยให้กับการปฏิบัติงาน
ในยุคอินเทอร์เน็ตความปลอดภัยของข้อมูลมีความสำคัญเท่ากับความปลอดภัยทางกายภาพสำหรับสำนักงานของคุณ
มีเครื่องมือมากมายที่จะทำให้ข้อมูลธุรกิจของคุณปลอดภัยในโลกแห่งมัลแวร์ฟิชชิ่งแผนการเปลี่ยนเส้นทางไฟล์โฮสต์และอีกมากมาย สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ธุรกิจขนาดเล็กยุคใหม่มีคือการรวมระบบความปลอดภัยเข้ากับการดำเนินงานในแต่ละวันอย่างลึกซึ้งซึ่งคุณและคนงานของคุณจะไม่ถือว่าเป็นเหตุการณ์พิเศษ การรักษาความปลอดภัยของคอมพิวเตอร์นั้นมีอยู่ในทุกระดับตลอดเวลา
การป้องกันข้อมูลในตัวพร้อมการปกป้องข้อมูลองค์กรและการจัดการอุปกรณ์มือถือ Office 365 สำหรับอุปกรณ์ทั้งหมด - แม้สำหรับสถานการณ์ "นำอุปกรณ์ของคุณมาเอง"
คุณสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างปลอดภัยทุกที่ด้วยการรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัยสำหรับเมื่อคุณไม่ได้อยู่ในเครือข่ายองค์กร อัปเดตความปลอดภัยสำหรับ Office 365 มีให้ทุกเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
โอ้และอย่าลืมการป้องกันไวรัส Windows Defender ฟรีที่รวมอยู่ใน Windows 10 และการป้องกันการเข้าสู่ระบบการสแกนหน้าตาของ Windows Hello สำหรับผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด 4: ใช้ประโยชน์จากพลังของ AI
เทคโนโลยีได้เข้าร่วมโลกธุรกิจเป็นมากกว่าเครื่องมือ เทคโนโลยีทุกวันนี้ในรูปแบบของปัญญาประดิษฐ์ทำงานเหมือนคนงานมนุษย์
ความช่วยเหลือเสมือนสามารถเปิดใช้งานจากเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์มือถือและให้ข้อมูลที่สำคัญในเวลาที่ใช้ในการทำวิจัยด้วยตนเองหรือมอบหมายให้กับเจ้าหน้าที่
ตัวอย่างเช่น Cortana สามารถจัดการปฏิทินของคุณและให้การแจ้งเตือนการนัดหมายแพ็คเกจติดตามทีมความสนใจและเที่ยวบิน Cortana สามารถส่งอีเมลและข้อความสร้างและจัดการรายการและเปิดแอพใด ๆ ในระบบของคุณ
การทำซ้ำอีกครั้งของเทคโนโลยีอัจฉริยะนี้ - บอท - สามารถตอบคำถามง่าย ๆ ของลูกค้าและให้ข้อมูลที่สำคัญต่อการให้บริการลูกค้าที่ดีขึ้น
ผ่าน Microsoft Bot Framework คุณสามารถสร้างบอทของคุณเองเพื่อโต้ตอบกับผู้ใช้ระบบและลูกค้าผ่านการส่งข้อความ Skype เว็บไซต์ของคุณหรืออีเมล Office 365
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด 5: ทำงานระหว่างเดินทางหรือจากระยะไกล
การทำงานจากระยะไกลก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย
มีเวลาน้อยลงการเดินทางและความเครียดน้อยลง ยิ่งไปกว่านั้นพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านมักจะมีความสุขเชื่อมต่อกับงานของพวกเขาได้ดีขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อพวกเขาได้รับเลือก
เทคโนโลยีทำให้ง่ายต่อการเชื่อมต่อ
ตัวอย่างเช่น บริษัท ทั้งหมดของฉันทำงานได้จริง ทุกคนในแนวโน้มธุรกิจขนาดเล็กทำงานได้จากสำนักงานที่บ้านของเขาหรือเธอ หากไม่มีไฟล์ที่แชร์เครื่องมือการทำงานร่วมกันและอุปกรณ์มือถือที่หลากหลายเราจะไม่สามารถใช้งานได้
มีผลประโยชน์ทางธุรกิจอย่างหนักเช่นกัน ด้วยการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีในการดำเนินงาน บริษัท ของฉันสามารถเพิ่มผลกำไรสูงสุดและสนับสนุนการเติบโตของเราด้วยตนเองเพราะค่าใช้จ่ายต่ำ
ยิ่งไปกว่านั้นคนงานของเราสร้างงานให้สอดคล้องกับชีวิตของเรา - ไม่ใช่วิธีอื่น ๆ เราไม่ได้ผูกติดอยู่กับโต๊ะทำงานของเรา หากเราต้องการเข้าถึงไฟล์เราสามารถเรียกมันขึ้นมาบนอุปกรณ์มือถือของเราไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหน เรามีอิสระที่จะเดินทางหรือทำธุระเพื่อรักษาร่างกายและจิตใจไว้ด้วยกัน
หวังว่าฉันจะให้คุณได้ลิ้มรส SMB ที่ทันสมัยรวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดห้าข้อ สิ่งสำคัญที่ต้องตระหนักคือ Microsoft สามารถเป็นหุ้นส่วนของคุณในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณให้เป็น SMB ที่ทันสมัยและใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้อย่างเต็มที่ นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันยินดีเป็นเอกอัครราชทูต Microsoft Small Business เพราะฉันได้ใช้พลังของเทคโนโลยีเพื่อดำเนินธุรกิจของฉันในโลกปัจจุบันด้วยวิธีการที่ประหยัดและมีประสิทธิภาพ และ Microsoft ก็เป็นแกนหลักในการเปิดใช้งาน
ในช่วงเวลาของการเขียนนี้ Anita Campbell เข้าร่วมในโปรแกรม Microsoft Small Business Ambassador
ภาพถ่ายบุคคลธุรกิจสมัยใหม่ผ่านทาง Shutterstock
เพิ่มเติมใน: ผู้สนับสนุน 1
