ผู้จัดการเอกสารเป็นสมาชิกของเจ้าหน้าที่ไอทีที่มีเป้าหมายในการจัดระเบียบอัปเดตและปรับปรุงกระบวนการทำงานโดยรวมของเอกสารภายใน บริษัท บริษัท เป็นนายจ้างที่ใหญ่ที่สุดของผู้จัดการเอกสารแม้ว่าบางอุตสาหกรรม - เช่น บริษัท อสังหาริมทรัพย์ขนาดใหญ่บริการด้านกฎหมายการเงินการดูแลสุขภาพและการประกันภัย - มีแนวโน้มที่จะมีผู้จัดการเอกสารในมือโดยไม่คำนึงถึงขนาด ตำแหน่งผู้จัดการเอกสารส่วนใหญ่ต้องการประสบการณ์ก่อนหน้าอย่างน้อยหนึ่งถึงสามปี อย่างไรก็ตามผู้สำเร็จการศึกษาระดับวิทยาลัยที่มีการฝึกอบรมเฉพาะทางสามารถย้ายไปยังตำแหน่งที่ต้องการได้โดยตรง ความชำนาญด้านซอฟต์แวร์เฉพาะเช่นระบบการจัดการเอกสารและ / หรือโปรแกรมการจัดการลูกค้าสัมพันธ์นั้นเป็นสิ่งจำเป็นต่อการทำงาน ผู้จัดการเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบหลักห้าประการ: การเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงเอกสารที่เก็บถาวรการอัพเดตข้อมูลการตรวจสอบย้อนกลับการบันทึกและการดึงเอกสาร
พนักงานต้องการเข้าถึงเอกสารเช่นจดหมายสมัครงานสื่อการตลาดบทแนะนำและข้อมูลลูกค้าเพื่อให้งานสำเร็จ ตามเนื้อผ้าพนักงานได้บันทึกไฟล์เหล่านี้ลงในฮาร์ดไดรฟ์โดยตรงเพื่อการเข้าถึงในอนาคต แต่มีความเสี่ยงโดยธรรมชาติที่ไฟล์จะล้าสมัย นอกจากนี้พนักงานยังสามารถเสียเวลาอันมีค่าไปกับการรวมฮาร์ดไดรฟ์เข้ากับเอกสารที่พวกเขาไม่เคยดาวน์โหลด ระบบการจัดการเอกสารแก้ไขปัญหาเหล่านี้ทั้งหมด มันสร้างจุดโฟกัสที่บันทึกเอกสารทั้งหมด นอกจากนี้เอกสารเดียวกันเหล่านี้สามารถใช้ร่วมกันกับเจ้าหน้าที่และลูกค้าผ่านเว็บไซต์ ระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่สามารถส่งออกไปยังเว็บไซต์ได้อย่างง่ายดาย ประโยชน์คือทุกคนที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสามารถเข้าถึงและไม่ต้องการซอฟต์แวร์เพิ่มเติมหรือติดตั้งเพื่อดู (อาจต้องใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน แต่สามารถระบุได้)
IRS กำหนดให้สถาบันการเงินเก็บเอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าเป็นเวลาห้าปีหลังจากที่บัญชีถูกปิด กระทรวงยุติธรรมกำหนดกรอบเวลาที่นานขึ้นสำหรับสำนักงานกฎหมายซึ่งหมายความว่าไฟล์เหล่านั้นทั้งหมดต้องไปที่ไหนสักแห่ง โดยทั่วไปผู้จัดการเอกสารจะเก็บเอกสารตามลำดับเวลาแม้ว่าบางคนอาจชอบเรียงตามตัวอักษรขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่จะจัดเก็บ หากเป็นสำนักงานไร้กระดาษเอกสารควรสำรองข้อมูล (ในสองตำแหน่งแยกต่างหาก) จากนั้นลบทิ้งจากเซิร์ฟเวอร์ ทักษะการเขียนอาจเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับบทบาทของผู้จัดการเอกสารทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ครอบคลุมตัวอักษรแม่แบบและแบบฝึกหัดที่ต้องการการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ยังคงมีความเกี่ยวข้อง นอกจากนี้งบความเป็นส่วนตัวสัญญาที่ว่างเปล่าและเอกสารทางเทคนิคได้รับการปรับแต่งเล็กน้อยประมาณปีละครั้ง ไม่ว่าผู้จัดการเอกสารจะทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เป็นการส่วนตัวหรือไม่ก็ตามมันเป็นความรับผิดชอบของเขาที่จะทำให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังใช้เวอร์ชันที่ทันสมัยที่สุด วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้ระบบการจัดการเอกสาร
เอกสารมีการเปลี่ยนแปลงและเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการเอกสารที่จะรู้ว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงอะไร การตรวจสอบย้อนกลับเป็นคุณสมบัติมาตรฐานในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตามตัวจัดการเอกสารสามารถติดตามการตรวจสอบย้อนกลับได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์โดยทำให้ทุกเอกสารเป็นแบบอ่านอย่างเดียวแล้วทำการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอเมื่อได้รับ อาจมีบางครั้งที่ผู้จัดการเอกสารต้องการค้นหารายการที่ถูกเก็บถาวรแล้ว ส่วนใหญ่มักจะเป็นเพราะการตรวจสอบการฟ้องร้องและภัยพิบัติทางธรรมชาติซึ่งทั้งหมดนี้ต้องมีการบันทึกเหตุการณ์ที่ผ่านมาอย่างพิถีพิถัน ด้วยเหตุนี้ผู้จัดการเอกสารจำเป็นต้องจัดเก็บวัสดุอย่างมีเหตุผลและถูกต้องที่สุด ด้วยวิธีนี้ผู้จัดการเอกสารสามารถเข้าถึงบันทึกที่ต้องการเหล่านั้นไม่ว่าใครจะจัดเก็บไว้ เมื่อต้องเตรียมรับมือกับภัยธรรมชาติให้เก็บสำเนาสำรองของเซิร์ฟเวอร์สำนักงานไว้ที่อื่นนอกสำนักงาน ถ้าเป็นไปได้ให้เก็บไว้ในภูมิภาคอื่นเช่นสำนักงานดาวเทียมเพิ่มการเข้าถึง
เอกสารการเก็บถาวร
วิดีโอประจำวันนี้
มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling
การอัพเดทเอกสาร
บันทึกการตรวจสอบย้อนกลับ
การดึงเอกสาร
บทบาทของตัวจัดการเอกสาร
สารบัญ:
- เพิ่มการเข้าถึง
- เอกสารการเก็บถาวร
- วิดีโอประจำวันนี้
- การอัพเดทเอกสาร
- บันทึกการตรวจสอบย้อนกลับ
- การดึงเอกสาร
