Microsoft Teams เป็นเครื่องมือสื่อสารภายใน Office 365 ที่ให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันกับพนักงานได้อย่างตรงไปตรงมา สำหรับผู้ที่ไม่ได้ใช้ Microsoft Teams จะสามารถรับเคล็ดลับและข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด
เคล็ดลับทีมของ Microsoft
Simona Millham เป็นผู้ฝึกสอนที่ผ่านการรับรองของ Microsoft และผู้ฝึกสอนสำหรับแพลตฟอร์มการเรียนรู้ด้านไอที CBT Nuggets เธอได้แบ่งปันเคล็ดลับที่มีค่าสำหรับการทำประโยชน์ให้กับทีมงาน Microsoft ให้มากที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในการสัมภาษณ์ทางอีเมลกับ Small Business Trends
$config[code] not foundลดการสื่อสารทางอีเมลให้น้อยที่สุด
หนึ่งในประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของ Microsoft Teams คือมันช่วยให้ธุรกิจต่างๆจัดการการสื่อสารทั้งหมดได้ในที่เดียวแทนที่จะพึ่งพาเครือข่ายอีเมลที่ยาวซึ่งสามารถหลงทางได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นหากคุณต้องการใช้ประโยชน์จาก Microsoft Teams ให้มากที่สุดให้ใช้มันแทนอีเมลที่ไม่ใช่การสื่อสารภายใน
มิลล์แฮมกล่าวว่า“ ถ้ามีคนส่งอีเมลไปยังทีมเพื่อถามคำถามที่ไม่สำคัญและทุกคนตอบกลับนั่นจะสร้างอีเมลจำนวนมาก การสนทนาเป็นหัวใจสำคัญของทีมทำให้มองเห็นกระทู้ได้ง่ายและตอบกลับอย่างรวดเร็วเมื่อมีความเกี่ยวข้อง”
แบ่งปันการสนทนากับสมาชิกทีมใหม่
Microsoft Teams สามารถทำให้พนักงานใหม่เข้ามาทำงานได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณทำการจ้างงานใหม่หรือเพิ่มสมาชิกในทีมที่มีอยู่ให้กับโครงการใหม่คุณสามารถแบ่งปันการสนทนาจากเธรดหรือโครงการนั้นกับพวกเขาเพื่อให้พวกเขาสามารถติดต่อได้อย่างง่ายดายแทนที่จะส่งต่ออีเมลจำนวนมากหรือส่งเอกสารที่ยุ่งยาก
ติดกับกลุ่มน้อย
Microsoft Teams ช่วยให้คุณกำหนดกลุ่มต่างๆภายในองค์กรของคุณเพื่อให้คุณสามารถสนทนากับสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องได้ แต่อย่าไปลงน้ำเพื่อสร้างกลุ่มสำหรับการผสมผสานที่เป็นไปได้ของพนักงานในทันที พิจารณาว่าใครทำงานร่วมกันในโครงการส่วนใหญ่และสร้างเฉพาะกลุ่มที่เหมาะสมเพื่อไม่ให้ทุกคนมีทางเลือกมากมาย คุณสามารถเพิ่มได้ในภายหลัง
มีเป้าหมายสำหรับแต่ละกลุ่ม
หากคุณกำลังดิ้นรนเพื่อพิจารณาว่าจะเริ่มกลุ่มใดให้พิจารณาสิ่งที่คุณต้องการบรรลุสำหรับแต่ละกลุ่ม ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการกลุ่มเพื่อการจัดการระดับบนซึ่งคุณต้องตัดสินใจเมื่อต้องตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ครั้งใหญ่ แต่คุณอาจต้องการกลุ่มเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะเช่นการสนับสนุนด้านไอทีและการตลาดโซเชียลมีเดีย
เพิ่มกลุ่มตามที่คุณไป
จากตรงนั้นคุณสามารถเพิ่มกลุ่มเป็นโครงการเฉพาะเรียกร้องให้พวกเขา สมมติว่าคุณมีโครงการลูกค้าพิเศษที่เกี่ยวข้องกับผู้คนจากแผนกต่างๆที่ไม่ได้ทำงานร่วมกันตามปกติ สร้างกลุ่มที่มีไว้สำหรับอินสแตนซ์นั้นเพื่อให้พนักงานเหล่านั้นไม่จำเป็นต้องสื่อสารในหัวข้อทั่วไปมากขึ้น
ตั้งค่าการประชุมทางเสียง
