ในฐานะผู้นำคุณต้องการทีมที่มีประสิทธิผลดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะเสริมกำลังให้ทันเวลาและช่วยให้สมาชิกในทีมหลีกเลี่ยงนิสัยการทำงานที่ไม่ดีเช่นการผัดวันประกันพรุ่ง
การผัดวันประกันพรุ่งกินไปที่ผลผลิตของคนที่ผัดวันประกันพรุ่ง ยิ่งไปกว่านั้นยังเพิ่มความเครียด - ความเครียดให้กับผู้ชักช้าเช่นเดียวกับคนอื่น ๆ ในทีมที่ต้องดิ้นรนเพื่อลดความหย่อนคล้อยของเส้นตายที่ไม่ได้รับ
$config[code] not foundนอกจากนี้ยังนำไปสู่อารมณ์เชิงลบที่กัดเซาะการทำงานเป็นทีม คนชักช้าดำเนินการเกี่ยวกับความผิดที่ไม่เหมาะสมและคนอื่น ๆ ในทีมรู้สึกไม่พอใจที่ต้องทำเพื่อคนอื่นทิ้งลูกบอล
ไม่ต้องพูดถึงแน่นอนว่ามันอาจส่งผลเสียต่อกำไรของธุรกิจของคุณ การผัดวันประกันพรุ่งสามารถนำไปสู่ลูกค้าไม่มีความสุขโทษสำหรับความล่าช้าและสูญเสียยอดขายในอนาคต
ซอฟต์แวร์มอบโซลูชันที่ง่ายเพื่อช่วยให้ทีมของคุณเลิกนิสัยการผัดวันประกันพรุ่ง ต่อไปนี้เป็นวิธีง่าย ๆ 5 วิธีในการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อแยกตัวจากการผัดวันประกันพรุ่งและทำให้คุณและทีมงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ใช้ปฏิทินเพื่อศักยภาพที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของพวกเขา
ปฏิทินดิจิตอลเหมาะอย่างยิ่งที่จะทำลายวงจรการผัดวันประกันพรุ่ง - หากคุณใช้อย่างถูกวิธี กระตุ้นให้ทีมของคุณลองใช้เทคนิคปฏิทินเหล่านี้ (และใช้มันเพื่อเป็นตัวอย่าง):
- บล็อกช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อทำโครงการหรืองานที่สำคัญในปฏิทินของคุณ หากอยู่ในปฏิทินของคุณโดยตั้งเวลาไว้หนึ่งหรือสองชั่วโมงคุณจะเข้าใกล้กว่าขั้นตอนเดียวเพียงแค่วางงานลงในรายการที่ต้องทำ
- เมื่อคุณตั้งค่าการแจ้งเตือนปฏิทินเพิ่มลิงค์ไปยังเอกสารใด ๆ ที่คุณต้องการสำหรับงานทันทีในการแจ้งเตือนปฏิทิน วิธีนี้ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารเพื่อเริ่มต้นใช้งานหรือเสียสมาธิ
- ใช้ปฏิทินที่แชร์ในองค์กรของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการไปมาเพื่อตรวจสอบความพร้อมใช้งาน ด้วยปฏิทินที่แบ่งปันคุณสามารถดูว่าใครว่าง เรียนรู้คุณสมบัติของโปรแกรมปฏิทินของคุณเพื่อค้นหาแฮ็กเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ทำให้การกำหนดเวลาง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นปฏิทิน Outlook มีสิ่งที่เรียกว่าตัวช่วยการจัดกำหนดการที่สามารถทำให้การตั้งค่าการประชุมเร็วขึ้น
ล้างและทำซ้ำ: เทมเพลตเทมเพลตเทมเพลต
ไม่มีการส่งเสริมการผัดวันประกันพรุ่งอย่างการมองหน้าจอว่างที่สงสัยว่าจะเริ่มต้นโครงการต่อไปอย่างไร เทมเพลตช่วยให้คุณเลิกบล็อกได้เร็วขึ้นในงานต่างๆเช่นการเขียนรายงานการสร้างงานนำเสนอหรือการสร้างวาระการประชุม
มีแม่แบบสองประเภท หนึ่งคือเทมเพลตทั่วไปที่คุณสามารถค้นหาออนไลน์หรือแม้แต่ในชุดโปรแกรม Office ที่คุณกำลังใช้ ตัวอย่างเช่น Office 365 มีเทมเพลตฟรีจำนวนมากในโมดูลต่างๆเช่นสเปรดชีตและงานนำเสนอ
เทมเพลตอีกประเภทหนึ่งคือเทมเพลตที่ปรับให้เหมาะกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะสร้างเทมเพลตสำหรับการนำเสนอขายรายงานและอื่น ๆ กุญแจสำคัญคือทำให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถพบพวกเขาเมื่อพวกเขาต้องการ สร้างไลบรารีแม่แบบส่วนกลางและสนับสนุนให้ทุกคนใช้ ด้วยโฟลเดอร์ที่แชร์และที่เก็บไฟล์บนคลาวด์คุณสามารถตั้งค่านี้ได้อย่างง่ายดาย
ติ๊กต็อก: ใช้ตัวจับเวลาการจัดการเวลา
บางครั้งการผัดวันประกันพรุ่งได้รับความช่วยเหลือและสนับสนุนโดยการใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ไม่สำคัญ ช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจวิธีจัดสรรเวลาของพวกเขาให้ดีขึ้นใช้เวลากับภารกิจเร่งด่วนและสำคัญที่สุด
