วิธีจัดการประชุมธุรกิจ

โลกธุรกิจดูเหมือนจะหมุนเป็นแกนของการประชุม แต่ไม่ใช่ทุกการประชุมที่ได้ผล ลงทุนเวลาในการวางแผนเซสชันที่มีประสิทธิผลเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณจะได้งานเสร็จ พิจารณาอย่างรอบคอบถึงสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จและใครควรเข้าร่วม

กำหนดวัตถุประสงค์และผู้ชม

กำหนดวัตถุประสงค์สำหรับการประชุมและทำให้ชัดเจนและระบุไว้อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นสร้างรายการสั้น ๆ ของสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่อธิบายถึงเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง เป้าหมายของการประชุมของคุณอาจเป็นการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญทำการตัดสินใจแก้ไขปัญหาหรือมอบหมายการกระทำ วัตถุประสงค์ที่กระชับและตรงประเด็นช่วยให้ผู้จัดประชุมกำหนดว่าใครควรเข้าร่วมการประชุม สร้างรายชื่อผู้ได้รับเชิญโดยจัดแนวเป้าหมายแต่ละอย่างกับสมาชิกในทีมซึ่งการปรากฏตัวจะทำให้เป็นไปได้จริงตามเป้าหมาย

$config[code] not found

กำหนดวาระการประชุม

กำหนดวาระการประชุมตามเป้าหมายในวัตถุประสงค์ หากเป้าหมายคือสื่อสารจุดเริ่มต้นของโครงการให้กำหนดรายการวาระที่ระบุว่าใครจะนำเสนอข้อมูลนั้นและวิธีการแบ่งปันข้อมูลเช่นการนำเสนอด้วย PowerPoint หากเป้าหมายคือการมอบหมายให้ดำเนินการให้กำหนดวาระการประชุมที่อธิบายถึงวิธีการมอบหมายงาน ทุกเป้าหมายควรมีหนึ่งรายการขึ้นไปที่เกี่ยวข้องกับมันโดยตรง

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

เลือกวันที่และเวลา

เลือกวันที่และเวลาการประชุมตามความพร้อมของผู้นำการประชุมและผู้รับเชิญที่สำคัญที่สุด ยิ่งมีรายชื่อผู้ได้รับเชิญมากเท่าไหร่การหาวันและเวลาก็ยากขึ้นเมื่อทุกคนว่าง ยอมรับเวลาที่เหมาะกับกำหนดการมากที่สุด ก่อนกำหนดเวลาให้คิดตามเขตเวลา หากผู้รับเชิญบางคนจะเข้าร่วมทางโทรศัพท์หรืออินเทอร์เน็ตให้พิจารณาชั่วโมงการทำงานของพวกเขาเช่นเดียวกับคุณเอง 1 น. การประชุมในเวลามาตรฐานตะวันออกคือการประชุมชั่วโมงอาหารกลางวันในเวลามาตรฐานกลาง การประชุมเดียวกันนั้นเวลา 14.00 น. ที่โตเกียว

เลือกที่ตั้ง

ค้นหาห้องประชุมที่จะช่วยให้บรรลุผลตามระเบียบวาระการประชุมทั้งหมด เลือกห้องที่มีขนาดใหญ่หรือเล็กพอให้พอดีกับจำนวนคนที่คาดว่าจะเข้าร่วม ห้องที่มี 40 ที่นั่งเป็นตัวเลือกที่แย่สำหรับการประชุมกับ 10 คน ในทำนองเดียวกันคุณไม่ต้องการให้ฝูงชนเบียดเสียดแน่นจนเกินไปจึงจำเป็นต้องนำเก้าอี้เสริมมาด้วย

จัดเตรียมวัสดุและเหตุการณ์ต่าง ๆ

หากคาดว่าจะมีการนำเสนอตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องมีโปรเจคเตอร์ ถ้าไม่ทำข้อตกลงเพื่อนำโปรเจ็กเตอร์ติดตัวไปด้วย - ให้แน่ใจว่าคุณมีสิ่งที่จะฉายเช่นจอหรือผนังสีขาว อย่าลืมพิจารณาความพร้อมใช้งานของสิ่งอื่น ๆ เช่นกระดานไวท์บอร์ดที่มีเครื่องหมายลบแบบแห้งแผนภูมิพลิกและโทรศัพท์ลำโพงสำหรับผู้เข้าร่วมนอกสถานที่ สำหรับการประชุมหลายชั่วโมงจัดอาหารและเครื่องดื่มเพื่อให้ผู้เข้าร่วมจดจ่อกับหัวข้อมากกว่าท้อง

แจ้งผู้ได้รับเชิญ

แจ้งผู้ได้รับเชิญของวัตถุประสงค์การประชุมวันเวลาและสถานที่ให้ดีล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมตัวได้อย่างถูกต้อง ในกรณีส่วนใหญ่ควรแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ ใช้ซอฟต์แวร์ปฏิทินในที่ทำงานเพื่อส่งการนัดหมายการประชุมไปยังผู้รับเชิญทั้งหมด หลายโปรแกรมจะแจ้งเตือนเมื่อมีการเชิญล่วงหน้าสองสามนาทีหรือสองสามวันก่อนการประชุมหรือปรับแต่งการแจ้งเตือนตามความต้องการของคุณ