หากคุณเป็นเหมือนเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอื่น ๆ คุณอาจใช้เวลาจำนวนมากขึ้นในการประชุมออนไลน์ในปีที่ผ่านมา แต่มีสถานการณ์ที่ยุ่งยากในการประชุมประเภทนี้กับการประชุมโรงเรียนเก่าที่จัดขึ้นรอบโต๊ะประชุมหรือในสำนักงานของลูกค้าคุณอาจต้องการจดจำ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสุภาพต่อผู้เข้าร่วมการประชุมอื่น ๆ ทั้งหมดนี่คือเคล็ดลับ 50 ข้อสำหรับมารยาทการประชุมทางธุรกิจออนไลน์
$config[code] not foundเคล็ดลับมารยาทการประชุมทางธุรกิจออนไลน์
กำหนดการประชุมที่จำเป็นเท่านั้น
กฎการประชุมครั้งแรกแม้กระทั่งออนไลน์ก็คือพวกเขาควรให้บริการตามวัตถุประสงค์เฉพาะ หากเป็นสิ่งที่คุณสามารถส่งอีเมลได้อย่างรวดเร็วหรือแก้ปัญหาด้วยวิธีอื่นใช้เวลาน้อยลงอย่าทำให้ทีมของคุณใช้เวลานั่งประชุมตลอดการประชุม
เชิญคนสำคัญ
ในทำนองเดียวกันการประชุมของคุณควรรวมเฉพาะผู้ที่จำเป็นจริงๆในการสนทนา หากคุณเชิญคนที่มีความเกี่ยวข้องกับข้อมูลจริงคุณจะเสียเวลา
อย่าเชิญแขกที่ไม่ได้แจ้งมา
คุณควรทำให้ชัดเจนกับทุกคนที่เข้าร่วมซึ่งทุกคนอยู่ในรายชื่อแขก คุณไม่ต้องการให้ใครประหลาดใจเมื่อการประชุมเริ่มต้นขึ้น
ถามผู้คนเกี่ยวกับกำหนดการ
สำหรับการประชุมออนไลน์อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะถามผู้เข้าร่วมที่สำคัญเกี่ยวกับเวลาที่เหมาะกับพวกเขาแทนที่จะเพียงแค่กำหนดเวลาแล้วเชิญผู้คน
ส่งคำเชิญอย่างเป็นทางการ
เมื่อคุณเลือกเวลาและวันที่แล้วคุณสามารถส่งคำเชิญอย่างเป็นทางการในโปรแกรมเช่น Google ปฏิทินเพื่อให้ผู้คนมีวิธีง่าย ๆ ในการจองเวลาเฉพาะนั้น
ยืนยันหากจำเป็น
หากคุณกำหนดเวลาการประชุมล่วงหน้าก่อนเวลาคุณสามารถยืนยันได้อย่างรวดเร็วกับคนที่คุณกำลังประชุมด้วยล่วงหน้าประมาณหนึ่งวันเพื่อให้แน่ใจ
ส่งวาระที่เฉพาะเจาะจง
ก่อนการประชุมอย่างน้อยสองสามวันถึงหนึ่งสัปดาห์ก่อนถ้าเป็นไปได้ส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกรายละเอียดว่าการประชุมจะครอบคลุมอะไร
เสนอตารางเวลาตั้ง
คุณควรรวมเวลาในวาระการประชุมของคุณเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีความสามารถในการวางแผนในวันที่เหลือของพวกเขา
ให้ผู้คนรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
หากคุณต้องการให้ผู้คนมีเอกสารหรือเอกสารอื่น ๆ ที่สามารถเข้าถึงได้ในระหว่างการประชุมไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญหรือข้อมูลติดต่อลูกค้าบางอย่างให้ชัดเจนก่อน
ทำให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงห้องประชุมออนไลน์ได้
หากคุณจัดการประชุมเสมือนคุณควรเช็คอินกับทุกคนล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงโปรแกรมที่คุณตั้งใจจะใช้ บอกให้พวกเขามีเวลาอีกมากในกรณีที่พวกเขาต้องการดาวน์โหลดแอปเพื่อเข้าร่วมการประชุมของคุณ
มีการทดสอบล่วงหน้า
