ฉันเขียนลงในคอลัมน์สุดท้ายของฉันเกี่ยวกับเครื่องอ่าน eBook Amazon Kindle ใหม่และกล่าวว่า:
$config[code] not found“ เราทุกคนต่างเฝ้ารอการคาดคะเนของ 'สำนักงานไร้กระดาษ' อย่างเป็นความจริง แต่สัญญานี้ดูเหมือนจะเป็นความเข้าใจผิดที่เข้าใจยากกว่าที่เคยเป็นมา”
แต่บางทีสำนักงานไร้กระดาษอยู่ในสายตา ใช่ฉันฟังคนที่พูดต่อไปว่าสำนักงานไร้กระดาษยังคงเป็นความฝัน แต่ฉันคิดว่ากุญแจสำคัญในที่นี้คือการตั้งเป้าหมายและทำงานเพื่อความก้าวหน้าในการกำจัดกระดาษของคุณไม่ใช่ความสมบูรณ์แบบในการบรรลุเป้าหมายสูงสุดนั้น ระบบการจัดการข้อมูลที่ถูกต้องสามารถรวมการใช้งานจริงของกระดาษเข้ากับความเร็วของข้อมูลและเทคโนโลยีใหม่
ในฐานะผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเราต้องการกำจัดปริมาณกระดาษที่เราใช้เพราะต้องใช้เวลามากเกินไป (และเงิน) ในการผลิตจัดระเบียบและเรียกคืน การทำเช่นนั้นจะช่วยให้ บริษัท ของคุณประหยัดเงินเป็นจำนวนมากและช่วยให้คุณทำเงินได้มากขึ้นเช่นกัน
ด้วยการแพร่กระจายของข้อมูลในปัจจุบัน เราจำเป็นต้องให้ข้อมูลแก่ตนเองและผู้อื่นด้วยความรวดเร็วในโลกปัจจุบัน
ดูวิธีการจัดการกระดาษและไฟล์ในธุรกิจของคุณ
หากคุณชอบฉันฉันกล้าเสนอว่าสิ่งที่คุณพบจะไม่ทำให้คุณมีความสุข
คุณอาจมีสำนักงานที่ได้รับการจัดระเบียบมากที่สุดในโลก แต่ถึงเวลาที่ต้องใช้ระบบจัดเก็บบันทึกของคุณและรักษาวิธีการขององค์กรนี้ให้เป็นดอลลาร์จริง - ชั่วโมงที่สามารถใช้ในการวิจัยและพัฒนา
คุณใช้ระบบ 'กอง' ในการจัดเก็บสิ่งต่าง ๆ ในกองให้เรียบร้อยเพื่อให้คุณรู้ว่าทุกอย่างอยู่ที่ไหน? คิดถึงความยุ่งเหยิงทางกายภาพด้วยสาเหตุนี้รวมถึงความรู้สึกผิดที่คุณรู้สึกเพราะคุณรู้สึกถึงความจำเป็นที่จะต้อง 'ผ่าน' กองเหล่านี้ - เพื่อให้แน่ใจว่าอย่างน้อยที่สุดคุณก็ไม่ลืมอะไร
หากไฟล์กระดาษฝังที่ทำงานของคุณ“ กำลังไร้กระดาษ” อาจเป็นตัวเลือกที่ดี แต่อะไรคือสิ่งที่ไร้กระดาษหมายถึงธุรกิจของคุณ? มันเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่จะทำและไม่หันหลังกลับ มันหมายถึงการสแกนไฟล์เหล่านั้นทั้งหมดลงในคอมพิวเตอร์และเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมเพื่อใช้ไฟล์ดิจิตอล
ขณะนี้สามารถดูเอกสารเหล่านั้นที่เคยจัดส่งจากพนักงานหนึ่งไปยังอีกเอกสารหนึ่งหรือจากธุรกิจของคุณไปยังไคลเอนต์หรือไคลเอนต์เปอร์สเปคทีฟได้ทุกที่ที่ต้องการ บริษัท ของคุณสามารถประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงและประหยัดเงินในการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพเพียงอย่างเดียว
