บทบาทของผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือการสนับสนุนพนักงานมืออาชีพเพื่อให้พวกเขาสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นในหน่วยงานราชการองค์กรธุรกิจหรือองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรผู้ดูแลรักษาสำนักงานให้ฮัมเพลงด้วยการดูแลข้อมูลสำคัญเช่นเอกสารและบันทึกคอมพิวเตอร์ พวกเขายังทำหน้าที่บริหารบางอย่าง แต่งานที่เฉพาะเจาะจงขึ้นอยู่กับระดับของงานและประเภทของสำนักงาน
$config[code] not foundความรับผิดชอบแบบวันต่อวัน
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการทำหน้าที่ต่าง ๆ เช่นการจัดประชุมการนัดหมายการเก็บปฏิทินสำนักงานการตอบรับโทรศัพท์และการแก้ไขจดหมายโต้ตอบ พวกเขาดูแลไฟล์สำนักงานและฐานข้อมูลและสร้างสเปรดชีตคอมพิวเตอร์และงานนำเสนอ บ่อยครั้งที่ความรับผิดชอบของพวกเขารวมถึงการจัดซื้ออุปกรณ์และการจัดการห้องพัสดุ
หน้าที่บริการลูกค้าของพวกเขารวมถึงการรับผู้เยี่ยมชมสำนักงานและเห็นว่าพวกเขาได้รับความช่วยเหลือที่พวกเขาต้องการ
หน้าที่เพิ่มเติม
งานอื่น ๆ ของผู้ช่วยฝ่ายธุรการมักขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมนั้น ๆ ในสำนักงานกฎหมายผู้ดูแลระบบช่วยเตรียมเอกสารทางกฎหมายขณะที่อยู่ในสำนักงานแพทย์ที่พวกเขาเรียกเก็บเงิน บริษัท ประกันภัย ในสำนักงานของโรงเรียนการดูแลรักษาบันทึกของนักเรียนและการสื่อสารกับผู้ปกครองเป็นหน้าที่ของพวกเขา
ระดับและตำแหน่งงานกำหนดความรับผิดชอบที่ตรงกับผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นมุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชั่นธุรการและงานคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐาน แต่ผู้ดูแลระบบอาวุโสที่มีทักษะคอมพิวเตอร์ขั้นสูงมักจะทำหน้าที่ธุรการรวมถึงการดูแลพนักงานธุรการและการฝึกอบรมพนักงานใหม่ ผู้ช่วยฝ่ายบริหารให้กับผู้บริหารอาจทำวิจัยเขียนรายงานใช้เวลารายงานการประชุมกำกับดูแลผู้ดูแลระบบคนอื่น ๆ และจัดเตรียมการเดินทาง
ความรู้และทักษะ
ความสามารถขององค์กรเป็นสิ่งจำเป็น เพราะงานหลักของผู้ดูแลระบบคือการเก็บรักษาบันทึกสำนักงานและติดตามการประชุมและการนัดหมาย ผู้ดูแลระบบจะต้องสามารถสื่อสารด้วยภาษาอังกฤษได้เป็นอย่างดีและเป็นลายลักษณ์อักษรและทำการวิจัยทางอินเทอร์เน็ต งานต้องใช้ความชำนาญด้วยอุปกรณ์สำนักงานรวมถึงคอมพิวเตอร์เครื่องถ่ายเอกสารระบบโทรศัพท์โทรสารและอุปกรณ์การประชุมทางไกล
ขึ้นอยู่กับตำแหน่งและอุตสาหกรรม ผู้ดูแลระบบต้องการความเชี่ยวชาญด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ เช่นอีเมลบัญชีฐานข้อมูลสเปรดชีตและซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ.
มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับงาน
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการต้องการประกาศนียบัตรขั้นต่ำของโรงเรียนมัธยมที่มีชั้นเรียนในการปฏิบัติงานในสำนักงานและซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ การฝึกอบรมเพิ่มเติมด้านภาษาอังกฤษและทักษะการใช้คอมพิวเตอร์นั้นมีประโยชน์และผู้ดูแลระบบจำนวนมากได้เข้าเรียนในโรงเรียนเทคนิคหรือวิทยาลัยหรือมีระดับอนุปริญญา นายจ้างมักจะฝึกอบรมการจ้างงานใหม่ในขั้นตอนการทำงานและคำศัพท์ของธุรกิจเฉพาะเช่นคำศัพท์ทางกฎหมาย
ผู้ดูแลระบบสามารถได้รับการรับรองโดยสมัครใจจากสมาคมระหว่างประเทศของผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหาร. การรับรองต้องใช้ประสบการณ์สองถึงสี่ปีขึ้นอยู่กับการศึกษาของผู้ดูแลระบบและผู้สมัครจะต้องผ่านการทดสอบ
