การประชุมทางธุรกิจผ่านการประชุมทางเสียงและวิดีโอได้กลายเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ไปเป็นวันที่มีเพียงยักษ์ใหญ่ด้านไอทีเท่านั้นที่เคยซื้อซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันออนไลน์เพื่อจัดการประชุมทางธุรกิจผ่านอินเทอร์เน็ต
ทุกวันนี้ธุรกิจขนาดเล็กยังตระหนักถึงประโยชน์ของการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับการประชุมผ่านเว็บ
ผลที่ได้คือการตายช้าของการประชุมแบบตัวต่อตัวซึ่งเราได้เห็นหลักฐานประมาณสี่ปีที่ผ่านมา
$config[code] not found- Cisco Systems ยกเลิกการฝึกอบรมการขายในปี 2552
- Apple ถอนตัวออกจาก Macworld ในอนาคต
- บริษัท หลายแห่งได้ลดความแข็งแกร่งของทีมในแผนกกิจกรรมและการประชุมตามด้วยการประชุมเสมือนที่สูงขึ้น
ด้วยการใช้เครื่องมือการประชุมออนไลน์และซอฟต์แวร์คุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ 50-80 เปอร์เซ็นต์ซึ่งใช้ในห้องพักโรงแรมการเช่าการขนส่งการบรรจุภัณฑ์และการจัดแสดงด้านการตลาด การโฮสต์เหตุการณ์เสมือนอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายน้อยถึง $ 10 ต่อวันเมื่อเทียบกับการลงทุน $ 200 ถึง $ 1,000 สำหรับกิจกรรมทางกายภาพ
ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับเหมือนกันสำหรับน้อย
อย่างไรก็ตามเพียงแค่มีเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บก็ไม่รับประกันความสำเร็จในการจัดการประชุมออนไลน์
มีสองวิธีในการดู
- ก่อนอื่นเครื่องมือการประชุมออนไลน์ของคุณจะต้องได้รับพรด้วยคุณสมบัติที่น่าดึงดูดและจำเป็นสำหรับการประชุมทางเสียงและวิดีโอที่ราบรื่น
- ประการที่สองเนื้อหาของงานนำเสนอจะต้องมีส่วนร่วมมากพอที่จะดำเนินการต่อในเซสชันการโต้ตอบ
คุณต้องมีแพลตฟอร์มที่เหมาะสมในการเป็นเจ้าภาพการประชุมออนไลน์ที่มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่เป็นไปได้ทั้งหมดรวมทั้งใช้กลยุทธ์การนำเสนอเนื้อหาที่มีโครงสร้างอย่างดีเพื่อให้ผู้คนมีเวลานานขึ้น
การประชุมเสมือนจะไม่ประสบความสำเร็จเว้นแต่ว่าทั้งสองด้านนี้จะได้รับการดูแลอย่างดี นี่คือรายการเคล็ดลับการประชุมผ่านเว็บที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์
วิธีการจัดการข้อกำหนดทั้งสอง
การชนะธุรกิจในการประชุมออนไลน์นั้นเป็นเรื่องเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารที่ง่ายขึ้นและราบรื่นระหว่างลูกค้าและเพื่อนของคุณ
เพียงแค่ช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นในทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการเสนอพูดคุยวิจารณ์หรือบรรลุในความสะดวกสบายของสำนักงานของตนเองหรือแม้แต่ที่บ้าน และคุณอยู่ที่บ้าน
จากข้อเท็จจริงที่ว่าลักษณะของการมีส่วนร่วมและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างการประชุมออนไลน์ทั้งหมดขึ้นอยู่กับกลยุทธ์การนำเสนอความคาดหวังทางธุรกิจและการมุ่งเน้นเนื้อหาในหมู่บุคคลที่เข้าร่วมมันขึ้นอยู่กับพวกเขาว่าพวกเขาจะสามารถใช้เครื่องมือและทรัพยากร
ยิ่งเนื้อหาที่สรุปสรุปและขับเคลื่อนโดยการกระทำที่คุณนำเสนอในการประชุมสูงเท่าไหร่คุณก็ยิ่งสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของทุกคนได้ดังนั้นจึงต้องปิดข้อเสนอด่วน