ที่นี่มีบางสิ่งที่ง่ายเหมือนตัวจับเวลาสามารถช่วยได้ หากมีคนในทีมของคุณมีแนวโน้มที่จะใช้เวลานานเกินไปในการอ่านอีเมลที่ไม่สำคัญหรือปล่อยให้การประชุมดำเนินไปเกินกำหนดเวลาสามารถช่วยประหยัดนาทีที่เพิ่มขึ้นเป็นชั่วโมงในช่วงเวลาหนึ่งสัปดาห์
ฉันพบว่าการมีสติมากขึ้นเกี่ยวกับเวลามีเอฟเฟกต์ที่น่าทึ่ง จนกว่าฉันจะเริ่มการติดตามฉันไม่ได้ตระหนักว่าเวลาของฉันถูกถลุงในงานที่มีความสำคัญต่ำ
Windows 10 มีแอปตัวจับเวลาฟรีในตัวคุณสามารถค้นหาแอพตัวจับเวลาบนเว็บหรือใช้ตัวจับเวลาและการเตือนบนสมาร์ทโฟนของคุณ
การเปลี่ยนแปลงทันที: ทำงานร่วมกันในเอกสารที่ใช้ร่วมกัน
สมมติว่าคุณมีงานแถลงข่าวที่คุณต้องการให้ทีมของคุณดูก่อนที่มันจะออกไปทางอินเทอร์เน็ต การพยายามให้ทุกคนที่ต้องการป้อนข้อมูลเพื่อตรวจสอบและตอบสนองอาจใช้เวลา - โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ชักช้าในหมู่ทีมของคุณ
ที่นี่เมฆมาช่วยเหลือในรูปแบบของเอกสารเมฆที่ใช้ร่วมกัน
คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถทำงานร่วมกันบน Word ได้โดยใช้คุณสมบัติที่ให้คุณเป็นผู้เขียนร่วมแบบเรียลไทม์ คุณสามารถติดตามตัวละครแก้ไขโดยตัวละครเมื่อคนอื่นกำลังทำงานกับเอกสาร ด้วยวิธีนี้คุณสามารถโทรหาทุกคนด้วยกันและรวบรวมข้อมูลทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วแบบเรียลไทม์หลีกเลี่ยงแนวโน้มที่บางคนจะผัดวันประกันพรุ่ง
Microsoft Office 365 ยังมีทีมวิดีโอและเสียงแพลตฟอร์ม HD หลายฝ่ายเพื่อให้กลุ่มของคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับตัวเลขแคมเปญและโครงการจากสถานที่ต่างๆ หากคุณมีลูกค้าที่ต้องการต่อยอดความคิดสำหรับแคมเปญล่าสุดของพวกเขาด้วยกันนี่จะทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าออนไลน์เดียวกัน
Planner สร้างขึ้นเป็นพิเศษสำหรับ Office 365 โดยสามารถทำงานได้กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ คุณสามารถเพิ่มไฟล์งานและพูดคุยกับทีมได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน การแจ้งเตือนทางอีเมลทำให้ง่ายต่อการแจ้งให้สมาชิกในทีมทราบเมื่อได้รับงานใหม่ ผู้วางแผนมีส่วนร่วมกับทุกคนและทำให้พวกเขาได้รับการปรับปรุงเกี่ยวกับการพัฒนาใด ๆ
วิดีโอ Office 365 เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งเพื่อหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง การอัปโหลดและแบ่งปันเนื้อหาวิดีโอผ่าน บริษัท ของคุณจะทำให้ใบหน้าและไลฟ์แอ็กชั่นเป็นบันทึกและคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ใช้ผู้ช่วยเสมือนเช่น Cortana
ต่อไปนี้เป็นอีกหนึ่งการแฮกที่หลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งเพิ่มเติม: ใช้ผู้ช่วยเสมือนเพื่อจดบันทึกและทำวิจัยสำหรับโครงการต่อไปของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ Cortana เพื่อบอกข้อความสั้น ๆ สำหรับรายงานขนาดใหญ่ด้วยวาจาและบันทึกไว้ใน OneNote บางครั้งการเริ่มต้นง่ายขึ้นถ้าคุณเริ่มจากขั้นตอนที่เป็นทารกเช่นเขียนบันทึกบางอย่างเพื่อรวมไว้ในรายงาน
คุณยังสามารถใช้ Cortana เพื่อทำวิจัยเว็บสำหรับโครงการด้วยการสนทนา มันทำให้รู้สึกน้อยลงเช่นงานที่ลำบากและอื่น ๆ เช่นการสนทนาง่ายๆหากคุณใช้บางอย่างเช่น Cortana เพื่อค้นหาสิ่งต่าง ๆ
ดังตัวอย่างที่แสดงมีหลายวิธีในการใช้เทคโนโลยีเพื่อเริ่มต้นและหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? เริ่มต้นใช้งานเครื่องมือเหล่านี้!
ในช่วงเวลาของการเขียนนี้ Anita Campbell เข้าร่วมในโปรแกรม Microsoft Small Business Ambassador
ผู้ชายที่แล็ปท็อปโฟโต้ผ่าน Shutterstock
เพิ่มเติมใน: Microsoft, ผู้สนับสนุน 1
