ทำไมเงินเดือนเป็นหน้าที่หนึ่งที่คุณควรจ้างจากภายนอก

“ … บริษัท หนึ่งมีบุคคลหนึ่งกำลังดำเนินการฟังก์ชั่นการประมวลผลเงินเดือนทั้งหมด ตอนนี้ บริษัท กำลังจ้างฟังก์ชั่นอันเป็นผลมาจากการคิดล่วงหน้า พวกเขาเลือกที่จะ outsource ฟังก์ชั่นเพื่อลดความเสี่ยงของเงินเดือนที่ไม่ได้รับการประมวลผลเพื่อจัดการการเจริญเติบโตโดยการคาดการณ์ความรับผิดชอบของเงินเดือนที่เพิ่มขึ้นซึ่งจะต้องใช้เมื่อ บริษัท เติบโตและว่าจ้างพนักงานเพิ่มขึ้นและเพื่อให้ทันกับเทคโนโลยีเช่นบัตรชำระเงิน และเงินฝากโดยตรง”

ตามหลักการแล้วการเอาต์ซอร์ซบรรลุเป้าหมายหลักสามประการ:

• เพิ่มเวลาและทรัพยากรเพื่อมุ่งเน้นที่ธุรกิจหลักของคุณ
• มันช่วยให้คุณเข้าถึงเทคโนโลยีและความเชี่ยวชาญมากขึ้นในการดำเนินการเงินเดือนที่ดี
• ช่วยลดต้นทุนและความเสี่ยง

ลองตรวจสอบผลประโยชน์แต่ละข้อเหล่านี้อย่างละเอียดและสิ่งที่พวกเขาหมายถึง

1. มุ่งเน้นที่ธุรกิจหลักของคุณให้ดีขึ้น

เงินเดือนเป็นหนึ่งในฟังก์ชั่นสำคัญที่อาจไม่เพิ่มยอดขายโดยตรง แต่การดำเนินการที่ไม่ดีมันสามารถนำธุรกิจของคุณไปสู่โลกที่เจ็บปวด

และที่สำคัญที่สุดมันสามารถลดเวลาและความสนใจภายในออกไปจากกิจกรรมหลัก

ธุรกิจจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายที่หลากหลายเมื่อพูดถึงพนักงาน - จากรัฐบาลกลาง, รัฐและท้องถิ่น ต้องใช้เวลาและความใส่ใจในรายละเอียดเพื่อจัดการกับพวกเขา

มีข้อกำหนดทางกฎหมายที่ชัดเจนเช่นการรายงานภาษีและการส่งเงิน มีข้อกำหนดเกี่ยวกับภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากการจ่ายของพนักงานและยังคำนวณส่วนของภาษีของนายจ้างด้วย ในบางกรณีมีข้อกำหนดการยื่นอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องทราบว่าจะต้องยื่นเมื่อใด - ในระดับรัฐบาลกลางรัฐและท้องถิ่น

แม้ว่าภาษีเป็นเพียงการเริ่มต้น

“ ในฐานะนายจ้างคุณต้องเข้าใจกฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงด้วย ตัวอย่างเช่นคุณต้องรู้ว่าคุณจะต้องจ่ายค่าล่วงเวลาเมื่อใด” Andy Childs รองประธานของ Paychex กล่าวในการสัมภาษณ์เมื่อเร็ว ๆ นี้กับ Small Business Trends Paychex เป็นหนึ่งในบริการบัญชีเงินเดือนที่ใหญ่ที่สุดของประเทศให้บริการธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางเกือบ 600,000 แห่ง กฎค่าจ้างและชั่วโมง Childs กล่าวว่าอาจเป็นเทคนิคอย่างสูง

จากนั้นอาจมีข้อกำหนดการรายงานการจ้างงานใหม่และข้อกำหนดของรัฐเกี่ยวกับการชดเชยการว่างงานและการประกันค่าชดเชยแรงงาน

Childs ย้ำว่าปัญหาที่ยิ่งใหญ่กว่านั้นคือ ไม่คาดฝัน ภาระหน้าที่เวลา

“ คุณอาจตั้งเวลาไว้จำนวนหนึ่งในแต่ละสัปดาห์เพื่อทำบัญชีเงินเดือน จากนั้นคุณจะได้รับความประหลาดใจที่ไม่คาดคิดในรูปแบบของการแจ้งเตือนจาก IRS แต่ไม่ใช่ว่ากรมสรรพากรกำลังแจ้งให้คุณทราบว่าคุณติดค้าง ตอนนี้คุณต้องผ่านการบันทึกของคุณและตรวจสอบเพื่อตรวจสอบว่าคุณมีการกระทำผิดจริงหรือไม่ ทันใดนั้นคุณมีส่วนร่วมในการแก้ไขข้อพิพาท” Childs กล่าว

