คำอธิบายของบทบาทของผู้วางแผนการประชุมในสถานที่พักขนาดใหญ่สำหรับการประชุม

ผู้วางแผนการประชุมในสถานที่ให้บริการที่พักขนาดใหญ่มีหน้าที่ดูแลกิจกรรมของลูกค้าจากการติดต่อครั้งแรกจนกระทั่งกลุ่มออกจากโรงแรม ผู้วางแผนจัดการทุกอย่างตั้งแต่การประชุมการจองห้องพักโรงแรมไปจนถึงการตั้งค่าอาหารและอุปกรณ์ ในสถานที่ขนาดใหญ่อาจมีผู้วางแผนการประชุมหลายคนที่ทุกคนมีความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกันและทำงานร่วมกันในกิจกรรมกลุ่ม ตัวอย่างของพื้นที่ต่าง ๆ เหล่านี้รวมถึงการจองอาหารและเครื่องดื่มและการประชาสัมพันธ์

$config[code] not found

การประชาสัมพันธ์และการตลาด

ในบทบาทนี้ผู้วางแผนการประชุมทำหน้าที่เป็นตัวแทนจากที่พักและสถานที่จัดการประชุมสู่สาธารณะ งานของนักวางแผนคือการทำให้แน่ใจว่าสถานที่นั้นมีชื่อเสียงที่ดีและช่วยในการจองลูกค้า ผู้วางแผนการประชุมจะสร้างโบรชัวร์การกำหนดบริการของสถานที่ตอบคำถามทางอีเมลหรือโทรศัพท์เกี่ยวกับบริการวางแผนกิจกรรมและให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกการประชุมปัจจุบันและบริการเพื่อใช้บนเว็บไซต์ของโรงแรม ในบทบาทนี้ผู้วางแผนจะสร้างเนื้อหาสำหรับโฆษณามัลติมีเดียสำหรับแผนกวางแผนเหตุการณ์ของโรงงาน นักวางแผนจะต้องเข้าถึงธุรกิจและการประชุมเพื่อส่งเสริมธุรกิจใหม่และต่อเนื่อง

การจองและการลงทะเบียน

เมื่อทำงานเป็นหลักในการจองและการลงทะเบียนผู้วางแผนการประชุมจะช่วยเหลือลูกค้าในการจองโรงแรมและห้องบอลรูมสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม ผู้วางแผนการประชุมจะแนะนำห้องประชุมในศูนย์การประชุมที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากที่สุดทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของกลุ่มและกิจกรรมที่จะจัดขึ้นในสถานที่ ผู้วางแผนยังทำการจองห้องพักกลุ่มสำหรับผู้เข้าร่วมของลูกค้าและช่วยในการจัดหาที่พักที่จำเป็นอย่างล้นเหลือ ส่วนหนึ่งของบทบาทของผู้วางแผนการประชุมนี้รวมถึงการเจรจาอัตราคิดลดกลุ่มและอาจช่วยในเรื่องการเตรียมการเดินทาง ผู้วางแผนการประชุมยังช่วยในการลงทะเบียน ณ สถานที่สำหรับผู้เข้าร่วม

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

อาหารและเครื่องดื่ม

การประชุมทุกครั้งต้องการบริการอาหารและเครื่องดื่ม โชคดีสำหรับลูกค้าผู้วางแผนการประชุมในสถานที่ดูแลเรื่องนี้ให้พวกเขาได้อย่างง่ายดาย ผู้วางแผนการประชุมช่วยให้ลูกค้าทราบจำนวนอาหารที่จำเป็นสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่คาดการณ์ ส่วนหนึ่งของสิ่งนี้ช่วยในการพิจารณาว่าจะให้บริการอาหารในมื้อเย็นหรือแบบบุฟเฟ่ต์หรือไม่และควรมีเครื่องดื่มอะไรบ้าง ผู้วางแผนการประชุมพูดถึงเมนูอาหารแต่ละมื้อกับลูกค้าและช่วยในการพัฒนางบประมาณหรือแพ็คเกจการจัดการสำหรับลูกค้า

หน้าที่ทางเทคนิค

มีลักษณะทางเทคนิคที่แตกต่างกันมากมายในงานของนักวางแผนการประชุมในที่พักแบบประชุมขนาดใหญ่ หนึ่งในด้านเทคนิคทางการเงินของบทบาทคือการช่วยลูกค้าพัฒนางบประมาณและกำหนดวิธีการชำระค่าบริการทั้งหมดที่โรงงานผู้วางแผนการประชุมจัดกิจกรรมทั้งหมดของลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าทราบว่าห้องประชุมใดที่พร้อมใช้งานในเวลาใดและพัฒนาตารางกิจกรรม นักวางแผนยังรับผิดชอบในการค้นหาการเช่าและการตั้งค่าภาพและเสียงใด ๆ หรืออุปกรณ์พิเศษอื่น ๆ ที่ลูกค้าต้องการ ผู้วางแผนการประชุมอาจค้นหาและจัดการความบันเทิงตามคำขอของลูกค้า