วิธีที่ตัวอักษรเริ่มต้นกำหนดเสียงของมัน ตัวอักษรอย่างเป็นทางการแตกต่างจากตัวอักษรส่วนบุคคลที่พวกเขาจะใช้เป็นหลักในบริบทของมืออาชีพ ความตั้งใจของจดหมายอย่างเป็นทางการอาจแตกต่างกันไป แต่สิ่งที่พึงปรารถนาเสมอคือคุณในฐานะนักเขียนดูเหมือนจะรับทั้งตัวคุณเองและผู้รับจดหมายอย่างจริงจัง มีชุดของข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับทั้งภาษาและรูปแบบที่นำข้อมูลนี้ไปใช้
$config[code] not foundคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจะพูด แสดงตัวเองอย่างชัดเจนและอย่างรัดกุมแสดงให้เห็นว่าคนที่ได้รับจดหมายที่คุณแน่ใจเกี่ยวกับสิ่งที่คุณพูด นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังพิจารณาถึงข้อ จำกัด เวลาที่เขาน่าจะอยู่ภายใต้ เขียนจดหมายฉบับร่างเน้นสิ่งที่คุณเชื่อว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดและมองหาวิธีที่ง่ายและตรงที่สุดเท่าที่จะทำได้
เปิดคอมพิวเตอร์ของคุณและเปิดโปรแกรมประมวลผลคำ เขียนตัวอักษร Times New Roman ขนาด 12 และใช้ระยะห่างบรรทัดเดียว จัดข้อความชิดขอบขวาเพื่อให้มุมด้านบนขวาของหน้าคุณสามารถพิมพ์ข้อมูลผู้ติดต่อของคุณ: ชื่อในหนึ่งบรรทัดและที่อยู่เกินสามบรรทัด จากนั้นเพิ่มข้อมูลการติดต่อเพิ่มเติมใด ๆ เช่นหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้แต่ละบรรทัดที่ติดต่อแยกต่างหากในข้อความ เว้นช่องว่างของหนึ่งบรรทัดแล้วเขียนวันที่
เว้นช่องว่างสองถึงสามบรรทัดและปรับข้อความให้ชิดซ้าย เริ่มต้นจดหมายด้วย "ที่รัก" และจากนั้นชื่อของบุคคลนั้น: นางสาว, นาง, นายหรือดร. และจากนั้นชื่อของพวกเขาตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค หากคุณไม่ทราบว่าใครจะได้รับจดหมาย "Dear Sir or Madam" สามารถนำไปใช้หรือ "ผู้ที่อาจเกี่ยวข้องด้วย" กด Enter บนคีย์บอร์ดของคุณสองครั้งโดยเว้นช่องว่างไว้ด้านหน้าตัวอักษรทำให้ตัวอักษรอ่านง่ายขึ้น
รับตรงประเด็น หากคุณพบคนที่คุณกำลังพูดถึงจดหมายเป็นเรื่องปกติที่จะแจ้งให้เธอทราบว่าเป็นที่ไหน "เรียนคุณ X เราพบกันที่การประชุมพู่กันในทัสคาลูซา" มิฉะนั้นจะเป็นการดีที่สุดที่จะติดต่อไปยังข้อมูลที่คุณต้องการถ่ายทอดหรือได้รับคำตอบ ที่นี่คือที่ที่คุณอ้างถึงร่างเริ่มต้นของคุณ: สั่งซื้อเนื้อหาของจดหมายของคุณเกี่ยวกับความสำคัญของข้อมูลที่คุณมีเช่นวางข้อกังวลที่เร่งด่วนที่สุดก่อนและวางข้อกังวลที่เหลือตามลำดับความสำคัญ อนุสัญญาของทางการที่อธิบายไว้ข้างต้นอนุญาตให้ผู้อ่านทราบประเภทของจดหมายที่เธอได้รับดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีคำนำยาว ๆ
ปลาย
ลองนึกภาพตัวเองรับจดหมายที่คุณเขียน มีอะไรจะบอกให้คุณรู้ว่าจดหมายนั้นเป็นทางการ?
การใช้หัวจดหมายจะช่วยเพิ่มแรงดึงดูดของจดหมายและประหยัดเวลาในการแก้ไขปัญหา
การเตือน
หลังจากที่ทำตามอนุสัญญาเพื่อเริ่มจดหมายอย่างเป็นทางการอย่าปล่อยให้ภาษาของคุณไม่เป็นทางการเพราะจะทำให้ผู้อ่านสับสน
