วิธีการเขียนข้อเสนอบันทึก

การเขียนข้อเสนอบันทึกช่วยให้พนักงานสามารถสื่อสารข้อเสนอแนะในเอกสารสั้นและง่ายต่อการอ่าน ชิ้นสุดท้ายควรชักชวนให้ผู้ชมดำเนินการกับความคิดของคุณ บันทึกควรกระชับและยาวหนึ่งถึงสองหน้า ข้อเสนอบันทึกมีสี่ส่วน ได้แก่ ส่วนหัวปัญหาปัจจุบันโซลูชันและคำกระตุ้นการตัดสินใจ

สร้างส่วนหัวที่ด้านบนของบันทึกช่วยจำของคุณ ควรจัดรูปแบบนี้ทางด้านซ้ายมือและระบุว่าใครเป็นผู้บันทึกซึ่งเป็นคนที่มาจากบันทึกวันที่และเรื่อง

$config[code] not found

สร้างย่อหน้าที่กล่าวถึงปัญหา นี่ควรเน้นว่าเหตุใดกลยุทธ์หรือกระบวนการปัจจุบันจึงไม่ทำงาน ตัวอย่างเช่นการแต่งกายของ บริษัท ไม่ทำงานเพราะภาษาที่คลุมเครือและเปิดกว้างเกินไปสำหรับการตีความ

สร้างย่อหน้าที่เสนอวิธีแก้ปัญหา ย่อหน้านี้ควรมีภาษาที่รัดกุมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถหารือร่วมกันเป็นคณะผู้บริหารและพนักงานเพื่อปรับปรุงนโยบายการแต่งกายส่งผลให้นโยบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เหมาะสมสำหรับการทำงาน

สร้างคำกระตุ้นการตัดสินใจ ย่อหน้าสุดท้ายของข้อเสนอบันทึกช่วยจำของคุณควรบอกผู้อ่านว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดได้เมื่อได้รับการอนุมัติของข้อเสนอคุณจะพบกับผู้จัดการเพื่อประกอบแผงการแต่งกาย

อ้างอิงเอกสารแนบในบรรทัดสุดท้ายของบันทึกช่วยจำของคุณ ตัวอย่างของเอกสารแนบอาจรวมถึงการศึกษาหรือกราฟที่สนับสนุนแนวคิดที่เสนอของคุณเช่น“ สิ่งที่แนบมา: การศึกษากลุ่มพนักงานโฟกัส”

ปลาย

ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้การอ่านข้อเสนอของคุณง่ายขึ้น สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยง่ายขึ้นสำหรับผู้จัดการและผู้บริหารในการอ่านและทำให้บันทึกย่อของคุณกระชับยิ่งขึ้น

การเตือน

อย่าลืมขอความช่วยเหลือจากผู้คัดลายมือ ถามผู้ร่วมงานเพื่อพิสูจน์ข้อเสนอของคุณสองสามครั้งก่อนส่ง วิธีนี้จะช่วยป้องกันไวยากรณ์ที่น่าอับอายหรือข้อผิดพลาดในการสะกดคำ