บอกเราว่าสิ่งนี้ฟังดูคุ้นเคยหรือไม่ คุณต้องการให้ทุกคนเข้าร่วมการประชุมใหญ่หรือประชุมทางโทรศัพท์ซึ่งหมายความว่าทุกคนจะต้องอยู่ห่างจากโต๊ะทำงานของพวกเขาสักสองสามชั่วโมง การประชุมนั้นสำคัญ แต่ก็เป็นงานที่การประชุมจะขัดจังหวะ
มีวิธีที่คุณสามารถตอบสนองความต้องการทั้งในที่ทำงาน ด้านล่างนี้เป็นเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีจัดการประชุมในขณะที่ยังคงผลิตตามการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอัตโนมัติและผ่านการใช้เทคโนโลยี
$config[code] not foundอย่างมีประสิทธิภาพ
- ตรวจสอบกระบวนการภายในของคุณ คุณอาจมีงานที่เป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของคุณที่คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องทำ เมื่อคุณรู้ว่าพวกเขาคืออะไรคุณสามารถแยกงานที่สำคัญออกจากงานที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
- ตัวแทน อย่าลืมสื่อสารกับทีมของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้เพื่อช่วยปรับปรุงโครงการ รู้ว่าคุณสามารถทำอะไรด้วยตัวคุณเองและอะไรที่จะต้องเสริมกำลัง
- พักสมอง นี่อาจฟังดูขัดแย้ง แต่บางครั้งคุณต้องหยุดทำงานเพื่อทำงานต่อไป ดังที่ Forbes กล่าวว่า:“ เมื่ออยู่ประจำที่เอนไซม์ไลโปโปรตีนไลเปส (LPL) มีหน้าที่ทำลายไขมันในกระแสเลือดและเปลี่ยนเป็นพลังงานลดลงอย่างมีนัยสำคัญ ในระยะสั้นการขาดการเคลื่อนไหวเท่ากับพลังงานที่ลดลง”
- วางแผนวันของคุณเกี่ยวกับอาหารกลางวัน พวกเราหลายคนมีความคมชัดกว่าในตอนเช้าดังนั้นใช้เวลานั้นกับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์และความคิดที่ลึกซึ้ง เขียนรายงานและหมายเลขกระทืบเมื่อคุณนั่งลง หลังอาหารกลางวันเมื่อคุณเติมน้ำมันให้จดจ่อกับสิ่งที่ต้องให้คุณมีปฏิสัมพันธ์และแบ่งปันความคิดเช่นการประชุมและการประชุมทางโทรศัพท์
- ทำรายการ. ใส่ทุกสิ่งที่คุณต้องทำตามลำดับความสำคัญและเวลาที่ใช้ เมื่อคุณตรวจสอบแต่ละงานคุณสามารถค้นพบว่าช่วงเวลาใดของวันที่มีประสิทธิผลมากที่สุด
การทำงานอัตโนมัติ
- ทำให้งานโซเชียลมีเดียเป็นไปโดยอัตโนมัติ Hootsuite น่าจะเป็นที่รู้จักมากที่สุด แต่ก็มีแอพและเครื่องมือโซเชียลมีเดียอื่น ๆ อีกมากมายเช่นกัน ตัวอย่างเช่นบัฟเฟอร์ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาการโพสต์ตามรูปแบบเฉพาะ ดังนั้นหากคุณต้องการพูดโพสต์วันธรรมดาเวลา 10.00 น. บัฟเฟอร์สามารถช่วยคุณทำเช่นนั้นได้ อีกแพลตฟอร์มหนึ่งคือ Dlvr.it ช่วยให้คุณสามารถซิงค์ไซต์ของคุณกับ Facebook, Twitter และ LinkedIn
- สร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารที่ใช้กันทั่วไป สมมติว่าคุณส่งใบแจ้งหนี้หรือจดหมายประเภทเดียวกันทุกสัปดาห์ คุณสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการสร้างเทมเพลตสำหรับสิ่งนี้และเพียงแค่ต้องกรอกชื่อวันที่และหมายเลขที่เหมาะสม
