วิธีการเขียนบันทึกย่อ

หนึ่งในความรับผิดชอบของพนักงานที่ทำงานในระดับต่าง ๆ ของรัฐบาลคือการเขียนบันทึกสรุปย่อสำหรับผู้กำหนดนโยบายที่ใช้บันทึกเพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับปัญหาต่างๆและเพื่อเป็นแนวทางในการจัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติและกฎหมาย บันทึกสรุปย่อเป็นบทสรุปย่อของปัญหาหรือกรณีที่แสดงการเรียกร้องให้ดำเนินการกับผู้อ่าน บันทึกที่ประสบความสำเร็จชักชวนให้ผู้อ่านดำเนินการโดยให้หลักฐานที่เป็นรูปธรรมซึ่งง่ายต่อการเข้าใจและประเมินผล

$config[code] not found

เริ่มต้นบันทึกช่วยจำโดยเขียน "ถึง:" และ "จาก:" แทรกชื่อของผู้ส่งและผู้รับหลังเครื่องหมายทวิภาค ในบรรทัดถัดไปเขียนวันที่คุณเขียนบันทึก เสร็จสิ้นส่วนนี้โดยการเขียน "หัวเรื่อง:" ตามด้วยหัวข้อที่บันทึกช่วยจำอ้างอิง

ระบุการกระทำที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำในประโยคหรือย่อหน้าแรกของบันทึกช่วยจำ

รักษาความสนใจของผู้อ่านโดยใช้ย่อหน้าสั้น ๆ สั้น ๆ ที่มีความยาวไม่เกิน 5 ประโยค เมื่อระบุสาเหตุของการดำเนินการให้ระบุเหตุผลแต่ละข้อในย่อหน้าแยกต่างหาก

ใช้หลักฐานเชิงประจักษ์เพื่อโน้มน้าวผู้อ่านถึงความต้องการแนวทางการปฏิบัติที่เสนอ ตัวอย่างเช่นอ้างอิงสถิติที่อยู่อาศัยที่มีรายได้ต่ำเมื่อค้นหาการเปลี่ยนแปลงในนโยบายการแบ่งเขตที่กำหนด หลีกเลี่ยงภาพรวมที่คุณไม่สามารถสนับสนุนได้ด้วยข้อเท็จจริง

สรุปแนวทางปฏิบัติหรือนโยบายทางเลือกซึ่งอธิบายถึงข้อดีและข้อเสียของแต่ละวิธี

หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดหรือการแสดงออกที่ไม่จำเป็นเช่น "ตามการสนทนาของเรา" และศัพท์แสงทางเทคนิคเมื่อคุณอ้างถึงข้อเท็จจริงและตัวเลข ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและตรงที่ผู้อ่านสามารถเข้าใจได้

ใช้เสียงที่ใช้งานซึ่งตรงข้ามกับข้อความแฝงเพื่อกระตุ้นให้เกิดการกระทำ หากคุณรู้จักผู้รับบันทึกช่วยจำให้ใช้คำสรรพนามบุคคลแรกเช่น "ฉัน" และ "เรา" เพราะผู้คนมักจะทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งสำหรับคนที่พวกเขารู้สึกว่าตนเองรู้จัก เน้นการเชื่อมต่อส่วนบุคคลดังกล่าวเพิ่มเติมโดยใช้การหดตัวเช่น "ฉัน"

ย้ำถึงความจำเป็นในการดำเนินการในตอนท้ายของบันทึกช่วยจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุว่ามีกำหนดส่งการกระทำที่ต้องปฏิบัติตามหรือไม่