และมันไม่เคยเกิดขึ้นในเวลาที่สะดวกสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเขากล่าวเสริม

2. เข้าถึงความเชี่ยวชาญและเทคโนโลยี

อีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ outsource คือการเข้าถึงความเชี่ยวชาญและเทคโนโลยี

นายจ้างต้องจัดการกับเขตอำนาจศาลภาษีของรัฐบาลกลางรัฐและท้องถิ่นเกือบ 10,000 แห่งทั่วสหรัฐอเมริกา แม้ว่าธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่จะไม่ต้องปฏิบัติตามเขตอำนาจศาลแต่ละแห่ง แต่ก็ยังชี้ให้เห็นถึงความซับซ้อนของกฎหมาย และมีการออกกฎหมายและข้อบังคับใหม่หลายร้อยปี

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีขนาดใหญ่ขึ้น (พนักงานเต็มเวลา 50 คนขึ้นไป) พระราชบัญญัติการดูแลราคาไม่แพงเพียงอย่างเดียวกำหนดให้มีการรายงานและปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างมาก เมื่อถามถึงตัวอย่าง Childs ชี้ไปที่ IRS Forms 1094-C และ 1095-C แบบฟอร์มเหล่านี้จะกำหนดให้นายจ้างรับรองว่าพวกเขาเปิดโอกาสให้พนักงานเต็มเวลาลงทะเบียนประกันที่ให้ความคุ้มครองที่จำเป็นขั้นต่ำหรือไม่

“ สิ่งเหล่านี้จะไม่ใช่รูปแบบง่าย ๆ ในการกรอก” พระเกศาเพิ่ม (Paychex ได้จัดตั้งศูนย์ทรัพยากรออนไลน์สำหรับภาระหน้าที่ในการปฏิรูปการดูแลสุขภาพเนื่องจากความซับซ้อนของกฎหมาย)

เทคโนโลยีใหม่ก็สำคัญเช่นเดียวกับความเชี่ยวชาญ วันนี้ผู้ว่าจ้างพึ่งพาเทคโนโลยีเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นนายจ้างมีบันทึกของพนักงานมากขึ้นเพื่อรักษาและยังต้องการการรายงานมากขึ้น การขาดเทคโนโลยีเป็นอุปสรรคในการขยายธุรกิจให้เติบโต

พนักงานยังคาดหวังเทคโนโลยี วันนี้พนักงานต้องการตัวเลือกต่าง ๆ เช่นการฝากเงินโดยตรงและการเข้าถึงข้อมูลบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองทางออนไลน์ นายจ้างที่ไม่สามารถจัดหาตัวเลือกดังกล่าวอาจเสียเปรียบการแข่งขัน

ยิ่งไปกว่านั้นการระเบิดของการใช้อุปกรณ์มือถือกำลังนำไปสู่ความคาดหวังทางเทคโนโลยีในระดับใหม่ การใช้งานมือถือยังคงเพิ่งเกิดขึ้นเมื่อมันมาถึงการจ่ายเงินเดือน แต่มันเป็น“ การเติบโตในอัตราที่รวดเร็วที่ Paychex” Childs กล่าว

นายจ้างกำลังใช้อุปกรณ์มือถือเพื่อดูรายงานบางอย่างและค้นหาข้อมูลเช่นจำนวนเงินที่พวกเขาต้องการในธนาคารในวันที่จ่ายเงินเดือน พนักงานก็เริ่มใช้แอพมือถือเพื่อตรวจสอบบันทึกของตนเอง

Childs คาดว่าการใช้งานโทรศัพท์มือถือจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องเพราะจะทำให้เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการต้องออกจากสำนักงาน

“ ด้วยแอปบัญชีเงินเดือนของ Paychex คุณสามารถทำอะไรได้เกือบทุกอย่างจากชายหาด - ถ้าคุณต้องการ” Childs เพิ่ม

3. ลดต้นทุนและความเสี่ยง

การจ่ายเงินเดือนให้พนักงานสามารถช่วยลดต้นทุนและจำกัดความเสี่ยง โดยเฉลี่ย Childs กล่าวว่าธุรกิจต่างๆให้ค่าจ้างมากไปกว่าพนักงานประมาณ 4% เนื่องจากความแตกต่างระหว่างเวลาของพนักงานและบันทึกเวลาที่แม่นยำ

“ การมีเวลาและการบันทึกการเข้างานที่แม่นยำมากขึ้นสามารถประหยัดเงินได้” เขากล่าวเสริม (Paychex มีเครื่องคำนวณราคาประหยัดที่นี่)

