ธุรกิจของคุณมีเลือดออกหรือไม่ นี่คือวิธีหยุดมัน

“ เราจำเป็นต้องพูดเกี่ยวกับงบประมาณของโครงการ…”

ไม่มีวลีใดที่สามารถทำให้เกิดความหวาดกลัวในหัวใจของผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาและผู้บริหารระดับสูงเหมือนกันกับอีเมลเร่งด่วนเพื่อหารือเกี่ยวกับงบประมาณ

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการคุณรู้ดีว่ามันยากแค่ไหนที่จะทำให้โครงการตรงต่อเวลาและอยู่ในงบประมาณ ระหว่างการเปลี่ยนขอบเขตโครงการความต้องการของลูกค้าที่ไม่สมจริงและความพ่ายแพ้ที่ไม่คาดคิดการจัดการโครงการมักจะรู้สึกเหมือนแมวต้อนฝูง

หากคุณพบว่าทีมของคุณใช้งานงบประมาณเป็นประจำ (แม้ว่างบประมาณเริ่มต้นจะดูเหมือนภายใน ballpark) ปัญหาอาจไม่ได้อยู่กับทีมของคุณความเป็นผู้นำหรือลูกค้าของคุณ แต่ด้วยเครื่องมือที่คุณใช้ ใช่ฉันกำลังพูดถึงแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่มีราคาแพง (และสับสน) ที่คุณใช้อยู่

การเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์ที่ไม่ถูกต้องสามารถทำให้ธุรกิจของคุณประสบปัญหาได้ เป็นหนึ่งในวิธีที่พบได้บ่อยที่สุดที่ธุรกิจสามารถลงเอยด้วยการสูญเสียเงินจำนวนหนึ่งโดยไม่ต้องรู้ตัว คุณกำลังพยายามเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมหรือไม่แน่ใจว่าแพลตฟอร์มปัจจุบันของคุณเหมาะสมกับความต้องการของทีมหรือไม่

ระวังธงสีแดงต่อไปนี้:

ธงสีแดงหมายเลข 1

การวางแผนโครงการและงานเฉพาะกิจไม่ได้ใช้แพลตฟอร์มเดียวกัน

ผู้จัดการโครงการใช้เวลา 90 เปอร์เซ็นต์ในการสื่อสาร ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณไม่ควรทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นใช่ไหม

เมื่อเลือกระบบการจัดการโครงการให้เลือกแพลตฟอร์มที่ทำให้ง่ายต่อการติดตามทุกแง่มุมของโครงการของคุณจากระบบเดียว วิธีนี้เมื่อป๊อปอัพงานเฉพาะกิจปรากฏขึ้นคุณจะสามารถเพิ่มงานเหล่านี้ลงในแพลตฟอร์มโครงการเดียวกันได้ทำให้ง่ายต่อการติดตามภาระงานและความพร้อมใช้งานของสมาชิกในทีมแต่ละคน

ระบุว่าสมาชิกคนใดมีเวลามากขึ้นในตารางเวลาของพวกเขาได้ง่ายและมีภาระผูกพันมากเกินไปที่จะเปลี่ยนภาระงานได้อย่างราบรื่นตามลำดับความสำคัญและการเปลี่ยนแปลงความพร้อมใช้งาน

ธงสีแดงหมายเลข 2

ไม่มีการลงทะเบียนมาตรฐาน

เมื่อคุณจัดการทีมเสมือนขั้นตอนแรกสู่ความสำเร็จคือการสร้างมาตรฐานกระบวนการในการขึ้นเครื่องบิน

รับทุกคนในหน้าเดียวกันตั้งแต่ต้นโดยใช้วิธีการสอนพื้นฐานสำหรับการใช้แพลตฟอร์มใหม่ กำหนดความคาดหวังสำหรับความพร้อมใช้งานด้วยคู่มือการสื่อสารและแผ่นข้อมูลการติดต่อ

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ดีที่สุดรวมถึงเครื่องมือแชทเสมือนจริงและโปรแกรมส่งข้อความภายใน การใช้เครื่องมือแชทเดียวกันที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้คุณสามารถปรับแต่งการมอบหมายงานเพิ่มบันทึกย่อไปยังงานอื่นหรือเปลี่ยนกำหนดเวลาโดยไม่ต้องออกจากโปรแกรม

