เคล็ดลับการบริหารเวลาตรงจาก Geeks อุตสาหกรรมเทค

“ ฉันใช้วิธี 1-2-3 ฉันวางแผนสิ่งที่สำคัญจริงๆอย่างหนึ่งในวันของฉันงานที่ใหญ่กว่าอีกสองงานและงานที่มีขนาดเล็กกว่า 3 หรือ 4 งาน งานที่สำคัญที่สุดจะได้รับสล็อต 40 นาทีสองงานใหญ่กว่าสองงานจะได้รับ 40 นาทีต่อครั้งและงานที่มีขนาดเล็กกว่าสามหรือสี่รายการจะใช้เวลา 40 นาทีสองช่อง กุญแจสำคัญคือการวางแผน 1 ชั่วโมงสำหรับแต่ละช่วงเวลา 40 นาที ใช้เวลาที่เหลืออีก 20 นาทีเพื่อสลับงานกิจกรรมที่มีลำดับความสำคัญต่ำและผ่อนคลาย

Kallas ยังแสดงถึงคุณค่าของการทำงานแบบเดี่ยว การทำงานหลายอย่างอาจกลายเป็นบรรทัดฐานในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เป็นที่คาดกันว่าผู้ทำงานหลายคนประสบกับผลผลิตลดลง 40% ใช้เวลาในการทำงานให้นานขึ้น 50 เปอร์เซ็นต์และทำข้อผิดพลาดได้มากขึ้นถึง 50%

Daria Shualy นักการตลาดที่ daPulse เน้นความสำคัญของการจัดการเวลาของคุณไม่ใช่งานของคุณ:

• “ ตัดสินใจกำหนดเส้นตายก่อนจากนั้นทำรายการงานที่จะพอดีกับกรอบเวลานั้นไม่ใช่วิธีอื่น ๆ ซึ่งทำรายการงานทั้งหมดแล้วลองประเมินว่าจะใช้เวลานานเท่าใด ลองคิดดูถ้าคุณมีเวลาว่างเพียงสองชั่วโมงมันค่อนข้างง่ายที่จะประเมินว่าอะไรจะเหมาะกับช่วงเวลานั้น
• ทำลายมันลงในหน่วยเวลาที่เล็กลงไม่ใช่งานที่เล็กลง นี่คือตัวอย่าง: กำหนดเวลาออกไปสองเดือนแยกมันออกเป็นหลายสัปดาห์และหาว่าอะไรจะเหมาะกับแต่ละสัปดาห์ สิ่งนี้สร้างความแตกต่างอย่างมากได้อย่างไร จริง ๆ แล้วง่ายกว่าการประเมินสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในหนึ่งสัปดาห์กว่างานบางอย่างจะใช้เวลาในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
• กำหนดจุดตรวจสอบที่มีความหมายเพื่อดูว่าคุณจะทำตามกำหนดส่งหรือไม่ ในแต่ละสัปดาห์นั้นเป็นประเด็น เพราะหากคุณจะไม่ทำสิ่งที่คุณวางแผนไว้เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์นั่นเป็นข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนว่าคุณจะไม่ทำวันครบกำหนดระยะยาว
• อย่าผลักดันกำหนด แค่อย่า นั่นเป็นวิธีที่คุณจัดการเวลาแทนที่จะจัดการคุณ ดูสิ่งที่ต้องทำด้านล่างแทน
• มุ่งเน้นผลักดันให้หนักขึ้นจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลา วิธีเดียวที่จะพบกับกำหนดเวลาได้เสมอคืออย่าผลักดันพวกเขา จดจ่ออยู่กับการปล่อยให้ทุกสิ่งที่ไม่ช่วยให้คุณถึงกำหนดส่ง”

มีสี่สิ่งที่โดดเด่นกับผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้:

• แต่ละคนกำหนดลำดับความสำคัญ พวกเขาดูสิ่งที่พวกเขาต้องทำและตัดสินใจว่าส่วนที่สำคัญที่สุดของโครงการคืออะไร มีหลายครั้งที่เราล้มเหลวในการจัดลำดับความสำคัญของงานเราเพียงแค่กระโดดเข้าหาและพยายามจัดการกับสิ่งที่เกิดขึ้นก่อน ครั้งต่อไปแทนที่จะจัดการกับโครงการทันทีให้นั่งลงและคิดหาวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำภารกิจให้สำเร็จและทำแผนที่ให้ดีที่สุด
• เมื่อทั้ง Kallas และ Shualy กำหนดลำดับความสำคัญของพวกเขาในวันที่กำหนดพวกเขาไม่เชื่อมั่นในการกำหนดเวลารวมถึงให้เวลากับตัวเองในการทำงานให้สำเร็จ แม้แต่ Shualy ยังไม่ยอมให้อะไรเลยที่จะทำให้เธอดันเส้นตาย นั่นคือความมุ่งมั่นที่จริงจัง

• Shualy เน้นย้ำถึงความจำเป็นในการแบ่งเวลาให้ใหญ่ขึ้นเป็นชิ้นเล็ก ๆ และใช้สิ่งเหล่านี้เป็นจุดตรวจสอบความคืบหน้าที่เธอทำเพื่อดูว่าเธออยู่ในเส้นทางหรือไม่และต้องปรับอะไรบ้าง นี่เป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่บางครั้งเราพลาดเรือ เราสามารถหมกมุ่นอยู่กับงานในมือจนล้มเหลวในการถอยกลับและประเมินว่าเรากำลังดำเนินการไปมากน้อยเพียงใดและหากจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน
• Kallas รวมถึงเวลาในตารางงานของเขาสำหรับการสลับงานภารกิจที่มีลำดับความสำคัญต่ำและผ่อนคลาย ไม่ว่าเราจะจัดระเบียบหรือมีประสิทธิภาพแค่ไหนจิตใจของเราต้องการเวลาเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง เราต้องการเวลาพักผ่อนและสูดลมหายใจโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเรามีส่วนร่วมในงานที่มีความเครียดสูง ใช้เวลาสักครู่ในการทำเช่นนั้นซึ่งกระจายอยู่ในช่วงเวลาของการผลิตของเราสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในการทำให้เรามีจิตใจที่เฉียบคมสำหรับงานที่ต้องทำ

เราแต่ละคนอาจมีเพียง 112 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการกำจัดของเรา อย่างไรก็ตามสำหรับผู้ที่ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพนั้น 112 ชั่วโมงเหล่านั้นจะเป็นทรัพยากรที่จะจ่ายเงินปันผลไม่สิ้นสุด

ภาพถ่ายคนขับไม่ว่างผ่าน Shutterstock