นอกจากนี้ยังเป็นความคิดที่ดีสำหรับคุณในการทดสอบแอปการประชุมหรือโปรแกรมล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะดำเนินไปอย่างราบรื่น
มีชื่อผู้ใช้และรูปถ่ายที่เหมาะสม
หากคุณกำลังใช้โปรแกรมเช่น Skype สำหรับการประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อผู้ใช้และรูปถ่ายของคุณเหมาะสมสำหรับการประชุมระดับมืออาชีพ
ยืนยันโซนเวลา
ด้วยการประชุมเสมือนคุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับเขตเวลาเมื่อคุณกำลังจัดตารางเวลา อย่าเพิ่งคิดว่าที่อยู่ติดต่อใหม่จะอยู่ในเขตเวลาของคุณ
แสดงขึ้นตรงเวลา
ไม่ว่าคุณจะดำเนินการประชุมหรือเข้าร่วมในฐานะแขกคุณจะต้องแสดงให้ตรงเวลา ในความเป็นจริงคุณควรเร็วไปหน่อยเพื่อความปลอดภัย
โทรถ้าคุณมีความขัดแย้ง
หากคุณมีเหตุฉุกเฉินหรือความขัดแย้งที่จะทำให้คุณพลาดการประชุมหรือสายคุณต้องแจ้งให้เจ้าภาพหรือผู้เข้าร่วมประชุมทราบโดยเร็วที่สุด หากความขัดแย้งของคุณเกิดขึ้นในวันประชุมนั่นอาจหมายความว่าคุณต้องโทรหาบุคคลนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับข้อความ
รอให้ทุกคนมาถึง
เมื่อคุณโทรเข้าหรือเข้าห้องประชุมออนไลน์ของคุณต้อนรับผู้คนตามที่ปรากฏ แต่รอให้ทุกคนที่คุณรู้จักเข้าร่วมก่อนที่จะดำน้ำจริงๆ
เลือกสถานที่ที่เงียบสงบ
แม้ว่าคุณจะสามารถประชุมออนไลน์ได้จากทุกที่ก็ตามมันเป็นการดีที่สุดที่จะเลือกที่ไหนสักแห่งที่เงียบซึ่งจะไม่มีการรบกวนหรือเสียงรบกวน
กำหนดปริมาตรทันที
เมื่อทุกคนปรากฏตัวในการประชุมออนไลน์ให้ทุกคนทักทายเพื่อทดสอบระดับเสียงเพื่อให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ทันทีหากจำเป็น
แต่งตัวอย่างเหมาะสม
หากคุณเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอคุณต้องพิจารณาภาพลักษณ์ของคุณ อาจไม่สำคัญเท่ากับการประชุมแบบตัวต่อตัว แต่คุณยังต้องดูเป็นมืออาชีพ
ทำการแนะนำตัว
หากคุณเชิญคนที่อาจไม่รู้จักกันให้เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ให้แน่ใจว่าคุณแนะนำพวกเขาเป็นการส่วนตัวหรือให้โอกาสพวกเขาแนะนำตัวเองในช่วงเริ่มต้นของการประชุม
จำชื่อ
ไม่ว่าคุณจะพบใครบางคนเป็นครั้งแรกหรือครั้งที่เจ็ดให้จดจำชื่อและใช้งานจริงเมื่อคนอวยพรสามารถเดินทางไกลได้
อยู่ในหัวข้อ
ในระหว่างการประชุมคุณอาจออกไปสนทนาข้าง ๆ เป็นครั้งคราว แต่ให้แน่ใจว่าคุณนำบทสนทนากลับไปที่วัตถุประสงค์หลักและจับตาดูตลอดเวลาเพื่อให้คุณมีเวลาที่สุภาพ
พูดเสียงดัง
เมื่อคุณกำลังพูดระหว่างการประชุมอย่าลืมออกเสียงและพูดเสียงดังพอที่ทุกคนได้ยินคุณ
อย่าขัดจังหวะผู้อื่น
และเมื่อคนอื่นพูดคุยให้พวกเขาพูดให้จบก่อนเสนอความคิดของคุณเอง
หลีกเลี่ยงการพูดทันที
เมื่อตั้งคำถามกับทั้งกลุ่มคุณสามารถหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะโดยการรอสักครู่เพื่อพูด หากคนอื่นทำเช่นนั้นทันทีรอการเปิดของคุณ หากไม่มีใครพูดคุณก็พร้อมที่จะไป
