มีกิจกรรมทางโลกในทุกธุรกิจ สิ่งเหล่านี้เป็นงานที่ต้องใช้เวลาและพลังงาน แต่มีคนอื่นจัดการอย่างตรงไปตรงมาเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักของ บริษัท ของคุณ
แต่คุณจะหาคนที่จะจัดการงานเหล่านี้ได้ที่ไหน เข้าสู่ผู้ช่วยเสมือนจริง!
“ ผู้ช่วยเสมือนสามารถใช้สิ่งของในชีวิตประจำวันที่ก่อให้เกิดความเครียด แต่ไม่ยากจริง ๆ แล้วนำพวกเขาไปทำฉากหลังเพื่อให้คุณสามารถทำงานในสิ่งที่ใหญ่กว่าได้” เจสออสตอฟฟ์ผู้อำนวยการฝ่ายความสงบ ที่ Don't Panic Management หน่วยงานให้ความช่วยเหลือเสมือนที่เชี่ยวชาญด้านบริการการจัดการ Facebook แบบครบวงจรสำหรับธุรกิจ
$config[code] not foundเมื่อพิจารณาถึงบทบาทที่สำคัญที่พวกเขาเล่นมันเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเลือกอย่างชาญฉลาดเมื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน ด้านล่างนี้เป็นเคล็ดลับในการจ้างผู้ช่วยเสมือนจริงที่เหมาะสม
เมื่อจ้างผู้ช่วยเสมือนต้องแน่ใจว่าพวกเขา..
รักษาการสื่อสารที่ชัดเจน
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการจ้างพนักงานเต็มเวลาและผู้ช่วยเสมือนคือการมีอยู่จริง ซึ่งแตกต่างจากพนักงานประจำผู้ช่วยเสมือนไม่สามารถก้าวเข้าไปในห้องโดยสารของคุณเพื่อรับคำตอบได้ สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นคุณควรมองหาผู้ช่วยเสมือนที่มีความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์ในการสื่อสารตลอดเวลา
มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรม
สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ B2B ขนาดเล็กและกลุ่มเป้าหมายของคุณคือกลุ่มคนและผู้มีอำนาจตัดสินใจที่จริงจังและมีวิวัฒนาการ คุณจะได้รับประโยชน์จากการจ้างสามเณรที่ไม่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมหรือไม่? อาจจะไม่. คุณควรมองหาคนที่มีความรู้เพียงพอเกี่ยวกับอุตสาหกรรมที่คุณดำเนินงานมาคนที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมที่แข็งแกร่งจะสามารถเข้าใจสิ่งที่ผู้ชมต้องการ
เป็นเจ้าของสำหรับข้อผิดพลาด
ผู้ช่วยเสมือนมืออาชีพไม่เคยกลัวที่จะรับผิดชอบความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน คุณภาพนี้ทำให้คุณทำงานกับพวกเขาได้ง่ายขึ้น ดังที่ Ostroff กล่าวว่า“ พวกเขาเห็นคุณค่าของงานและความทุ่มเทของพวกเขาต่อความสำเร็จของคุณและรับกรรมสิทธิ์ในความผิดพลาดหรือความเข้าใจผิดเพื่อให้พวกเขาสามารถทำได้ดีขึ้นในอนาคต” การเป็นเจ้าของสำหรับความผิดพลาด ในผู้ช่วยเสมือน
มีการอ้างอิงที่ตรวจสอบได้
วิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการวัดทักษะและคุณสมบัติของผู้ช่วยเสมือนในอนาคตคือการค้นหาการอ้างอิงและคำรับรองจากผู้ว่าจ้างในอดีต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ใจกับสิ่งที่นายจ้างคนก่อนพูดถึงเกี่ยวกับงานบุคลิกภาพและทักษะของพวกเขา จากคำรับรองคุณจะสามารถหาคนที่เหมาะสมสำหรับงานได้
ทำความเข้าใจว่า Social Media ทำงานอย่างไร
ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังจ้างใครบางคนจัดการบัญชี Facebook ของคุณมันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาที่จะต้องเข้าใจว่าเว็บไซต์ทำงานอย่างไร นอกเหนือจากความเข้าใจที่ครอบคลุมเกี่ยวกับฟังก์ชั่นของ Facebook สิ่งสำคัญคือการรู้อย่างชัดเจนว่าสามารถทำอะไรกับธุรกิจได้ ประวัติที่ดีจะเป็นประโยชน์ในการช่วยให้คุณตรวจสอบความสามารถของผู้ช่วยเสมือนในอนาคตในการปฏิบัติงานในมือ
แบ่งปันคำแนะนำ
