การสร้างสถานที่ทำงานไร้กระดาษไม่เพียงช่วยธุรกิจประหยัดเงินและใช้จ่ายน้อยลง แต่ยังทำให้พวกเขาอยู่บนท้องถนนเพื่อเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้น หากคุณกำลังคิดที่จะแลกเปลี่ยนตู้เก็บเอกสารที่เต็มไปด้วยเอกสารจำนวนมากสำหรับระบบไร้กระดาษ แต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไรให้ดูที่ 10 ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเปลี่ยนเป็นไร้กระดาษ
จะไร้กระดาษในที่ทำงาน
แบ่งปันไฟล์ดิจิทัล
แทนที่จะอาศัยเครื่องพิมพ์เพื่อพิมพ์พยุหะของเอกสารแบ่งปันไฟล์กับเพื่อนร่วมงานด้วยวิธีการดิจิตอลเช่น Google เอกสาร นอกจากนี้เนื่องจากบริการฟรีผ่าน Gmail นี้บันทึกอย่างต่อเนื่องไฟล์งานจะไม่สูญหายเหมือนเครื่องถ่ายเอกสาร!
$config[code] not foundNick Candito ผู้ร่วมก่อตั้งและซีอีโอของ Progressly บอกแนวโน้มธุรกิจขนาดเล็กของวิธีการที่สำคัญบางอย่างที่จะช่วยให้ธุรกิจไร้กระดาษ เมื่อพูดถึง 'การปฏิบัติตาม' และวิธีการทำให้เป็นดิจิทัลปรับปรุงการปฏิบัติงาน Candito กล่าวว่า:
“ ไม่มีคำถามที่การแปลงเป็นดิจิทัลช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกัน เมื่อทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญและรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับคนที่เหมาะสมเมื่อต้องการคุณจะใส่ล้อของเครื่องมือสื่อสารภายใน บริษัท ของคุณ”
จัดเก็บไฟล์ในคลาวด์
ธุรกิจทุกขนาดพึ่งพาเอกสารซึ่งในไม่ช้าก็จะกลายเป็นข้อกำหนดในการจัดเก็บหนัก แทนที่จะเก็บเอกสารสำคัญในตู้เก็บเอกสารให้จัดเก็บไว้ในระบบ Cloud-Based เช่น Dropbox ระบบดิจิตอลไร้กระดาษเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ในสำนักงานอย่างไม่น่าเชื่อไม่ต้องพูดถึงจะช่วยให้เอกสารสำคัญปลอดภัย
สแกนและแฟกซ์ไม่มาก
การสแกนและแฟกซ์เอกสารจำเป็นต้องใช้กระดาษ ช่วยให้ธุรกิจของคุณไร้กระดาษโดยใช้แอพสแกนเนอร์ในโทรศัพท์ของคุณเพื่อสแกนเอกสาร จากนั้นเอกสารที่บันทึกสามารถแปลงเป็น PDF และแบ่งปันให้กับเพื่อนร่วมงานทางอีเมล
ส่งเสริมการสื่อสารแบบดิจิตอล
ส่งเสริมให้พนักงานของคุณใช้วัฒนธรรมการสื่อสารแบบดิจิตอลโดยที่วิธีการสื่อสารแบบเดิมที่ใช้กระดาษเช่นการส่งใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์จะถูกแทนที่ด้วยวิธีการทางดิจิทัลเช่นอีเมลและข้อความโต้ตอบแบบทันที
การใช้การสื่อสารแบบดิจิตอลแทนข้อความที่เป็นกระดาษจะช่วยประหยัดเวลาทางธุรกิจของคุณ บันทึก Candito การใช้ดิจิตอลแทนเวิร์กโฟลว์กระดาษช่วยให้การจัดการ“ ตรวจสอบธุรกิจและความร่วมมือที่สำคัญในเวลาจริงและมีมุมมองในการวิเคราะห์คอขวดเพื่อปรับปรุงพวกเขาและปรับปรุงผลลัพธ์”
แลกเปลี่ยนตั๋วเงินกระดาษและใบแจ้งยอดสำหรับคนดิจิทัล