ถามก่อนแบ่งปันความคิดที่ยาวนาน
หากคุณมีความคิดหรือคิดที่จะแบ่งปันนานถามว่ามันเป็นไปได้ไหมที่จะทำก่อนล่วงหน้าในกรณีที่คุณใช้งานไม่ทัน คุณสามารถรวมเข้ากับอีเมลได้ในภายหลังหรือแบ่งปันในการประชุมอื่น
ปิดเสียงเมื่อคุณไม่ได้พูด
เพื่อหลีกเลี่ยงเสียงพื้นหลังที่กลายเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวให้ผู้อื่นเพียงแค่ปิดเสียงตัวเองเมื่อคุณไม่ได้พูดในเวลาที่เหมาะสม
ตั้งใจฟัง
ในขณะที่คนอื่นกำลังพูดคุยกันตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณฟังจริง คุณไม่ต้องการที่จะพลาดบางสิ่งบางอย่างแล้วนำมาตั้งคำถามในภายหลัง
แสดงว่าคุณกำลังฟังอยู่
คุณควรแสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณกำลังฟังอยู่เมื่อพวกเขาคุยด้วยหากคุณกำลังประชุมทางวิดีโอ อย่าฝังหัวไว้ในโน้ตของคุณ ดูพวกเขาและฝึกฝนการฟังอย่างกระตือรือร้น
ใช้ความระมัดระวังด้วยอารมณ์ขัน
หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องใช้อารมณ์ขันในระหว่างการประชุมให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมาะสมกับผู้ชมของคุณ วิธีนี้ง่ายกว่ามากเมื่อคุณเพียงแค่พูดคุยกับสมาชิกในทีมที่ใกล้ชิด แต่ใช้ความระมัดระวังมากขึ้นเมื่อพบกับลูกค้าหรือคนที่คุณไม่ค่อยรู้จัก
จัดทำสำเนาเอกสารสำคัญ
หากคุณอ้างอิงเอกสารสำคัญใด ๆ ในระหว่างการประชุมของคุณส่งรายการเหล่านั้นไปยังผู้เข้าร่วมประชุมก่อนหรือระหว่างเพื่อให้พวกเขาสามารถมีเอกสารสำหรับการอ้างอิง
เตรียมด้วยวัสดุการนำเสนอ
และหากคุณต้องการอุปกรณ์ใด ๆ เพื่อทำการนำเสนอตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้ดีล่วงหน้าเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาพยายามทำให้มันทำงาน
รู้จักผู้ชมของคุณ
เมื่อเตรียมการนำเสนอหรือรายการวาระอื่น ๆ สิ่งสำคัญคือคุณต้องพิจารณาผู้ชมของคุณและตอบสนองข้อความของคุณโดยเฉพาะ อย่าเสียเวลากับคนที่ไม่เกี่ยวข้อง และอย่าใช้น้ำเสียงหรือหัวข้อที่ไม่น่าจะดึงดูดคนที่คุณกำลังพบปะด้วย
วางโทรศัพท์ของคุณ
คุณควรปิดเสียงโทรศัพท์ของคุณในระหว่างการประชุมเพื่อไม่ให้ขัดจังหวะ
หลีกเลี่ยงการใช้ประสาท
เป็นเรื่องปกติในบางกรณีที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องฝึกนิสัยกังวลเช่นคลิกปากกาหรือตีหมากฝรั่ง แต่ใช้ความพยายามอย่างมีสติเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านั้นในระหว่างการประชุมมืออาชีพ
อย่ากินขณะคุย
คุณควรหลีกเลี่ยงการรับประทานอาหารระหว่างการประชุมออนไลน์ ดังนั้นขอให้มีขนมก่อนและจิบน้ำเฉพาะเมื่อคนอื่นหันมาคุยกันถ้าจำเป็น
มีเวลาที่กำหนดสำหรับคำถาม
นอกจากนี้ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะกำหนดเวลาให้ผู้คนถามคำถามว่าคุณเป็นผู้นำการประชุมหรือไม่ และถ้าคุณกำลังเข้าร่วมตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณค้นหาโอกาสนั้นในวาระการประชุมเพื่อให้คุณรู้ว่าจะให้คะแนนเมื่อใด
