วิธีการเขียนบันทึกลงไฟล์

การสื่อสารสถานที่ทำงานที่ส่งถึง "ไฟล์" จะต้องเป็นไปตามกระบวนการและโครงสร้างสำหรับบันทึกการจ้างงานรวมถึงรูปแบบพื้นฐานสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ บันทึกช่วยจำไฟล์มีจุดประสงค์เพื่อบันทึกการกระทำเช่นการเปลี่ยนพนักงานหรือการตัดสินใจจ้างงาน นอกจากนี้พวกเขายังรักษาข้อเท็จจริงและสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทรัพยากรมนุษย์และการตรวจสอบสถานที่ทำงาน

ผู้รับ

แม้ว่าบันทึกช่วยจำของคุณมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดทำไฟล์เอกสาร แต่อาจมีผู้เข้าร่วมที่ควรรับสำเนาการสื่อสารโดยตรง ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังบันทึกไฟล์ของพนักงานเกี่ยวกับการพิจารณาของเธอสำหรับการเลื่อนตำแหน่งคุณอาจต้องการรวมหัวหน้างานปัจจุบันของเธอและหัวหน้างานที่เธอจะรายงานในบทบาทใหม่ นอกจากนี้ให้สำเนาของบันทึกช่วยจำแก่พนักงาน

$config[code] not found

ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

บันทึกเกี่ยวกับสถานที่ทำงานเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนควรส่งต่อไปยังผู้ที่มีความจำเป็นต้องทราบเท่านั้นและควรมีการทำเครื่องหมายว่า "เป็นความลับ" ไว้อย่างชัดเจนหากพวกเขามีข้อมูลที่ต้องไม่พูดคุยกันระหว่าง HR และหัวหน้างานของพนักงาน ในบางกรณีไม่ควรวางบันทึกที่เป็นไฟล์เกี่ยวกับเรื่องละเอียดอ่อนไว้ในไฟล์ของพนักงานเลย ตัวอย่างเช่นในกรณีของการตรวจสอบสถานที่ทำงานเช่นการล่วงละเมิดทางเพศบันทึกช่วยจำจะไปยังไฟล์สืบสวนและไม่ใช่ไฟล์บุคลากรของพนักงานบันทึกช่วยจำเพื่อการสืบสวนยังคงเป็นความลับและสามารถเข้าถึงได้เฉพาะกับพนักงานที่จำเป็นต้องรู้เช่นพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้บริหาร บริษัท และเจ้าของหรือที่ปรึกษากฎหมาย

บันทึกเนื้อหา

นอกจากบันทึกนี้เป็นส่วนหนึ่งของการโต้ตอบที่ต่อเนื่องคุณอาจต้องอธิบายสถานการณ์หรืออธิบายเหตุผลของเอกสารของคุณ หากเป็นเรื่องของพนักงาน - นอกเหนือจากการสอบสวนให้เริ่มบันทึกด้วยชื่อแผนกตำแหน่งและระยะเวลาการจ้างงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่นหากคุณสรุปคำขอโอนพนักงานย่อหน้าแรกของคุณควรมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องเช่นตำแหน่งของพนักงานและตำแหน่งหรือแผนกที่เธอขอโอน บันทึกจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับว่าคำขอการโอนของเธอได้รับการพิจารณาหรือปฏิเสธ

การกระจายและจดหมายเหตุ

หากคุณกำลังเขียนไปยังไฟล์ของพนักงานสำเนาของบันทึกช่วยจำควรเข้าไปในไฟล์การติดต่อทั่วไปของ HR ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของรายการการแจกจ่าย นอกจากนี้พนักงานจะได้รับสำเนาและทำเช่นนั้นแก่บุคคลอื่นที่อาจเป็นความลับของข้อมูลพนักงานเว้นแต่บันทึกนั้นเป็นส่วนหนึ่งของการสอบสวนที่ทำงานที่เป็นความลับ ในกรณีนั้นเฉพาะพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับการสืบสวนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงบันทึกช่วยจำได้ เมื่อไฟล์ที่มีบันทึกช่วยจำถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรของคุณแผนกทรัพยากรบุคคลจะเก็บรักษาสำเนาบันทึกที่อยู่ในไฟล์การติดต่อทั่วไปของแผนก