ผู้ช่วยเสมือนมืออาชีพมีความมั่นใจในทักษะและประสบการณ์ของพวกเขามากพอที่จะแบ่งปันข้อเสนอแนะที่สามารถช่วยงานของพวกเขาและเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ “ พวกเขายังสามารถให้คำแนะนำเมื่อพูดถึงกระบวนการและประสิทธิภาพตามประสบการณ์ของตนเองที่จะช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นมากขึ้น” Ostroff กล่าว ข้อมูลและคำแนะนำที่มีประโยชน์สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้ในที่สุด
ถามคำถามเกี่ยวกับงานและความรับผิดชอบ
เมื่อผู้ช่วยเสมือนในอนาคตถามคำถามเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบมันจะแสดงความสนใจในการตอบสนองความต้องการของคุณ คำถามที่ถูกต้องยังมีประโยชน์ในการช่วยให้คุณเข้าใจหน้าที่รับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน “ การมองลึกลงไปในตัวคุณและธุรกิจของคุณคือการค้นหาสิ่งที่คุณต้องทำและสิ่งที่คนอื่นทำได้ จากนั้นคุณต้องทราบว่าสิ่งใดที่คนอื่นสามารถทำได้จริง ๆ ที่ควรได้รับการแต่งตั้งให้เป็นเวอร์จิเนีย” Ostroff กล่าว
ทำงานได้ดีในการทดลองใช้งาน
ไม่แน่ใจว่าความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ช่วยเสมือนจะเป็นอย่างไร ลองโครงการทดลองเพื่อทดสอบน่านน้ำ“ สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มต้นด้วยงานหรือโครงการที่มีขนาดเล็กและเจาะจงเพื่อให้คุณสามารถเริ่มสร้างความเชื่อมั่นในขณะที่ไม่เสี่ยงกับสิ่งใดผิดพลาดที่สำคัญหากผู้ช่วยไม่เหมาะสม” Ostroff อธิบาย หากโครงการขนาดเล็กเป็นไปด้วยดีคุณสามารถไว้วางใจผู้ช่วยที่มีภาระงานมากขึ้น
Excel ในการบริหารเวลา
คุณภาพที่สำคัญของผู้ช่วยเสมือนที่ดีตาม Ostroff คือความสามารถในการ“ รับไอเท็มประจำวันที่ก่อให้เกิดความเครียด แต่ไม่ยากจริง ๆ เลย” ในการทำเช่นนั้นผู้ช่วยเสมือนต้องมีทักษะการจัดการเวลาที่ยอดเยี่ยม. กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาควรรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานและงานที่หลากหลายโดยไม่พลาดกำหนดเวลา พวกเขาควรให้ความสำคัญกับเวลาของคุณและให้แน่ใจว่าคุณมีข้อตกลงเกี่ยวกับระยะเวลา
สอดคล้องกับบุคลิกภาพของคุณ
พิจารณาว่าคุณต้องทำงานใกล้ชิดกับผู้ช่วยเสมือนของคุณมากแค่ไหนการหาคนที่มีบุคลิกที่เข้ากันได้ดีกับคุณเป็นเรื่องสำคัญมาก ตัวอย่างเช่นคุณรู้สึกสบายใจที่จะทำงานกับใครบางคนที่ไม่ได้พูดคุยจากระยะไกลหรือไม่? คุณต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับคุณสมบัติด้านมนุษยสัมพันธ์ที่คุณกำลังมองหาในบุคคลที่คุณจะไม่พบเจอตัวต่อตัวทุกวัน
ทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมายของคุณ
เมื่อคุณพยายามเชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณผ่านโซเชียลมีเดียหรือผู้อนุมัติอื่น ๆ คุณควรพึ่งพาคนที่รู้จักผู้ชมของคุณหรืออย่างน้อยก็เต็มใจที่จะพัฒนาความรู้ของเขา / เธอ สมมติว่ากลุ่มเป้าหมายของคุณเป็นวัยรุ่นอเมริกันทั่วไปที่อาศัยอยู่ในเมืองเล็ก ๆ คุณจะได้รับประโยชน์จากการว่าจ้างผู้ช่วยเสมือนที่รู้จังหวะของผู้ชมประเภทนั้น
ยังคงสามารถเข้าถึงได้
การเชื่อมต่ออยู่เป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณทำงานกับผู้ช่วยเสมือน ขอบคุณอินเทอร์เน็ตมีหลายวิธีในการติดต่อกับผู้คนที่นั่งห่างออกไปหลายไมล์ แต่สิ่งสำคัญก็คือคุณต้องหาคนที่สบายใจกับเวลาทำงานของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังนั่งอยู่ในสหรัฐอเมริกามันจะช่วยจ้างผู้ช่วยเสมือนในมาเลเซียเมื่อคุณต้องติดต่อทุกวันหรือไม่?