ไม่ว่าจะเป็นค่าพลังงานใบแจ้งยอดธนาคารหรือใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมาธุรกิจทั้งหมดจะสร้างใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอด หากตั๋วของคุณยังคงถูกสร้างขึ้นในรูปแบบกระดาษเพียงขอให้พวกเขาจะถูกส่งแบบดิจิทัล โดยทั่วไปแล้วธนาคารและองค์กรอื่น ๆ ชอบที่จะส่งใบแจ้งยอดและจดหมายแบบดิจิทัลเนื่องจากประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และส่งจดหมาย
สร้างนามบัตรดิจิตอล
ในขณะที่นามบัตรจำเป็นต้องใช้กระดาษปริมาณมาก แทนที่จะพาดกระเป๋าเงินของคุณด้วยนามบัตรปึกให้แปลงนามบัตรของคุณเป็นดิจิทัล มีซอฟต์แวร์และแอพมากมายเช่น Pearl Scan และ CamCard ที่สแกนนามบัตรและแปลงเป็นเอกสารดิจิทัล
ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
แม้แต่ลายเซ็นของเราก็สามารถลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ แทนที่จะต้องพิมพ์เอกสารลงนามทางกายภาพด้วยปากกาและส่งไปยังผู้รับลายเซ็นสามารถลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานและค่าใช้จ่ายในการทำเอกสาร Abode Reader สามารถใช้ในการเซ็นเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์อะไรเลย
วิธีดิจิตอลดังกล่าวสามารถช่วยปรับปรุงความปลอดภัยของธุรกิจ Candito กล่าวว่า“ ด้วยกระบวนการที่เป็นดิจิทัลระบุการควบคุมและควบคุมการเข้าถึงเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงคนที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเอกสารและระบบได้”
ร่อนและเรียงลำดับเอกสารที่มีอยู่
ในการสร้างสำนักงานไร้กระดาษให้ประสบความสำเร็จคุณจะต้อง "ตัดตอน" เอกสารบางส่วนที่มีอยู่ซึ่งอาจจะนั่งอยู่ในสำนักงานในช่วง 20 หรือ 30 ปีที่ผ่านมา อุทิศเวลาตอนเช้าหรือนานกว่านั้นเพื่อลอดผ่านเอกสารเก่าและกำหนดสิ่งที่สามารถใส่ผ่านโรงเก็บของ การกำจัดเอกสารฟุ่มเฟือยจากสำนักงานจะสร้างพื้นที่มากขึ้นรวมถึงความพึงพอใจอย่างไม่น่าเชื่อ!
ทำให้การประชุมไร้กระดาษ
แทนที่จะแจกกระดาษแจกในการประชุมใช้ประโยชน์จากโปรเจ็คเตอร์และเทคโนโลยีที่สื่อถึงข้อมูลที่คุณต้องการแบ่งปันจากแหล่งภาพเดียว
อบรมพนักงานให้มีความเชี่ยวชาญด้านดิจิทัลมากขึ้น
ธุรกิจไร้กระดาษต้องการความรู้ด้านดิจิทัล จากงานต่าง ๆ เช่นการส่งเอกสารทางอีเมลไปจนถึงการใช้ระบบคลาวด์เพื่อจัดเก็บไฟล์หากพนักงานของคุณขาดความเฉียบแหลมทางดิจิตอลการลงทุนเวลาและเงินในการฝึกอบรมพวกเขามีแนวโน้มที่จะพิสูจน์ได้ว่าเป็นการลงทุนระยะยาวที่คุ้มค่า
Candito กล่าวว่าการไม่มีกระดาษช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและบรรทัดล่างสุดของ บริษัท โดยระบุ:
“ ในที่สุดสิ่งที่คุณกำลังถ่ายทำในขณะที่ไร้กระดาษนั้นคือประสบการณ์ของลูกค้าที่ได้รับการปรับปรุง
การขว้างภาพถ่ายกระดาษผ่าน Shutterstock
2 ความคิดเห็น▼