- ใช้ปฏิทินออนไลน์ในคลาวด์และแบ่งปัน การนั่งในการประชุมอาจใช้เวลานาน แต่สามารถกำหนดเวลาการประชุมได้ ด้วยการให้เพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรและเมื่อใดที่คุณกำลังทำอยู่คุณสามารถบันทึกอีเมลและโทรศัพท์ได้หลายครั้ง
- ติดตามงานลูกค้าและงานที่คล้ายกันโดยอัตโนมัติ หลังจากตรวจสอบกระบวนการภายในแล้วคุณอาจพบว่ามีหลายครั้งที่ทำให้เกิดการสูญเสียงานที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติภายใน 30 นาทีหรือน้อยกว่า
- สร้างอีเมลตอบกลับ“ กระป๋อง” สำหรับอีเมลที่ต้องใช้เวลาตอบสนองซ้ำแล้วซ้ำอีก ด้วยวิธีนี้คุณไม่ต้องพิมพ์อีเมลเดิมทุกครั้งที่ตอบ หรือดีกว่าถ้าคุณถูกถามคำถามซ้ำแล้วซ้ำอีกให้สร้างหน้าคำถามที่พบบ่อยหรือเอกสารและเผยแพร่ทางออนไลน์หรือมอบให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณดังนั้นคำตอบนั้นอยู่ในมือและข้อกำหนดการสื่อสารลดลง
เทคโนโลยี
- วางรายการตรวจสอบในคลาวด์เพื่อให้คุณสามารถนำติดตัวไปกับคุณและแบ่งปัน. Forgett อนุญาตให้คุณแชร์หรือเก็บเป็นส่วนตัวและยังช่วยให้คุณเพิ่ม gif แบบเคลื่อนไหวได้ด้วย และ Checkli มีคุณสมบัติเดียวกันมากมายและช่วยให้คุณสร้างรายการ PDF ของคุณได้
- ทำความคุ้นเคยกับมาโคร (ทางลัดหรือที่รู้จัก) โปรแกรมเช่น Microsoft Word มีมาโครเป็นคุณสมบัติในตัวที่ช่วยให้ผู้ใช้ทำงานตามปกติโดยอัตโนมัติ สร้างและปรับแต่งได้ง่าย บางตัวก็ง่ายพอ (ควบคุม i สำหรับ หนังสือแบบตัวเอียง) เมื่อคุณได้รับการจัดการแล้วคุณจะประหยัดเวลาในการเขียน หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างมาโครสำหรับ Microsoft Word โปรดไปที่หน้าสนับสนุนของ Microsoft Office และด้วยจิตวิญญาณของงานชิ้นนี้ให้บันทึกข้อมูลนี้เป็นเอกสารและแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานและพนักงานของคุณเพื่อช่วยให้พวกเขาปรับปรุงความต้องการของพวกเขา
- หากคุณต้องการเรียนรู้วิธีสร้างเทมเพลตใน Word, Excel หรือ Powerpoint วิธีที่ดีที่สุดของคุณคือการดูว่า Office พูดอะไร. นอกจากนี้บทความนี้มีประโยชน์เพราะเน้นการทำงานร่วมกันเป็นทีม
- ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน ไม่จำเป็นต้องสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าที่ถูกเรียกเก็บเงินจำนวนเท่ากันทุกเดือนสำหรับบริการเดียวกัน
- ใช้ประโยชน์จากป้ายชื่อโฟลเดอร์และแท็กในกล่องจดหมายอีเมลของคุณ สิ่งนี้จะช่วยในการจัดเรียงและจัดการรายการต่างๆและที่สำคัญกว่านั้นจะช่วยให้สามารถดึงข้อความได้อย่างรวดเร็ว
สิ่งสำคัญเกิดขึ้นในการประชุมของคุณและไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะเข้าไปกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะพลาด ด้วยการปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้เกี่ยวกับวิธีจัดการประชุมคุณจะสามารถลดงานเล็ก ๆ รอบสำนักงานเพื่อมุ่งเน้นงานที่มีขนาดใหญ่ขึ้นในห้องประชุม
ภาพการประชุมผ่าน Shutterstock
เพิ่มเติมใน: สนับสนุน 2 ความเห็น▼
