หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่หลาย ๆ บริษัท เผชิญเมื่อพยายามที่จะปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลบางอย่างคือการใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาอย่างเหมาะสม ด้วยตัวเลือกมากมายรวมถึงทั้งเทคโนโลยีขั้นต่ำและเทคโนโลยีขั้นสูงจึงเป็นความท้าทายในการพิจารณาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมวิธีการที่เหมาะสมและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้งานทั่วทั้ง บริษัท
ต่อไปนี้เป็นการดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของแผ่นเวลาที่รวมเอาแนวปฏิบัติพื้นฐานและสำคัญบางอย่างสำหรับการค้นหาซอฟต์แวร์การติดตามเวลาที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณ
$config[code] not foundใช้การติดตามเวลาจากบนลงล่าง
ไม่มีอะไรสามารถทำให้ขวัญกำลังใจพนักงานมากกว่ารู้สึกว่ามีสองมาตรฐานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันมาถึงการติดตามเวลาของพวกเขา เมื่อเจ้านายไม่เพียง แต่ส่งเสริมการติดตามเวลา แต่ใช้งานสิ่งนี้จะช่วยเน้นให้พนักงานเห็นความสำคัญของการติดตามเวลาสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
มีวิธีการสร้างสรรค์มากมายที่จะทำให้ทั้งองค์กรรับผิดชอบได้ เอเจนซี่โฆษณา Colle + McVoy ไม่เพียง แต่นำระบบ timesheet มาใช้เท่านั้น แต่ยังมีโซลูชันซอฟต์แวร์ที่อนุญาตให้เปิดตู้เย็นเบียร์ทั่วทั้ง บริษัท ในทุกวันศุกร์โดยมีการส่งตารางเวลาของพนักงานทั้งหมดให้ตรงเวลา
ตามที่ Adweek:
“ Colle + McVoy ได้สร้างเครื่องมหัศจรรย์ที่เรียกว่า TapServer ซึ่งเป็น“ ระบบการติดตั้งเบียร์แบบหลายถัง” ที่ใช้ RFID และซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นเองเพื่อตรวจสอบว่าคุณหยุดการทำงานแบบขี้เกียจทำตารางเวลาของคุณและรับไพนต์ฟรี.”
โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับสิ่งที่อาจไม่เป็นที่นิยมเท่าการติดตามเวลาการรู้ว่าเจ้านายให้ความสำคัญกับมันมากพอที่จะทำมันเองและใช้กฎเดียวกันทั่วทั้ง บริษัท สามารถเป็นแรงจูงใจอันทรงพลังให้ทุกคนทำส่วนของตน
เสนอการฝึกอบรมที่จำเป็น
การสื่อสารคือทุกสิ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการติดตามเวลาที่แม่นยำสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีที่พนักงานของคุณตอบสนองต่อนโยบาย Timesheet ใหม่ของคุณโดยการก้าวกระโดด แม้จะมีความตั้งใจดีของพนักงาน แต่หากพวกเขาไม่เข้าใจสิ่งที่เกี่ยวข้องก็สามารถนำไปสู่ข้อผิดพลาดและข้อมูลที่ขาดหายไปในแผ่นเวลา
สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับ บริษัท ที่ทำงานกับหน่วยงานราชการมีประเภทพนักงานรายชั่วโมงหรือเงินเดือนหรือองค์กรอื่น ๆ ที่มีข้อกำหนดการติดตามเวลาที่เข้มงวด การฝึกอบรมที่เหมาะสมมักจะหมายถึงความแตกต่างระหว่างการปฏิบัติตามสัญญาที่เหลืออยู่และการสูญเสียสัญญาที่มีค่าโดยสิ้นเชิง
ทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ
DCAA News เป็นองค์กรที่ให้ข้อมูลสำหรับผู้รับเหมาที่ต้องการเป็นสัญญารัฐบาลที่มีความปลอดภัยและได้มาตรฐาน DCAA เนื่องจากการคงความสอดคล้องของ DCAA นั้นต้องใช้การติดตามเวลาที่แม่นยำจึงเป็นสิ่งที่ควรสังเกตข้อเสนอแนะอย่างหนึ่งของ DCAA News:
“ …ข้ามการทำบัญชีด้วยตนเองทุกรูปแบบ; ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นด้วยระบบซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่เป็นไปตามมาตรฐาน DCAA แพคเกจซอฟต์แวร์เหล่านี้สามารถบอกได้ว่าข้อมูลใดที่จำเป็นต้องมีการติดตามสามารถทำการอนุมัติอัตโนมัติอนุญาตให้พนักงานสามารถเข้าหรือออกจากที่ใดก็ได้สร้างใบแจ้งหนี้เปิดใช้งานการดาวน์โหลดลงใน QuickBooks เวลาออกจากแทร็ก ป้องกันและอื่น ๆ แพคเกจซอฟต์แวร์เหล่านี้สามารถช่วยให้ผู้จัดการผู้จัดการสามารถทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้นในขณะเดียวกันก็สามารถดูข้อมูลแผ่นเวลาได้อย่างแม่นยำ”
ไม่เพียง แต่จะทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎระเบียบของภาครัฐ แต่ยังช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูล บริษัท ของคุณ จากการศึกษาของ IBM“ 95 เปอร์เซ็นต์ของเหตุการณ์ความปลอดภัยทั้งหมดเกี่ยวข้องกับความผิดพลาดของมนุษย์” ใช่นั่นคือ สูงเมามัน.
