สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กการสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการช่วยให้พนักงานของคุณโต้ตอบกับลูกค้าชี้แจงข้อความทางการตลาดและปกป้องความน่าเชื่อถือของคุณทางออนไลน์ ลองดูวิธีการสร้างนโยบายโซเชียลมีเดีย
นโยบายโซเชียลมีเดียคืออะไร?
นี่คือคำจำกัดความเดียว:
“ นโยบายโซเชียลมีเดียคือชุดของแนวทางที่อธิบายวิธีที่พนักงานควรมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าออนไลน์”
โดยทั่วไปนโยบายส่วนใหญ่มีแนวทางสำหรับ:
- บล็อกขององค์กร
- พูดเบาและรวดเร็ว
จำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องสร้างนโยบายส่วนบุคคลสำหรับเว็บไซต์โซเชียลมีเดียแต่ละแห่ง แต่คุณสามารถสร้างเอกสารนโยบายหลักและพัฒนาบทสั้น ๆ สำหรับแต่ละไซต์ที่เฉพาะเจาะจง ทำให้ง่ายต่อการจัดการเอกสารและเปลี่ยนแปลงภายใต้การควบคุม
คู่มือพนักงานและนโยบายโซเชียลมีเดีย
จากมุมมองหนึ่งคุณสามารถพัฒนานโยบายโซเชียลมีเดียของคุณเป็นชุดย่อยของคู่มือพนักงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าเมื่อมีคนเข้าร่วม บริษัท แนวทางสำหรับการโต้ตอบออนไลน์จะอยู่ภายใต้บทนั้นในคู่มือ
หรือคุณสามารถสร้างเอกสารแบบสแตนด์อโลนและอ้างถึงคู่มือพนักงานหากจำเป็น สิ่งนี้ช่วยลดจำนวนคำที่เป็นเช่นคุณสามารถอ้างอิงข้อมูลทางกฎหมายและนโยบายทรัพยากรบุคคลในเอกสารนี้
เริ่มต้นใช้งาน
เช่นเดียวกับหลาย ๆ สิ่งการก้าวแรกเป็นส่วนที่ยากที่สุดในการพัฒนานโยบายโซเชียลมีเดีย ดังนั้นคุณจะเริ่มที่ไหน วิธีหนึ่งคือการดู บริษัท ในภาคของคุณตรวจสอบนโยบาย (ส่วนใหญ่เป็นสาธารณะ) และใช้สิ่งเหล่านี้เป็นแบบเอกสารสำเร็จรูปสำหรับเอกสารของคุณ
เมื่อคุณตรวจสอบนโยบายให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- โทน - นโยบายเป็นทางการหรือใช้รูปแบบการสนทนาที่ผ่อนคลายมากขึ้นหรือไม่? คุณคิดว่าแบบไหนดีที่สุด? เอกสารบางฉบับใช้วลีเช่น "ผู้ใช้จะต้อง … " ซึ่งฟังดูรุนแรงเล็กน้อย พยายามใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพเป็นประโยชน์และให้ความเคารพ
- ความยาว - นโยบายบางอย่างสั้นมากในขณะที่นโยบายอื่น ๆ หนาแน่นและอ่านเหมือนเอกสารทางกฎหมาย อีกครั้งดูว่าอะไรดีที่สุดสำหรับคุณ ไม่มีถูกหรือผิด
- ระดับของข้อมูล - นโยบายบางอย่างมีหลักเกณฑ์ทั่วไปในขณะที่นโยบายอื่น ๆ ให้ข้อมูลที่ละเอียดยิ่งขึ้นเช่นรายละเอียดวิธีการตอบความคิดเห็นเชิงลบในบล็อกของ บริษัท
- ขอบเขต - นโยบายครอบคลุมเครือข่ายสื่อสังคมออนไลน์เป็นรายบุคคลหรือไม่หรือใช้แนวทางที่กว้างกว่า วิธีใดจะใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับ บริษัท ของคุณ สิ่งใดจะจัดการได้ง่ายกว่า
- การใช้ - คุณเห็นพนักงานของคุณใช้เอกสารเหล่านี้หรือไม่ ถ้าไม่ทำไม ค้นหาตัวอย่างที่คุณสนุกกับการอ่านและคุณรู้สึกว่าจะทำงานได้ดีสำหรับทีมของคุณ
การสร้างเอกสารร่าง
หากความคิดในการเขียนนโยบายโซเชียลมีเดียเติมคุณด้วยความหวาดกลัว มันไม่ยากและฉันจะแสดงให้คุณดูว่าทำไม ในทำนองเดียวกับที่กรุงโรมไม่ได้สร้างในหนึ่งวันการสร้างเอกสารนโยบายของคุณจะใช้เวลาสักครู่ … แต่คุณจะไปถึงที่นั่น เคล็ดลับคือการแบ่งมันออกเป็นงานที่จัดการได้ - ตัวอย่างเช่นนโยบายเดียวต่อสัปดาห์
ตัวอย่างเช่นเริ่มต้นด้วยนโยบายสำหรับหน้า Facebook ของคุณ:
- วัตถุประสงค์ - อธิบายวัตถุประสงค์ของนโยบายนี้ในหนึ่งประโยค ให้มันมุ่งเน้นและลบความคลุมเครือใด ๆ เขียนด้วยน้ำเสียงบวก