Microsoft Teams ยังมีคุณสมบัติการประชุมทางเสียงเพื่อให้คุณสามารถโฮสต์การประชุมด้วยเสียงภายในกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงหรือเพียงแค่มีสมาชิกทีมหนึ่งหรือสองคน นี่เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างยิ่งโดยเฉพาะถ้าคุณมีสมาชิกในทีมบางคนที่ทำงานจากระยะไกล นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เพื่อสื่อสารกับลูกค้าภายนอกผ่านฟีเจอร์การเข้าถึงแขกใหม่
สร้างกลยุทธ์การสื่อสาร
แน่นอน Microsoft Teams ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ Microsoft เดียวที่มีคุณสมบัติการสื่อสารเช่นการแชทและการโทรด้วยเสียง แต่มิลแลมเตือนไม่ให้จมอยู่กับการใช้ตัวเลือกเดียวทุกตัว แต่ให้สร้างแผนเฉพาะที่สรุปสถานการณ์ที่คุณจะใช้ Microsoft Teams เพื่อการสื่อสารกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ แทน
Millham อธิบายว่า“ ฉันคิดว่าหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือการช่วยให้ผู้ใช้ทางธุรกิจเข้าใจถึงเครื่องมือของ Microsoft Office 365 ที่จะใช้เมื่อใด มีการทับซ้อนกันระหว่างฟังก์ชั่นการทำงานของ Teams, Yammer และ Skype for Business ซึ่งสร้างความสับสนให้กับผู้ใช้และพวกเขามีแนวโน้มที่จะเริ่มต้นกลับไปที่อีเมลโดยไม่มีคำแนะนำบางอย่าง ดังนั้นข้อเสนอแนะของฉันคือธุรกิจต้องใช้เวลาพอสมควรในการพิจารณาว่าเครื่องมือใดเหมาะสมกับส่วนต่าง ๆ ขององค์กรของพวกเขา - และดำเนินการนักบินที่มีกลุ่มผู้ใช้ที่แตกต่างกัน - จากนั้นให้คำแนะนำและสร้างความตระหนักแก่ผู้ใช้”
ทดสอบกลยุทธ์การสื่อสาร
ดังที่ Millham ได้กล่าวไว้มันจะเป็นประโยชน์ในการทดสอบกลยุทธ์การสื่อสารที่แตกต่างกันภายในองค์กรของคุณเพื่อดูว่าอะไรดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจพบว่าเหมาะสมที่จะใช้ Skype สำหรับการโทรของลูกค้าหากลูกค้าส่วนใหญ่ของคุณมี Skype ID อยู่แล้วและไม่ต้องการลงชื่อสมัครใช้การเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชมด้วย Microsoft Teams แต่คุณสามารถเลือกที่จะเก็บสายภายในทั้งหมดไว้ในทีมเพื่อความเรียบง่าย เพียงแค่เปิดให้พนักงานป้อนข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถปรับแผนให้เหมาะกับความต้องการของพวกเขาได้
อัพเดทอยู่เสมอด้วยคุณสมบัติใหม่
ทีม Microsoft มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาและเพิ่มฟังก์ชันใหม่ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อทีมของคุณหรือเปลี่ยนวิธีที่คุณใช้แพลตฟอร์ม ตัวอย่างเช่น Microsoft กำลังอยู่ระหว่างการรวมฟังก์ชันการทำงานของ Skype for Business เข้ากับทีม Millham แนะนำให้ตรวจสอบเอกสาร Microsoft Teams และแนวทางปฏิบัติสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและการปรับปรุงเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือคุณสมบัติใหม่
อบรมพนักงานของคุณ
สิ่งสำคัญคือต้องมั่นใจว่าพนักงานของคุณเข้าใจวิธีการใช้ประโยชน์จากทีม Microsoft ให้ได้ประโยชน์สูงสุด และมีทรัพยากรมากมายสำหรับจุดประสงค์นั้น CBT Nuggets เป็นทางเลือกหนึ่งสำหรับการฝึกอบรม Microsoft Teams
Millham กล่าวว่า“ สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจะมีภาพรวมของทรัพยากรที่ต้องพิจารณาเมื่อปรับใช้ทีมและสนับสนุนการยอมรับของผู้ใช้ สำหรับพนักงานมันครอบคลุมถึงวิธีการใช้ช่องทางการสนทนาการประชุมการแชร์ไฟล์วิกิและอื่น ๆ อีกมากมาย”
ภาพ: Microsoft
1
