ลองนึกภาพว่าถูกบังคับให้ต้องค้นพบตู้เก็บเอกสารเพื่อค้นหาโฟลเดอร์เก่าพร้อมกับเอกสารสำคัญชิ้นหนึ่งที่คุณต้องใช้ในการสอบถามลูกค้า
การค้นหาข้อมูลดังกล่าวที่เก็บไว้ในเอกสารที่เป็นกระดาษอาจเป็นการเสียภาษีทำลายและไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณจะช้าลง อย่างไรก็ตามเมื่อคุณสแกนเอกสารเก่าของคุณและเก็บไว้ในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ก็สามารถทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับธุรกิจของคุณ
$config[code] not foundการสแกนเอกสารคืออะไร
การสแกนเอกสารหรือที่เรียกว่าการสร้างภาพเอกสารนั้นถูกกำหนดเป็นกระบวนการจับภาพดิจิทัลของเอกสารกระดาษ (หรือไมโครฟิล์ม)
“ มันเป็นวิธีแปลงเอกสารกระดาษของคุณให้เป็นภาพที่ค้นหาได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสามารถช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นอย่างมาก” Neil McKeever ผู้เชี่ยวชาญด้านการถ่ายเอกสารด้วย Kefron ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการถ่ายเอกสารในสหราชอาณาจักรกล่าวถึงแนวโน้มธุรกิจขนาดเล็ก
กระบวนการทั้งหมดของการแปลงเอกสารทางกายภาพในรูปแบบดิจิตอลยังรวมถึงการสแกนและการจับภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) OCR จดจำภาพดิจิตอลได้อย่างชาญฉลาดและเปลี่ยนเป็นเอกสารข้อความเพื่อให้สามารถค้นหาคำหลักภายในเอกสารได้
“ เมื่อทำอย่างถูกต้องการสแกนเอกสารสามารถเปลี่ยนวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณให้ดีขึ้นและช่วยให้คุณประหยัดทั้งเวลาและเงิน” McKeever กล่าวเสริม
ประโยชน์ทางธุรกิจของการสแกนเอกสาร
จากข้อมูลของ McKeever ซึ่งมีหน้าที่ระบุไว้คือการช่วยให้ลูกค้ารายย่อยและองค์กรขนาดเล็กสามารถนำไปใช้และบำรุงรักษาระบบการจัดการข้อมูลของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันเวลามีสาเหตุหลายประการที่การสแกนเอกสาร
เขาอธิบายถึงประโยชน์ที่สำคัญหกประการของการสแกนเอกสารสำหรับธุรกิจ:
1. การสแกนเอกสารช่วยประหยัดเวลาและเงิน
ด้วยการเข้าถึงไฟล์และเอกสารทั้งหมดของคุณได้ง่ายเพียงคลิกปุ่มคุณหรือพนักงานของคุณจะไม่ต้องเสียเวลาค้นหาผ่านกล่องและไฟล์เพื่อพยายามค้นหาเอกสารที่คุณต้องการ คุณจะไม่ต้องจ่ายพนักงานสำหรับงานที่อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงเมื่อมันควรจะเสร็จในไม่กี่วินาที
2. การสแกนเอกสารช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าของคุณ
ด้วยการสร้างภาพเอกสารคุณสามารถทำสำเนาดิจิตอลทุกส่วนของไฟล์และทำดัชนีด้วยช่วงเมทาดาทา นั่นหมายความว่าหากคุณต้องการข้อมูลเฉพาะเช่นหมายเลขใบแจ้งหนี้คุณสามารถค้นหาได้ทันที สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการตอบสนองความต้องการของลูกค้าโดยเร็วที่สุด
3. การสแกนเอกสารช่วยลดพื้นที่จัดเก็บ
ด้วยการแปลงเอกสารทางกายภาพทั้งหมดของคุณให้เป็นไฟล์ดิจิทัลคุณจะไม่จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นในที่ที่ใกล้มือ พวกเขาสามารถบรรจุและจัดส่งไปยังไซต์ที่ปลอดภัยทุ่มเทพื้นที่ว่างในสำนักงานของคุณสำหรับสิ่งที่สำคัญกว่าและลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บไฟล์กระดาษ
4. การสแกนเอกสารช่วยเพิ่มความปลอดภัย
เมื่อคุณไม่ต้องการใช้ไฟล์กระดาษในสถานที่คุณสามารถเก็บไว้ในหน่วยเก็บข้อมูลเฉพาะที่มีโปรโตคอลความปลอดภัยที่โดดเด่น คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยที่สำนักงานของคุณเนื่องจากไฟล์ดิจิตอลและการสำรองข้อมูลทั้งหมดสามารถจัดเก็บจากระยะไกลบนเซิร์ฟเวอร์ที่มีความปลอดภัยสูง
5. การสแกนเอกสารช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันและทำงานร่วมกัน
ข้อดีอีกอย่างของไฟล์ดิจิทัลที่อยู่เหนือกระดาษก็คือการแบ่งปันเอกสาร เพื่อนร่วมงานหลายคนสามารถเข้าถึงเอกสารเดียวกันได้เมื่อต้องการลดเวลาที่เสียไปอีกครั้งโดยต้องส่งไฟล์กระดาษจากแผนกหนึ่งไปยังแผนกอื่น
6. การสแกนเอกสารช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อบังคับ
ในที่สุดคุณอาจพบว่าขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนดในอุตสาหกรรมของคุณต้องการให้คุณเก็บเอกสารบางส่วนไว้ในรูปแบบดิจิทัล การวางโซลูชันการสร้างภาพเอกสารที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพในสถานที่ตอนนี้สามารถประหยัดเวลาและความพยายามในสายการผลิต
สแกนภาพถ่ายผ่าน Shutterstock
3 ความคิดเห็น▼