- วัตถุประสงค์ - สรุปว่านโยบายนี้จะช่วยให้ผู้อ่าน (เช่นพนักงานและแฟน Facebook ของคุณ) โต้ตอบได้อย่างไร
- นโยบาย - เขียนนโยบายสั้น ๆ ที่สรุปความคาดหวังตำแหน่งและการกระทำของคุณที่คุณอาจทำหากฝ่าฝืนหลักเกณฑ์เหล่านี้
- รายชื่อผู้ติดต่อ - รวมข้อมูลการติดต่อหากผู้อ่านต้องการความกระจ่าง
ช่วยเหลือหรือขัดขวาง
ทำไมคนจำนวนมากถึงรู้สึกว่านโยบายโซเชียลมีเดียเป็นสิ่งที่ไม่ดี? นโยบายเหตุผลหลักไม่ทำงาน (หรือได้รับชื่อเสียงไม่ดี) คือพวกเขาทำให้พนักงานทำงานยากขึ้น อาจจะไม่จริงทั้งหมด แต่สำหรับพนักงานหลายคนนโยบายเหล่านี้ รู้สึก เหมือนการบุกรุกและอีกหนึ่งกฎที่ต้องติดตาม คุณจะหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้อย่างไร
ฉันคิดว่ามันเป็นคำ นโยบาย ที่ทำให้คนโกรธ หากเป็นกรณีนี้ให้เปลี่ยนเสียงของเอกสารและอ้างถึงพวกเขาเป็นแนวทางคำแนะนำและตัวอย่างเพื่อให้พนักงานของคุณมั่นใจมากขึ้นเมื่อมีปฏิสัมพันธ์ออนไลน์ จากนั้นหลังจากที่คุณสร้างนโยบายให้จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการอย่างไม่เป็นทางการและแนะนำเอกสาร โปรดจำไว้ว่าพนักงานส่วนใหญ่ต้องการทำงานให้ดี แต่บางครั้งพวกเขารู้สึกท้อแท้เมื่อต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานประจำวัน การประชุมเชิงปฏิบัติการควรลดความวิตกกังวลและกำหนดทิศทางที่ต้องการ
เมื่อคุณเริ่มเซสชันให้ทำตามรายการต่อไปนี้:
- สมมติฐาน - ลบข้อสันนิษฐานหรือความเข้าใจผิดที่อาจมีเกี่ยวกับนโยบาย
- ตัวอย่าง - นำพวกเขาผ่านนโยบายตัวอย่างเพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่านโยบายนี้ใช้กับบทบาทของพวกเขาอย่างไร
- สถานการณ์ - รักษาเซสชั่นการปฏิบัติโดยการหารือสถานการณ์ที่นโยบายจะช่วยพวกเขา
ส่วนสถานการณ์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการมีความสำคัญมาก แสดงตัวอย่างโลกแห่งความจริงที่สื่อสังคมออนไลน์สามารถก่อให้เกิดปัญหาเช่น:
- พนักงานแบ่งปันข้อมูลที่เป็นความลับโดยไม่ได้ตั้งใจ
- ตอบสนองต่อความคิดเห็นเชิงลบและเข้าสู่สงครามเปลวไฟ
- ออกจากข้อสังเกตบนเว็บไซต์ของคู่แข่ง
จากนั้นแสดงวิธีจัดการปัญหาเหล่านี้ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น พนักงานของคุณจะเห็นคุณค่าของเอกสารและมีแนวโน้มที่จะใช้พวกเขามากขึ้น
ประกาศ
เมื่อคุณสรุปเอกสารนโยบายเสร็จแล้วให้ส่ง PDF ให้กับพนักงานทุกคน ขอให้พวกเขาอ่านอย่างระมัดระวังและตอบกลับหากพวกเขาสังเกตเห็นช่องว่างข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิด จากนั้นโพสต์นโยบายบนเว็บไซต์บล็อกและช่องทางโซเชียลมีเดียอื่น ๆ ของคุณ อย่าลืมเพิ่มวันที่หมายเลขรุ่นและเจ้าของเอกสารเพื่อให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
หน้าจอ
การพัฒนานโยบายเป็นกระบวนการของการปรับแต่ง ตรวจสอบเอกสารทุกหกเดือนและอัปเดตตามความจำเป็น ตัวอย่างเช่นหากคุณเปิดตัวไซต์มือถือคุณอาจต้องการรวมนโยบายสำหรับสิ่งนี้ไว้ในเอกสาร ที่สำคัญยิ่งกว่านั้นดูความคิดเห็นที่คุณได้รับจากทีมของคุณและดูว่าสิ่งนี้สามารถใช้ในการปรับแต่งข้อความได้อย่างไร
ข้อสรุป
การเขียนนโยบายโซเชียลมีเดียครั้งแรกของคุณนั้นง่ายกว่าที่คุณคิด เห็นว่าเป็นโครงการขนาดเล็กที่คุณจะจัดการในช่วงสี่สัปดาห์ถัดไป สร้างทีมที่มีทักษะการเขียนที่ดีและมีความรู้เกี่ยวกับโซเชียลมีเดียจากนั้นทำงานให้ถึงกำหนด
หากคุณเขียนนโยบายโซเชียลมีเดียแล้วส่วนที่ยากที่สุดของกระบวนการสำหรับคุณคืออะไร เมื่อคุณสร้างนโยบายแล้วคุณจะใช้งานได้อย่างไร
ภาพจาก Dirk Ercken / Shutterstock
14 ความเห็น▼