อย่าครองส่วนของคำถาม
เมื่อส่วนคำถามนั้นเกิดขึ้นคุณอาจถามคำถามหนึ่งหรือสองข้อ แต่อย่าครอบงำบทสนทนา ให้โอกาสผู้อื่นด้วย
เสนอเครดิตสำหรับไอเดีย
หากคุณกำลังนำเสนออะไรในระหว่างการประชุมที่ไม่ใช่ความคิดของคุณในตอนแรกตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ให้เครดิตแก่ผู้ริเริ่ม หากคุณไม่ได้คนจะคิดว่ามันเป็นความคิดของคุณ
พูดคุยเรื่องส่วนตัวหลังการประชุม
หากมีสิ่งใดเกิดขึ้นระหว่างการประชุมกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับคุณและบุคคลอื่นเพียงอย่างเดียวให้ใช้เวลาในการพูดคุยในภายหลังแทนที่จะสละเวลาของคนอื่น
อย่าโทรออกคนอื่น
บางครั้งคุณอาจเจอสถานการณ์ที่สมาชิกในทีมของคุณทำผิดพลาดซึ่งส่งผลเสียต่อการประชุมของคุณ แต่อย่าใช้เวลาประชุมเพื่อบรรยาย โทรประชุมส่วนตัวกับบุคคลนั้นหลังจากนั้นเพื่อหารือหากจำเป็น
ทำให้คุณเท่ห์
และไม่ว่าคุณจะติดต่อใครอย่าอารมณ์เสียในระหว่างการประชุม
ให้การพักสำหรับการประชุมที่ยาวนาน
หากคุณกำลังจัดการประชุมที่จะใช้เวลาไม่กี่ชั่วโมงหรือนานกว่านั้นให้รวมการกำหนดเวลาไว้ในวาระการประชุมของคุณเพื่อให้ผู้คนสามารถหาของกินกินตรวจสอบโทรศัพท์และใช้ห้องน้ำ
สิ้นสุดในเวลา
ตลอดการประชุมจับตาดูนาฬิกาเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าจะสิ้นสุดการประชุมเมื่อคุณพูดว่าทำ
ให้โอกาสผู้คนในการออกจาก
หากบังเอิญคุณไม่ได้มีโอกาสพูดคุยทุกสิ่งที่คุณต้องการในเวลาที่กำหนดคุณสามารถถามคนอื่นว่าพวกเขาต้องการพักและจบการประชุมหรือไม่ แต่ให้โอกาสผู้คนในการออกตรงเวลาหากพวกเขามีภาระผูกพันก่อน
ขอบคุณทุกคนที่เข้าร่วม
หากคุณเรียกประชุมโปรดตรวจสอบว่าคุณขอบคุณทุกคนที่เข้าร่วมก่อนออกเดินทางด้วย
จงรับรู้ภาษาและวัฒนธรรมอื่น ๆ
ในบางกรณีคุณอาจพบว่าตัวเองพบกับผู้คนจากภูมิหลังและวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน ดังนั้นจงระวังภาษาและขนบธรรมเนียมของพวกเขาให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ก่อนที่จะพบกัน
ติดตามด้วยหมายเหตุ
หลังการประชุมคุณควรแบ่งปันบันทึกหรือการเตือนความจำกับผู้คนทางอีเมล หรือถ้าคุณไม่มีอะไรพิเศษในการติดตามส่งข้อความขอบคุณอย่างรวดเร็ว
หลีกเลี่ยงการแบ่งปันข้อมูลการประชุมกับผู้อื่น
เมื่อพูดถึงการประชุมรายการที่กล่าวถึงควรอยู่ในกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมเว้นแต่คุณจะอธิบายอย่างชัดเจน ดังนั้นอย่าแชร์รายละเอียดกับคนอื่น ๆ ที่ไม่ได้เข้าร่วม
ทำทุกอย่างให้เสร็จ
และถ้าคุณอาสาที่จะทำงานให้เสร็จสิ้นหลังจากการประชุมของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตามรายการเหล่านั้นโดยทันที
การประชุมผ่านวิดีโอผ่าน Shutterstock
เพิ่มเติมใน: บทความยอดนิยมแสดงความคิดเห็น▼
