ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยทำให้สำนักงานจำนวนมากแทบไร้กระดาษสมบูรณ์แบบ เอกสารสำคัญถูกสร้างขึ้นลงชื่อและส่งออนไลน์โดยเฉพาะและเก็บไว้เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายโดยทุกฝ่าย แม้ว่าจะสะดวกที่จะมีเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดของคุณในรูปแบบดิจิตอลคุณอาจไม่ต้องการกำจัดเครื่องพิมพ์ของคุณ เราถามคณะผู้เชี่ยวชาญจากสภาผู้ประกอบการรุ่นต่อไปนี้:
$config[code] not found“ ตอนนี้ธุรกิจออนไลน์มากมายและเอกสารจำนวนมากไม่เคยพิมพ์ออกมาเลย ยังมีบางสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้สำเนาเอกสาร เอกสารใดที่คุณควรมีสำเนาจริงและทำไม?”
เอกสารทางธุรกิจที่คุณควรพิมพ์เสมอ
นี่คือสิ่งที่สมาชิกชุมชน YEC พูดว่า:
1. ค่า บริษัท ของคุณ
“ การมีรายการที่พิมพ์บนกระดาษจะทำให้เป็นจริงขึ้นมาอีกเล็กน้อย ความสามารถในการสัมผัสและแสดงความคิดเห็นแสดงความคิดเห็นหรือแม้แต่ทิ้งทำให้พวกเขาเป็นจริงมากขึ้น ฉันชอบที่จะให้คุณค่า บริษัท ของคุณพิมพ์ออกมาและนั่งอยู่บนโต๊ะหรือแขวนบนผนังเพื่อใช้เป็นเครื่องเตือนใจว่าคุณคืออะไร (และไม่ได้อยู่)” ~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. สัญญา
“ เอกสารประเภทหนึ่งที่ฉันคิดว่าคุณควรพิมพ์ออกมาและจัดเก็บออนไลน์เป็นสัญญาใด ๆ สิ่งเหล่านี้คือการเจรจาที่สำคัญและเอกสารทางกฎหมายและคุณไม่มีทางรู้ว่าคุณจะต้องย้อนกลับไปดูเมื่อใด” ~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC
3. สิทธิ์ใช้งานใบอนุญาตและเอกสาร 'ยกผนึก'
“ คุณควรเก็บสำเนาใบอนุญาตประกอบธุรกิจและใบอนุญาตกระดาษเพราะบ่อยครั้งที่ข้อบังคับกำหนดให้คุณทำเช่นนั้น นอกจากนี้เอกสารทางกายภาพของอะไรก็ตามที่มีลายเซ็นต้นฉบับหรือตราประทับที่ยกขึ้นควรเก็บไว้และวางไว้ที่ไหนสักแห่งที่ปลอดภัย การทำซ้ำรายการที่มีตราประทับจะไม่แสดงในรูปแบบดิจิทัลอย่างถูกต้องและจะไม่ถือว่าเป็นเอกสารต้นฉบับจากหลาย ๆ หน่วยงาน” ~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. แผนฉุกเฉิน
“ การรักษาสำเนาข้อมูลหรือขั้นตอนใด ๆ เป็นสิ่งสำคัญหากจำเป็นในกรณีฉุกเฉินทำให้คอมพิวเตอร์ไม่สามารถเข้าถึงได้ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลการติดต่อในกรณีฉุกเฉินขั้นตอนความปลอดภัยจากอัคคีภัยขั้นตอนการอพยพสำนักงานและแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ” ~ Roger Lee, ผลประโยชน์ของมนุษย์
5. เป้าหมายของคุณ
“ ฉันจะไม่ใช้ปากกาและกระดาษอีกต่อไป ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือของฉัน ฉันยังเชื่อในการเป็นสีเขียวและตัดกลับบนกระดาษ แต่ถ้าฉันจะพิมพ์กระดาษใด ๆ มันจะเป็นเป้าหมายของฉัน ฉันมีรายการของเป้าหมายรายไตรมาสรายปีสามปีและ 10 ปีที่ฉันตรวจสอบทุกเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าฉันพร้อมแล้ว” ~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. ประวัติการทำงานของคุณ
“ เอกสารเดียวที่คุณควรมีสำเนาทางกายภาพคือประวัติย่อของคุณ เป็นเรื่องดีเสมอที่จะมีประวัติการทำงานกับคุณไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการสัมภาษณ์ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมและใช้โอกาสนี้อย่างจริงจัง” ~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc.
7. รหัสผ่าน
“ เก็บสำเนารหัสผ่านที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่คุณใช้ตลอดทั้งวัน ข้อมูลดังกล่าวไม่ควรถูกจัดเก็บออนไลน์ทุกที่เพื่อป้องกันโอกาสในการแฮ็คหรือการขโมยข้อมูลส่วนตัว” ~ Andrew Schrage, Money Crashers การเงินส่วนบุคคล
8. ใบรับรองสต็อก
“ เมื่อออกหุ้นให้แก่หุ้นส่วนทางธุรกิจหรือพนักงานสิ่งสำคัญคือการเก็บรักษาสำเนาเอกสารและสำเนาดิจิทัลไว้ในกรณีที่สำเนาเอกสารสูญหาย โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะได้รับสำเนาเมื่อใช้สิทธิในการซื้อหุ้น” ~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. ไฟล์ใด ๆ ที่สำคัญต่อการทำงานของคุณ
“ มีเอกสารหลายประเภทที่เราพบว่าสะดวกในการพิมพ์ เหล่านี้รวมถึงสัญญาของลูกค้าที่ลงนาม, ไฟล์ HR ของพนักงานและการทบทวนแบบครึ่งปี, คู่มือนโยบาย บริษัท ของเรา (หนึ่งต่อพนักงาน), ค่านิยมหลักของ บริษัท ของเรา (แขวนด้วยความภาคภูมิใจ), แดชบอร์ดที่มองเห็นได้สำหรับการขาย การประกันภัยและการโพสต์ทรัพยากรบุคคลที่ได้รับคำสั่งจากรัฐ” ~ Joe Beccalori ฝ่ายการตลาดเชิงโต้ตอบ
10. ใบเสร็จรับเงิน
“ ในขณะที่ใบเสร็จรับเงินดิจิตอลยอดเยี่ยม แต่ก็ยังดีที่มีความสามารถในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงินเมื่อจำเป็นด้วยเหตุผลทางภาษีหรือเอกสารอื่น ๆ ” ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. นามบัตรของคุณ
“ ฉันเก็บนามบัตรไว้เป็นประโยชน์เสมอ คุณไม่มีทางรู้ว่าที่ไหนหรือเมื่อไหร่ที่คุณจะได้พบกับใครบางคนในขณะที่อยู่ข้างนอกและเกี่ยวกับผู้ที่จะต้องการติดต่อกับคุณในภายหลัง ฉันเก็บ 10 หรือมากกว่านั้นในสถานที่ต่าง ๆ เช่นกระเป๋าเสื้อแจ็คเก็ตรถยนต์กระเป๋าสตางค์ผู้ถือหนังสือเดินทางโต๊ะและที่บ้าน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัตรของคุณเป็นที่น่าจดจำเหมือนคุณ เป็นการง่ายที่จะสูญเสียพวกเขาดังนั้นทำในสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อออกแบบบางสิ่งที่สะท้อนเอกลักษณ์ของคุณ” ~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
ภาพถ่ายผ่าน Shutterstock
4 ความคิดเห็น▼
