วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ

มืออาชีพส่วนใหญ่จะต้องร่างจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการในบางช่วงเวลาในอาชีพการงานของพวกเขา ไม่ว่าคุณกำลังมองหางานลาออกจากงานหรือติดต่อสื่อสารกับลูกค้าการจัดรูปแบบและการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้องบ่งบอกถึงระดับความเป็นมืออาชีพของคุณ ในการเขียนจดหมายดังกล่าวให้ทำตามรูปแบบที่ถูกต้องและใช้ภาษามืออาชีพพร้อมกับระบุความต้องการที่จำเป็นทั้งหมด

การจัดรูปแบบบล็อก

รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดสำหรับจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการคือรูปแบบบล็อก ด้วยรูปแบบนี้ข้อความทั้งหมดจะถูกล้างทิ้งด้วยระยะขอบ 1 นิ้วทั่วทั้งหน้า วิธีเขียนจดหมายของคุณในรูปแบบนี้:

$config[code] not found

1. พิมพ์ที่อยู่ของคุณเว้นเสียแต่ว่ามีกระดาษหัวจดหมายพิมพ์อยู่ด้วยในกรณีนี้คุณจะเริ่มด้วยวันที่
2. ข้ามบรรทัดจากนั้นเพิ่มวันที่
3. ข้ามอีกบรรทัดหนึ่งและเพิ่มชื่อและที่อยู่ของผู้รับจดหมาย
4. ข้ามอีกบรรทัดหนึ่งแล้วใส่คำทักทายตามด้วยเครื่องหมายโคลอน
5. ข้ามอีกบรรทัดหนึ่งและเริ่มจดหมายของคุณ
6. หลังจากเนื้อความของจดหมายพิมพ์การปิด
7. ข้ามสามบรรทัดจากนั้นพิมพ์ชื่อและชื่อของคุณ

การจัดรูปแบบการเยื้อง

การจัดรูปแบบเยื้องตามรูปแบบที่คล้ายกันเพื่อป้องกันการจัดรูปแบบในแง่ของระยะห่างระหว่างส่วน อย่างไรก็ตามมีความแตกต่างบางประการกับการจัดตำแหน่งของส่วนต่าง ๆ:

1. พิมพ์ที่อยู่และวันที่ของคุณด้วยขอบซ้ายของบรรทัดที่จัดชิดกับกึ่งกลางของหน้า ถ้าคุณใช้กระดาษหัวจดหมายที่พิมพ์แล้วอย่าพิมพ์ที่อยู่ของคุณอีกครั้ง
2. ข้ามบรรทัดแล้วพิมพ์ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ ควรล้างทิ้งเช่นเดียวกับรูปแบบบล็อก
3. ย่อหน้าแต่ละย่อหน้าของตัวอักษรครึ่งนิ้วโดยมีช่องว่างระหว่างย่อหน้า
4. พิมพ์บรรทัดปิดและบรรทัดลายเซ็นเพื่อให้อยู่กับที่อยู่และวันที่ที่ด้านบนของหน้าโดยชิดขอบด้านซ้ายตรงกลางของหน้า

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

เนื้อหาจดหมาย

โดยทั่วไปจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการสามารถแบ่งออกเป็นห้าส่วนที่แตกต่างกัน:

• บทนำที่บอกผู้รับว่าจดหมายนั้นเกี่ยวกับอะไร
• เหตุผลในการเขียน
• ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมา
• หมายเหตุเพิ่มเติมหรือคำชี้แจง
• การปิดที่อ้างอิงผู้ติดต่อในอนาคต

ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนเพื่อติดตามการสัมภาษณ์ที่ให้ข้อมูลคุณจะเริ่มด้วยการอ้างอิงการประชุมและพูดว่าคุณกำลังเขียนเพื่อติดตาม หากคุณกำลังส่งเอกสารเช่นสำเนาเรซูเม่หรือตัวอย่างการเขียนของคุณโปรดทราบว่าในจดหมาย ตัวอย่างเช่น“ เมื่อเราพูดถึงฉันได้แนบสำเนาของบทความที่ฉันเขียนไว้ วารสาร XYZ ในกลยุทธ์ทางการตลาด” จบโดยย้ำว่าคุณชื่นชมการประชุมและคุณจะยังคงติดต่อกันตลอดการหางาน หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อหรือสแลงในจดหมายของคุณและพิสูจน์อักษรอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่ง

ข้อควรพิจารณาพิเศษ

หากบุคคลอื่นกำลังพิมพ์จดหมายของคุณให้ระบุว่าในบรรทัดใต้บรรทัดลายเซ็น ข้ามบรรทัดจากนั้นพิมพ์อักษรย่อของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ตามด้วยเครื่องหมายทับซ้ายและอักษรย่อของพิมพ์ดีดเป็นตัวพิมพ์เล็ก

หากคุณรวมถึงสิ่งที่แนบมาในจดหมายของคุณให้แจ้งเตือนผู้รับด้วยการเพิ่มบันทึกย่อที่ด้านล่างของจดหมาย ข้ามสองบรรทัดจากบรรทัดลายเซ็นหรือหนึ่งบรรทัดจากบรรทัดพิมพ์ดีด ประเภท“ สิ่งห่อหุ้ม” ตามด้วยจำนวนของสิ่งที่แนบมาในวงเล็บหรือเครื่องหมายโคลอนและสิ่งที่แนบมาที่ระบุไว้ในบรรทัดที่มีหมายเลขแยกต่างหากตัวอย่างเช่นสิ่งห่อหุ้ม: 1. ดำเนินการต่อ 2. เขียนตัวอย่าง

หากคุณกำลังส่งสำเนาจดหมายถึงบุคคลอื่นให้รวมบรรทัด CC ด้วย หลังจากบรรทัด enclosures ข้ามบรรทัด พิมพ์ CC ตามด้วยเครื่องหมายโคลอนและชื่อของผู้รับเพิ่มเติม หากมีมากกว่าหนึ่งคนให้รวมชื่อแต่ละชื่อในบรรทัดแยกต่างหาก

สุดท้ายให้เลือกแบบอักษรอนุรักษ์นิยมและอ่านง่าย Times New Roman หรือ Arial ใน 10 หรือ 12 คะแนนเป็นตัวเลือกที่ใช้กันมากที่สุดสำหรับจดหมายธุรกิจ