ตอนนี้มาถึงความต้องการหลักนั่นคือการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม คุณไม่สามารถประนีประนอมกับคุณสมบัติพิเศษใด ๆ ที่ผู้ขายชั้นนำสามารถให้คุณได้ ในความเป็นจริงไม่มีปัญหาการขาดแคลนเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บที่ดีในตลาด
สิ่งที่สำคัญต่อไปในรายการตรวจสอบของคุณคือคุณให้คะแนนเครื่องมือการประชุมออนไลน์ดีกว่าแล้วเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ แม้ว่าพวกเราหลายคนจะตระหนักถึงความสำคัญของการประชุมผ่าน VoIP และโทรศัพท์ แต่ก็มีวิธีที่ดีกว่าในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานของพวกเขา
ในบทความนี้เราจะดูความเป็นไปได้ทั้ง 5 ข้อ
ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่ายขึ้นทำได้และน่าสนใจทุกที่ทุกเวลา
ซอฟต์แวร์การประชุมออนไลน์ของคุณควรมีทั้งหมด:
- ความเข้ากันได้อย่างสมบูรณ์กับเบราว์เซอร์ยอดนิยมทั้งหมดเช่น Chrome, Firefox และ Safari ที่ผู้เข้าร่วมใช้ดังนั้นจึงไม่มีใครรู้สึกโดดเดี่ยว
- สนับสนุนการโฮสต์งานนำเสนอแบบโต้ตอบการสาธิตผลิตภัณฑ์และบทวิจารณ์ผลิตภัณฑ์หรือแม้แต่การตรวจสอบสัญญาทางธุรกิจร่วมกัน … ทั้งหมดนี้เพื่อความสะดวกของลูกค้า
- ความสามารถในการบันทึกเก็บถาวรรวมทั้งนำผลการประชุมกลับมาใช้ใหม่ภายในทีมและองค์กรเพื่อวิเคราะห์ความต้องการและข้อเสนอแนะของลูกค้าได้ดีขึ้น
- วิธีที่ชาญฉลาดในการอัปโหลดสื่อของคุณเองหรือเพิ่มภาพไปยังไวท์บอร์ดของคุณจาก Flickr เพื่อให้คุณสามารถแบ่งปันเนื้อหามัลติมีเดียกับผู้เข้าร่วมได้อย่างรวดเร็วเป็นข้อมูลอ้างอิงแม้ว่าจะเปิดการประชุม
- รองรับการจัดการการโต้ตอบทุกรูปแบบ (ปัจจุบันแบ่งปันพูดคุยแก้ไขและระดมความคิด) แบบเรียลไทม์และเป็นธรรมชาติรวมถึงความยืดหยุ่นในการวิเคราะห์ไวท์บอร์ดในภายหลังเพื่อดูรายละเอียด
ทำให้ห้องประชุมดูยิ่งใหญ่และมีราคาแพง
ใช่รูปลักษณ์และความรู้สึกมีความสำคัญมาก
ยิ่งคุณสร้างห้องประชุมและห้องรอให้น่าสนใจและดึงดูดลูกค้ามากเท่าไหร่ความประทับใจที่มีต่อแบรนด์ก็ยิ่งดีเท่านั้น
การเพิ่มโลโก้ บริษัท โดยใช้สีของแบรนด์และแบนเนอร์ที่ดึงดูดใจสำหรับการประกาศสามารถทำให้ลูกค้าของคุณคิดว่าคุณได้ใช้การออกแบบที่กำหนดเองเพื่อให้การประชุมเป็นแบบพิเศษและจริงจัง
มันเป็นประสบการณ์ของแบรนด์ที่ลูกค้าของคุณจะได้รับในการประชุมครั้งต่อไป
ซึ่งอาจมีข้อเสนอแนะที่ดีอาจช่วยให้คุณปิดการจัดการที่สำคัญ
ด้วยชุดเทมเพลตแบรนด์คุณสามารถสร้างชุดรูปแบบการประชุมที่ไม่เหมือนใครสำหรับแต่ละแผนกหรือกลุ่มภายในและภายนอกองค์กรและยังคงรักษาเอกลักษณ์องค์กรของแบรนด์ของคุณ
เปิดใช้งานการแชร์เดสก์ท็อปและการควบคุมหน้าจอระยะไกล
หนึ่งในวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ชมคือการแบ่งปันการควบคุมระหว่างผู้เข้าร่วม
การควบคุมหน้าจอระยะไกลมอบอิสระให้กับเพื่อนร่วมงานลูกค้าแขกและผู้เยี่ยมชมว่าพวกเขาต้องการก้าวไปข้างหน้าด้วยสนามและการนำเสนอของตัวเองอย่างไร
ด้วยตัวเลือกการแชร์เดสก์ท็อปทีมสามารถทำงานร่วมกันในโปรแกรมถ่ายทอดสดเช่นวิดีโอสาธิตผลิตภัณฑ์การตรวจสอบเอกสารการนำเสนอ Power Point ขององค์กรแผนภูมิสเปรดชีตหรือโครงการต่อเนื่องใด ๆ พวกเขาได้รับการควบคุมที่ดีขึ้นในแต่ละช่วงของพวกเขาเช่นเดียวกับการอภิปรายเปิดให้สิ้นสุดสำหรับมุมมอง 360 องศา
สถานที่, เขตเวลา, จำนวนผู้เข้าร่วม…ไม่มีอุปสรรคใด ๆ ในการทำให้ผู้อื่นได้ยินและได้ยินข้อความของคุณ