ความจริงก็คือสำนักงานของคุณมักจะใช้กระดาษ คำว่า 'ไร้กระดาษ' สูงเกินมาตรฐานที่จะเข้าถึงได้ บางคนจำเป็นต้องพิมพ์สิ่งต่างๆออกมาเพื่ออ่าน คุณจะพิมพ์สิ่งที่ต้องพกติดตัวและแสดงให้คนอื่นเห็น ไม่ใช่ทุกงานนำเสนอที่สามารถปรับให้เหมาะกับ PowerPoint คุณจะไม่กำจัดเครื่องพิมพ์เหล่านั้น
แต่คุณจะต้องกำจัดตู้เก็บเอกสารหรืออย่างน้อยก็ในขณะที่คุณสแกนไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์และสร้างไฟล์ใหม่บนคอมพิวเตอร์และจำเป็นต้องจัดระเบียบไฟล์เหล่านั้นอย่างต่อเนื่อง
นี่คือ 4 สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อไม่ใช้กระดาษ:
1. เมื่อทำการสแกนไฟล์เครื่องสแกนเอกสารโดยเฉพาะมีความสำคัญ
2. เมื่อบันทึกไฟล์วิธีที่ดีที่สุดและเป็นที่ยอมรับมากที่สุดในรูปแบบ PDF หรือรูปแบบเอกสารพกพา นี่เป็นรูปแบบที่เสถียรที่ช่วยให้ไฟล์ดูตรงตามที่ดูบนกระดาษ สามารถอ่านออนไลน์หรือพิมพ์ได้ใช้พื้นที่น้อยและสร้างได้ง่ายด้วยซอฟต์แวร์ที่มีให้จาก Adobe
3. หากคุณแปลงไฟล์เป็นดิจิทัลคุณจะต้องใช้ฮาร์ดไดรฟ์เพื่อจัดเก็บ“ ตู้เก็บแฟ้ม” ใหม่และระบบสำรองข้อมูลที่ดี ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคแนะนำให้มีฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพาสองตัว คุณสำรองหนึ่งรายการขึ้นในแต่ละสัปดาห์และนำข้อมูลสำรองไปยังสถานที่นอกสถานที่เช่นกล่องเงินฝากธนาคาร
4. หากคุณไม่มีคอมพิวเตอร์ของคุณในเครือข่ายท้องถิ่น (LAN) พวกเขาจะต้องทำการเชื่อมต่อเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ การตั้งค่าเครือข่ายไร้สายมีค่าใช้จ่ายประมาณ $ 25-50 ต่อคอมพิวเตอร์บวก $ 75-100 ดอลลาร์สำหรับ“ ฮับ” หรือเราเตอร์ส่วนกลางสำหรับคอมพิวเตอร์สี่เครื่อง
คนส่วนใหญ่ไม่มีปัญหาในการดูไฟล์ดิจิทัลและการดูแลรักษา สิ่งที่คุณและพนักงานของคุณอาจมีปัญหาคือการคุ้นเคยกับการเก็บบันทึกและระบบการจัดการข้อมูลใหม่ นำทุกคนขึ้นเครื่อง ในแง่ของโปรโตคอลไฟล์ ไดเรกทอรีควรจะมีข้อความว่าอย่างไร ควรตั้งชื่อไฟล์อย่างไร? มันเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนใช้มาตรฐานเดียวกัน ตัดสินใจเลือกสิ่งที่จะเป็นและพิมพ์สำเนาสำหรับทุกคน ทำสำเนาพร้อมใช้งานบนเครือข่ายของ บริษัท
การเลือกใช้กระดาษไร้กระดาษเป็นเรื่องของการเลือก: มันเป็นวิถีชีวิตที่ใส่ใจและการตัดสินใจสไตล์การทำงาน เป็นสิ่งที่เมื่อมุ่งมั่นอย่างสมบูรณ์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพประสิทธิผลและประสิทธิผลรวมถึงลดปริมาณขยะที่เราแต่ละคนผลิต
คุณได้ตัดสินใจที่จะไปไร้กระดาษหรือไม่?
* * * * *