จากนั้นคุณอาจได้รับบทลงโทษสำหรับการละเมิดการรายงานและข้อกำหนดอื่น ๆ ตามตัวเลขของกรมสรรพากรร้อยละ 40 ของธุรกิจขนาดเล็กจ่ายค่าปรับเฉลี่ย $ 845 ต่อปีสำหรับเอกสารที่ยื่นช้าหรือไม่ถูกต้อง Childs ตั้งข้อสังเกต

วันนี้มีการแก้ปัญหาภายนอกสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเท่ากับพนักงานคนหนึ่งชี้ให้เห็นว่า Childs โซลูชั่นมีราคาไม่แพงเริ่มต้นที่น้อยกว่า $ 50 ต่อเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กขึ้นอยู่กับความต้องการ

ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนที่ดีมีความสามารถที่เหนือกว่าสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเอง หากคุณยังไม่เคยคิดวิธีแก้ปัญหาเอาต์ซอร์ซมาก่อนให้ปีนี้เป็นปีที่คุณเปลี่ยน มันจะมอบความอุ่นใจให้คุณในฐานะเจ้าของและเวลาว่างใน บริษัท ของคุณ

เคล็ดลับสำหรับการเลือกผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนภายนอก

หากคุณกำลังพิจารณาการจ่ายเงินเดือนให้คุณควรพิจารณาที่ ทั่วไปสามคะแนน คุณจะดูเมื่อเลือกผู้ให้บริการประเภทใด:

• ราคา
• บริการ
• ชื่อเสียง

แต่เมื่อพูดถึงเรื่องเงินเดือนมีประเด็นอื่นที่ต้องพิจารณาด้วยเช่นกัน:

ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ

คุณกำลังให้ชื่อที่อยู่หมายเลขประกันสังคมและหมายเลขบัญชีธนาคารของพนักงานผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนของคุณ คุณมอบอำนาจให้ยื่นในนามของคุณ

ไปกับผู้ให้บริการที่แข็งแกร่งทางการเงินพร้อมการควบคุมที่ดี

ไม่เช่นนั้นคุณอาจพบว่า บริษัท ของคุณตกอยู่ในความผูกมัดเช่นเดียวกับ บริษัท เซาท์แคโรไลนาบางแห่งหลังจากผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนเล็ก ๆ ในครอบครัวถูกตั้งข้อหาขโมยเงิน 11 ล้านเหรียญจากลูกค้า

ในปี 2557 ลูกค้าของ Employee Services Net รู้สึกตกใจที่พบว่าผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนใช้เงินของพวกเขาเพื่อเป็นทุนในการใช้ชีวิตส่วนตัวที่ฟุ่มเฟือยแทนที่จะส่งเงินให้เจ้าหน้าที่ภาษี ลูกค้าเหล่านั้น - ธุรกิจขนาดเล็ก - พบว่าตัวเองต้องเผชิญกับการดำเนินการของ IRS ทำไม? เพราะในที่สุดนายจ้างต้องรับผิดชอบแม้ว่าผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนจะขโมยเงินจากพวกเขา (กรมสรรพากรมีเคล็ดลับในการปกป้อง บริษัท ของคุณถ้าคุณจ้างบัญชีเงินเดือน)

ติดตามการให้บริการธุรกิจเช่นคุณ

ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนมีประวัติที่แข็งแกร่งในการให้บริการธุรกิจขนาดของคุณหรือไม่ ผู้ให้บริการมีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมของคุณหรือไม่

ข้อเสนอบริการเสริม

พิจารณาบริการที่กว้างขึ้นที่คุณอาจต้องการเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตเช่นผลประโยชน์และบริการทรัพยากรบุคคล บริษัท บัญชีเงินเดือนจะสามารถให้บริการเหล่านั้นได้หรือไม่

ความสามารถในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนมีทรัพยากรเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวกับการจ้างงานการดูแลสุขภาพและภาษีหรือไม่?

เทคโนโลยี

ประเมินเทคโนโลยีของ บริษัท เงินเดือนรวมถึงความพร้อมทางมือถือ บริษัท บัญชีเงินเดือนลงทุนในเทคโนโลยีใหม่หรือไม่? พวกเขาสามารถติดตามเทคโนโลยีตามความต้องการของนายจ้างและฝ่ายลูกจ้างได้หรือไม่?

การเชื่อมต่อบัญชี

นักบัญชีของคุณสามารถเข้าถึงบัญชีเงินเดือนและระเบียนที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดายเพื่อจุดประสงค์ในการกระทบยอดและการยื่นภาษี

ภาพเงินเดือนผ่าน Shutterstock