เปิดใช้งานเซสชัน Power of Private และ Moderated
การประชุมออนไลน์ควรเป็นไปตามธรรมชาติมีการโต้ตอบและเป็นความลับตลอดเวลา
การสนทนาส่วนตัวระหว่างการประชุมผ่านเว็บจะช่วยชี้แจงคำถามมากมายที่จะไม่สามารถแก้ไขได้
$config[code] not foundในการประชุมกลุ่มเห็นได้ชัดว่าสมาชิกทุกคนไม่เข้าใจหัวข้อสนทนาแต่ละเรื่องในเวลาเดียวกัน หลายครั้งที่ผู้เข้าร่วมประชุมถูกทิ้งให้อยู่กับคำถามที่ไม่ต้องใส่ข้อมูลทำให้เกิดความสับสนและประเด็นสำคัญ
ความเข้าใจผิดและข้อความค้นหาสั้น ๆ อาจนำไปสู่ความขัดแย้งในเป้าหมายทางธุรกิจร่วมกัน ช่องว่างการสื่อสารดังกล่าวต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็วในระหว่างการประชุมเองหรืออื่น ๆ เป็นการยากที่จะได้รับฉันทามติ และนั่นคือเป้าหมายสูงสุดของการประชุมกลุ่มใด ๆ
ตัวเลือกการแชทส่วนตัวทำให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับการตอบรับแบบเรียลไทม์และตอบสนองต่อวาระการประชุมหรือรายการการดำเนินการจากผู้เข้าร่วมคนอื่นโดยไม่รบกวนผู้อื่นในห้องประชุม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจความเห็นและการกระทำของกันและกันเป็นการส่วนตัวและในทางที่ดีขึ้น สิ่งนี้นำการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ไปสู่ระดับที่สูงขึ้น
การแชทแบบหนึ่งต่อหนึ่งอย่างรวดเร็วทำให้การสนทนาเป็นความลับดังนั้นปัญหาจะได้รับการแก้ไขเร็วขึ้นและเงียบขึ้นโดยไม่รบกวนเซสชันทั่วไป
ใช้การแปลภาษาสำหรับการสนทนาทั่วโลก
โอกาสทางธุรกิจคู่ค้าและเพื่อนร่วมงานสามารถมาจากส่วนใดของโลก ดังนั้นการสื่อสารทางธุรกิจระดับโลกสามารถเป็นภาษาใดก็ได้
ดังนั้นการตั้งค่าภาษาไม่ควรเป็นอุปสรรคในการประชุมออนไลน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้เข้าร่วมเป็นเจ้าของภาษา
คุณต้องการแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่ให้สมาชิกสามารถเลือกได้ถึง 50 ภาษาที่แตกต่างกันซึ่งพวกเขาต้องการที่จะแปลทั้งหมดตามเวลาจริง สิ่งนี้จะช่วยขจัดอุปสรรคในการสื่อสารและทำให้การสนทนาเป็นภาษาของผู้พูด
ในฐานะโฮสต์ของการประชุมออนไลน์คุณต้องให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนสามารถใช้การตั้งค่าภาษาด้วยการคลิกเมาส์ง่ายๆที่ปุ่ม "แปล"
การสนทนาหลายภาษาสามารถเป็นประโยชน์สำหรับการฝึกอบรมลูกค้าและทีมสนับสนุน ด้วยบริการแปลแชททันทีลูกค้าสามารถถามคำถามดูแลแอพพลิเคชั่นและทำสิ่งต่างๆได้มากขึ้นระหว่างการสาธิตผลิตภัณฑ์ในภาษาของตนเอง นี่เป็นการเพิ่มโอกาสของคุณในการปิดข้อตกลงทางธุรกิจและรักษาลูกค้าที่มีความสุข
สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ของคุณควรทำงานโดยไม่คำนึงถึงที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ระบบปฏิบัติการและเขตเวลา
หากแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่มีอยู่ของคุณยังไม่ได้รวมคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดเหล่านี้เป็นเวลาที่เหมาะสมในการค้นหาทางเลือกอื่น เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ที่ดีไม่เพียง แต่ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีมของคุณ แต่ยังสร้างความประทับใจให้กับแบรนด์ของคุณแก่ผู้อื่น
ภาพการประชุมผ่านทาง Shutterstock
3 ความคิดเห็น▼
