วิธีการเขียนบันทึกอย่างเป็นทางการกับสิ่งที่แนบมาและชื่อย่อ

การเขียนบันทึกอย่างเป็นทางการเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารภายใน บริษัท เขียนบันทึกด้วยเสียงที่เชื่อถือได้ซึ่งตั้งใจจะแจ้งแทนที่จะข่มขู่ผู้อ่าน ข้อมูลเพิ่มเติมที่รวมอยู่ในบันทึกช่วยจำเรียกว่าสิ่งที่แนบมาและสิ่งที่แนบมาโดยทั่วไปแล้วจะรวมอยู่ในตัวอักษร บันทึกอย่างเป็นทางการรวมถึงส่วนที่เฉพาะเจาะจงและรวมทั้งชื่อย่อของนักเขียนและผู้ช่วยในตอนท้าย แม้ว่าบันทึกช่วยจำส่วนใหญ่จะเป็นหนึ่งหน้าหรือน้อยกว่าโปรดจำไว้ว่าให้ใส่ย่อหน้าสรุปที่ท้ายบันทึกช่วยจำหากมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้า

$config[code] not found

สร้างหัวข้อสำหรับบันทึกซึ่งรวมถึงส่วน "ถึง" "จาก" และ "หัวเรื่อง" ตัดสินใจว่าใครต้องรับสำเนาของบันทึก หากคุณรวมไฟล์แนบให้ตัดสินใจว่าใครต้องการรับไฟล์แนบและใครต้องการสำเนาของบันทึกเพื่อให้พวกเขาได้รับทราบข้อมูลและมีการแจกจ่ายไฟล์แนบ (ตัวอย่างเช่นผู้จัดการอาจสร้างไฟล์แนบและ จะไม่จำเป็นต้องมีสำเนา) รวมชื่อของทุกคนเพื่อรับบันทึกในส่วน "ถึง" ของส่วนหัว คนที่คุณต้องการคัดลอกไปในส่วน "cc" ของบันทึกเมื่อสิ้นสุดบันทึก อาจมีคนที่คุณต้องการแจ้งให้ทราบเป็นการส่วนตัวเกี่ยวกับบันทึกช่วยจำ ผู้รับเหล่านี้จะ "คัดลอกคนตาบอด" พวกเขาจะได้รับสำเนาของบันทึกช่วยจำ แต่ไม่ปรากฏในส่วน "ถึง" หรือ "สำเนา"

เขียนเนื้อหาของบันทึกอย่างชัดเจนและรัดกุม ใช้ภาษาที่เป็นทางตรงและเป็นทางการ แต่ห้ามมิให้บันทึกทำให้เกิดความหวาดกลัวหรือทำให้เสื่อมเสีย บันทึกช่วยจำที่ยาวขึ้นควรมีส่วนหัวของย่อหน้าเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น

เสร็จสิ้นการบันทึก ในตอนท้ายของร่างของบันทึกย่อชื่อผู้แต่งควรปรากฏขึ้นพร้อมชื่อย่อของผู้ช่วยหลังจากสแลช "XX / yy" ชื่อย่อของผู้เขียนจะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ผู้ช่วยเป็นตัวพิมพ์เล็ก ด้านล่างนั้นช่องว่างสองช่องควรเป็นคำว่า "Attachments (x)" ที่มีจำนวนของไฟล์แนบที่รวมอยู่ในวงเล็บหากมีมากกว่าหนึ่งช่อง ถัดไปแสดงรายการบุคคลที่คุณต้องการคัดลอกหรือ "สำเนา" ควรอยู่ในรูปแบบรายการ ผู้ที่คัดลอกคนตาบอดควรเขียนด้วยมือลงบนสำเนา อย่าลืมใส่ "bcc" เพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาถูกคัดลอกโดยไม่ระบุชื่อ ผู้เขียนบันทึกควรเริ่มต้นด้วยชื่อของเขาในส่วน "จาก" ของส่วนหัวก่อนที่จะมีการแจกจ่ายบันทึก