กระบวนการอัตโนมัติของคุณจะไม่เพียง แต่ช่วยลดความเสี่ยงของข้อมูล แต่ยังช่วยให้คุณปฏิบัติตามและตราบใดที่คุณฝึกอบรมพนักงานของคุณให้ปฏิบัติตามระบบใหม่เหล่านี้อย่างเหมาะสมองค์กรของคุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากระบบแผ่นเวลาของคุณ.
ย้ายไปยังพนักงานรายชั่วโมง
ในขณะที่พนักงานเงินเดือนอาจจะฟังดูดีในทางทฤษฎี แต่ในทางปฏิบัติข้อตกลงไม่ค่อยได้ผลสำหรับนายจ้างหรือลูกจ้าง มันง่ายเกินไปที่พนักงานจะได้รับผลประโยชน์จากการจ่ายเงินที่ไม่ใช่ผลลัพธ์ในขณะที่นายจ้างหลายรายพยายามที่จะได้รับมากกว่าเงินของพวกเขาจากพนักงาน ผลที่ได้มักจะเป็นการต่อสู้แบบชักเย่อซึ่งผลผลิตเป็นความเสียหายขั้นสุดท้าย
April Dykman ผู้เขียนเพื่อให้รวยช้าอธิบายบางส่วนของความท้าทายเหล่านี้:
“ ในอีกงานหนึ่งฉันได้รับแจ้งว่าการได้รับเงินเดือนนั้นหมายความว่า 'ถ้าเราปิดสำนักงานเร็วคุณจะได้รับเงิน' แต่เราปิดสำนักงานบางทีอาจจะสองหรือสามช่วงบ่ายของปีและมีจำนวนมาก หลายเหตุการณ์ที่ต้องใช้เวลา 8+ ชั่วโมงวัน เมื่อฉันใส่ในวันที่ 22 ชั่วโมงสำหรับเหตุการณ์ใหญ่โดยเฉพาะ "
ทางออกที่ดีกว่าคือการย้ายพนักงานทุกคนไปจ่ายเป็นรายชั่วโมงโดยที่แต่ละฝ่ายเข้าใจชัดเจนถึงสิ่งที่คาดหวังและมีที่ว่างน้อยกว่าสำหรับฝ่ายหนึ่งเพื่อใช้ประโยชน์จากอีกฝ่าย
บันทึกเวลาของคุณทุกวัน
หนึ่งในความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่หลายคนทำคือการบันทึกแผ่นเวลาในช่วงปลายสัปดาห์ พวกเราหลายคนแทบจะไม่สามารถจำสิ่งที่เรากินเป็นอาหารเช้าเมื่อวานได้อย่าลืมจดจำและสร้างงานทั้งวันหลังจากข้อเท็จจริง เพื่อรักษาบันทึกที่ดีและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนใน บริษัท บันทึกแผ่นเวลาของพวกเขาอย่างน้อยวันละครั้ง
ในทางกลับกันเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการบันทึกแผ่นเวลาไม่ได้ทำให้สับสนจนเป็นงานน่าเบื่อที่สำคัญ การบันทึกแผ่นเวลาควรใช้เวลาไม่เกินสองสามนาทีต่อวัน
แม้ว่าจะไม่ละเอียดถี่ถ้วน แต่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของแผ่นเวลาเหล่านี้เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดและน่าเศร้าที่ถูกมองข้ามไป
หากองค์กรของคุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้ได้ในขณะที่กำลังใช้ระบบ Timesheet และสามารถสื่อสารกับพนักงานของคุณได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ บริษัท ของคุณจะทำงานได้ดีขึ้น
ภาพถ่ายนาฬิกาจับเวลาผ่าน Shutterstock
7 ความคิดเห็น▼