มีทักษะเฉพาะ
นอกเหนือจากการมีทักษะมนุษยสัมพันธ์ที่พึงประสงค์บุคคลนั้นจะต้องมีคุณสมบัติเฉพาะเพื่อทำงานให้สำเร็จ Ostroff มีคำแนะนำ:“ เป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดชุดทักษะที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณมุ่งเน้นไปที่นั้นและมอบหมายส่วนที่เหลือ” แนวคิดที่นี่คือการหาสมดุลที่เหมาะสมในการจัดสรรงานและคุณต้องเลือกบุคคลที่มี ชุดทักษะที่เหมาะสม
สนใจในการทำความเข้าใจธุรกิจของคุณ
ตาม Ostroff“ ผู้ช่วยเสมือนส่วนใหญ่ไม่พบเหตุผลที่จะลงทุนในธุรกิจของคุณ และคุณจะได้รับสิ่งที่คุณจ่ายไป” ผู้ช่วยเสมือนที่ถูกต้องมีส่วนร่วมมากขึ้น เขาหรือเธอรู้ว่าจะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณพวกเขาจะต้องเข้าใจว่าธุรกิจของคุณเกี่ยวกับอะไร นี่คือความเข้าใจที่ช่วยให้พวกเขาเรียนรู้เกี่ยวกับกลยุทธ์ของคุณและมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
แสดงเจตนาที่จะเรียนรู้
คุณอาจไม่จำเป็นต้องจ้างผู้ช่วยเสมือนด้วยประสบการณ์หลายปี ผู้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่าสามารถทำงานที่ยอดเยี่ยมได้ตราบใดที่เขา / เธอมีความมุ่งมั่นที่จะเรียนรู้ คุณอาจจำเป็นต้องแต่งตัวคนนั้นก่อน แต่การจ่ายเงินจะมากขึ้นเมื่อคุณพิจารณาต้นทุนที่ต่ำมาก
แสวงหาคำติชม
ผู้ช่วยเสมือนจริงอย่างจริงจังเกี่ยวกับงานของเขาหรือเธอจะเป็นเชิงรุกมากขึ้นในการหาข้อเสนอแนะเพื่อค้นหาพื้นที่สำหรับการปรับปรุง ความกระตือรือร้นที่จะรับข้อเสนอแนะเป็นตัวบ่งชี้ที่ชัดเจนของความจริงจังของผู้ช่วยเกี่ยวกับงาน Ostroff กล่าวเสริมว่า“ สิ่งสำคัญคือต้องให้ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่องทั้งดีและไม่ดีเพื่อให้ผู้ช่วยของคุณสามารถเรียนรู้และเติบโตได้”
ทำให้คุณอัปเดต
เป็นการยากที่จะจับตาดูสิ่งที่ผู้ช่วยเสมือนจริงทำอยู่เพราะคุณไม่ได้อยู่ใกล้กัน แต่ผู้ช่วยเสมือนที่ดีเข้าใจสิ่งนี้และนั่นเป็นเหตุผลที่เขาหรือเธอช่วยให้คุณได้รับการปรับปรุงเป็นครั้งคราว การทดสอบเสมือนจริงที่ดีจะแบ่งปันการอัปเดตเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าและช่วยกำจัดการสื่อสารที่ไม่ถูกต้อง
ส่งรายงานโครงการโดยละเอียด
ผู้ช่วยเสมือนมืออาชีพมีตาเพื่อดูรายละเอียด พวกเขารับรู้บทบาทของรายงานโดยละเอียดเพื่อติดตามสถานะของโครงการความคืบหน้าและด้านต่าง ๆ เพื่อการปรับปรุง รายงานโครงการโดยละเอียดยังช่วยให้คุณรู้ว่าคุณกำลังจะออกจากการสู้รบซึ่งเป็นประโยชน์ในการติดตามผลตอบแทนจากการลงทุน
คาดการณ์ความต้องการของคุณ
ผู้ช่วยเสมือนมืออาชีพใช้เวลาในการทำความเข้าใจธุรกิจและความต้องการของคุณ เมื่อเวลาผ่านไปผู้ช่วยเสมือนเริ่มคาดการณ์ความต้องการทางธุรกิจของคุณและสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ดังที่ Ostroff กล่าวว่า“ ผู้ช่วยเสมือนที่ดีที่สุดคือผู้ที่สามารถคาดการณ์ความต้องการของคุณและมาหาพวกเขาก่อนที่คุณจะต้องคิดถึงพวกเขาสักพักหนึ่ง”
รูปภาพผู้ช่วยผ่าน Shutterstock
เพิ่มเติมใน: สิ่งที่คุณไม่รู้จัก 8 ความคิดเห็น▼
