จอกศักดิ์สิทธิ์ของการจัดการโครงการ: ประหยัดทั้งเวลาและเงินในขณะที่ยังคงเป็นโครงการคุณภาพสูงที่ยอดเยี่ยม เป็นเป้าหมายที่ทุก บริษัท ต้องการบรรลุ แต่หลาย ๆ คนล้มเหลวในการทำเช่นนั้นด้วยเหตุผลหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นการขาดทรัพยากรขาดงบประมาณหรือขาดความรู้บ่อยครั้ง บริษัท ต่าง ๆ อนุญาตให้โครงการต่างๆสามารถควบคุมขอบเขตงบประมาณหรือโครงการอื่น ๆ ได้หลายวิธี
$config[code] not foundดังนั้นปัญหาทั่วไปของโครงการที่ไม่ได้อยู่ในการควบคุมและที่สำคัญกว่านั้นคืออะไรคือกุญแจสำคัญในการป้องกันมัน
วิธีการที่โครงการกลายเป็น Albatross
ไม่กี่ปีที่ผ่านมาหน่วยกลยุทธ์บริการในยุโรปได้ทำการศึกษาเพื่อกำหนดจำนวนโครงการที่ใช้งบประมาณและสิ่งที่ทำให้ บริษัท เสียค่าใช้จ่ายในระยะยาว การค้นพบของพวกเขารุนแรงเกินคาดการณ์:
- มูลค่ารวมของสัญญา - 47.65 พันล้านดอลลาร์
- ค่าใช้จ่ายสูงกว่า 14.54 พันล้านดอลลาร์
- 57% ของสัญญาทั้งหมด (105) ประสบกับค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป
- 33% ของสัญญาทั้งหมด (105) ประสบความล่าช้าอย่างมาก
- ยกเลิก 30% ของสัญญาทั้งหมด (105)
การศึกษาที่คล้ายกันที่ตีพิมพ์โดย Harvard Business Review - วิเคราะห์โครงการด้านไอทีทั้งหมด 1,471 รายการ - พบว่าค่าเฉลี่ยของการใช้จ่ายเกิน 27% ในขณะที่คนเดียวนั้นเป็นรูปธรรมการศึกษาพบว่าหนึ่งในหกโครงการ overran งบประมาณของพวกเขาโดยเฉลี่ย 200% และ overran ตารางเวลาของพวกเขาเกือบ 70%
สาเหตุของปัญหาเหล่านี้คืออะไร การศึกษา HBR พบว่ามีหลายปัจจัยที่จะโทษ แต่หลายคนลงมาวางแผนที่ไม่ดีและขาดข้อมูล บริษัท บางแห่งประเมินค่าใช้จ่ายและเวลาที่เกี่ยวข้องกับโครงการอย่างน้อย คนอื่นซื้อในโฆษณาของพวกเขาเองการตลาดเกินความเป็นจริงที่เกี่ยวข้องและประเมินความสามารถของตนเอง
การค้นหาสื่อกลางที่มีความสุข
มันควรจะไปโดยไม่บอกว่าการวางแผนโครงการที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็น แต่นั่นหมายความว่าอย่างไร
แม้ว่าเป้าหมายที่สูงส่งอาจฟังดูดีในช่วงข้อเสนอ แต่พวกเขาสามารถทำลายล้างชีวิตของโครงการได้ ยิ่งโครงการมีขนาดใหญ่ขึ้นและยาวขึ้นเท่าไรก็จะยิ่งมีช่องว่างมากขึ้นสำหรับเป้าหมายที่สูงส่งที่จะพลาดไปและโครงการก็ จำกัด งบประมาณและเวลามากเกินไป
แต่ถึงแม้จะมีการวางแผนที่ดีที่สุดสิ่งต่าง ๆ ที่ไม่คาดฝันก็เกิดขึ้น สิ่งนี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงขอบเขตที่ลูกค้าร้องขอไปจนถึงการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดในตลาดที่ต้องมีการปรับเปลี่ยน
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการลดค่าใช้จ่ายโครงการที่มากเกินไปและการวางแผนงบประมาณที่ไม่ดีสามารถทำได้โดยเพียงแค่ติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายในแต่ละโครงการสำหรับพนักงานที่เกี่ยวข้อง โดยการทำเช่นนี้ผู้จัดการโครงการจะได้รับการประมาณการขอบเขตโครงการที่แม่นยำมากขึ้นและสิ่งที่ใช้ในการดำเนินการเกี่ยวกับเวลาในโครงการและค่าใช้จ่ายจริงสำหรับโครงการ เวลาในการติดตามยังสามารถเปิดเผยว่าพนักงานคนใดที่อาจต้องใช้วิธีการผลักดันหรือคำแนะนำเพิ่มเติมเล็กน้อยเพื่อให้เสร็จสิ้นโครงการอย่างมีทักษะ
บ่อยครั้งที่โครงการไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ก่อนหน้าได้ในภายหลัง น่าเสียดายที่ผู้จัดการโครงการหลายคนปฏิบัติตามหลักสูตรที่ระบุไว้และทำการวิเคราะห์เพียงเล็กน้อยเพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายระดับกลางนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายด้านงบประมาณและกำหนดเวลา หากคุณบรรลุเป้าหมาย 10% ของโครงการ แต่ใช้งบประมาณถึง 15% ก็ไม่มีเหตุผลที่จะเชื่อว่าแนวโน้มจะเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องพึ่งพาและปรับเปลี่ยน หากไม่มีการปรับเปลี่ยนคุณสามารถคาดหวังได้ว่า 20% ของงานโครงการจะใช้งบประมาณ 30% และอื่น ๆ ในอัตรานี้ตามเวลาที่โครงการเสร็จสิ้นจะมีค่าใช้จ่าย 150% ของงบประมาณที่จัดสรร
แนวทางบางประการที่ต้องพิจารณา
ในทุกโครงการเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องกำหนดเป้าหมายสำคัญเพื่อประเมินความคืบหน้าและดูว่ากระบวนการนั้นสอดคล้องกับพารามิเตอร์และเป้าหมายของโครงการอย่างไร ก่อนหน้านี้จะเสร็จสิ้นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเร็วกว่านี้จะถูกค้นพบและสามารถทำการปรับเพื่อให้โครงการตามเป้าหมาย
อย่าลืมที่จะอยู่ในการติดต่อสื่อสารกับพนักงานในโครงการอย่างสม่ำเสมอในกรณีที่พวกเขาต้องการความกระจ่างเล็กน้อยในเหตุการณ์สำคัญเช่นกัน สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้โครงการดำเนินไปได้ แต่ยังเพิ่มความเชื่อมโยงกับความพยายามของกลุ่มเช่นกัน
ด้วยการวางแผนที่ดีและขยันติดตาม บริษัท ของคุณสามารถหลีกเลี่ยงสถิติที่โชคร้ายและสามารถบรรลุเป้าหมายของการประหยัดเวลาและเงินในขณะที่ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีคุณภาพ
ภาพการประชุมผ่านทาง Shutterstock
2 ความคิดเห็น▼