ธงสีแดงหมายเลข 3

คุณใช้บริการหนึ่งสำหรับการจัดการโครงการและบริการอื่นสำหรับการแชร์ไฟล์บนคลาวด์

ใช่ DropBox และ Google เอกสารนั้นยอดเยี่ยม แต่ฉันพบว่าเมื่อฉันจัดการโครงการสำคัญมันง่ายกว่ามากที่จะเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในที่เดียวกับรายการที่ต้องทำและการประชุม / การทำงานร่วมกัน

ฉันให้ทีมของฉันมีหมายเลขเวอร์ชันในทุกชื่อไฟล์และชื่อย่อของบุคคลสุดท้ายเพื่อทำการแก้ไขใด ๆ กับไฟล์ ด้วยวิธีนี้หากมีคำถามเกี่ยวกับเนื้อหาหรือสิ่งที่เปลี่ยนแปลงฉันรู้ทันทีว่าต้องติดต่อใคร สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ไฟล์ถูกฝังในห่วงโซ่อีเมลและการแก้ไขไม่ให้ทำซ้ำ

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีการตั้งชื่อไฟล์แบบใดก็ตามให้วางระบบในวันแรกสำหรับการจัดการและติดตามไฟล์และเก็บไว้ในที่เดียว

ธงสีแดงหมายเลข 4

ไม่มีที่ว่างสำหรับการสนทนาร่วมกันหรือการประชุมเสมือน

มีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมากกว่าเพียงแค่ติดตามงานและจัดเก็บไฟล์

เมื่อคุณใช้ทีมเสมือนการประชุมปกติอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ที่กล่าวโดยไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนโครงการทั้งหมดอาจกระจุย เลือกวันและเวลา (เช่นวันจันทร์เวลา 10:00 น. และวันพฤหัสบดีเวลา 14.00 น.) เพื่อตรวจสอบสถานะโครงการทุกสัปดาห์

คำนึงถึงสมาชิกในทีมที่อาศัยอยู่ในเขตเวลาที่ต่างกัน การประชุมเที่ยงวันเป็นเรื่องง่ายที่สุดสำหรับทุกคนที่จะ "เข้าร่วม" การมีวันและเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างสม่ำเสมอทำให้ทุกคนในหน้าเดียวกันและโครงการเดินหน้าต่อไป

ธงสีแดงหมายเลข 5

เสียงระฆังและเสียงดังมากมาย แต่ยังมีฟังก์ชั่นการทำงานหลักไม่เพียงพอ

เมื่อเลือกแพลตฟอร์มการจัดการโครงการการดึงดูดให้เลือกแพลตฟอร์มที่มีคุณสมบัติสุดยอด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟังก์ชั่นหลักสำรองระฆังและนกหวีดเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นการผสานรวมอย่างเต็มรูปแบบกับ Gmail และ DropBox การแปลงเพียงครั้งเดียวจากอีเมลเป็นงานโครงการหรือการส่งข้อความด่วนภายในพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันเลือกคุณสมบัติที่เหมาะสมกับทีมเสมือนของคุณ

Wrike, Zoho Projects และ Clarizen เป็นสามตัวเลือกยอดนิยมทางเว็บสำหรับการทำงานร่วมกันของโครงการที่มีคุณสมบัติคล้ายกันก่อนที่จะลงมือทำกับแพล็ตฟอร์มเดี่ยวให้ลองนำไปทดสอบกับไดรฟ์เพื่อดูว่าเหมาะที่สุดสำหรับคุณหรือไม่

บรรทัดล่าง

โครงการที่เสร็จสมบูรณ์จะไม่เป็นจริงผ่านความมุ่งมั่นเต็มที่ การใช้จ่ายเงินมากเกินไปในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่มีราคาแพงซึ่งไม่ได้ผลสำเร็จไม่เพียงทำให้ บริษัท ของคุณเจ็บปวด แต่ยังช่วยลดความสามารถในการผลิตและลดระยะเวลาการทำงานลง

ติดต่อกลับด้วยแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ติดตามงานภาพรวมจัดเก็บไฟล์นำเสนอภาพรวมของสมาชิกทีมแบบเต็มและให้การประชุมเสมือนจริง / การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีง่าย ๆ จากที่เดียวกัน

ภาพถ่ายแผลแบบมีผ้าพันแผลผ่าน Shutterstock