วิธีการเขียนบันทึกการประชุม

บันทึกการประชุมจะระบุถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องและวิธีการที่ผู้รับควรตอบสนองต่อข้อมูล เก็บบันทึกย่อให้ตรงและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และส่งไปทางอิเล็กทรอนิกส์หรือวางไว้ในกล่องจดหมายภายในของพนักงาน บันทึกการประชุมทางธุรกิจที่แข็งแกร่งช่วยให้ผู้จัดการหัวหน้าทีมและเพื่อนร่วมงานแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานเกี่ยวกับการประชุมที่จะเกิดขึ้นในเวลาที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

$config[code] not found

รูปแบบบันทึก

ทำตามขั้นตอนมาตรฐานสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อจัดรูปแบบบันทึกการประชุม - เว้นวรรคเดียวและปรับชิดซ้ายของเนื้อหาข้ามบรรทัดระหว่างย่อหน้าใส่ช่องว่างหนึ่งหลังแต่ละช่วงเวลาและไม่เยื้องเมื่อคุณเริ่มย่อหน้าใหม่. ใช้หัวข้อเฉพาะเช่น "สิ่งที่จะนำไปสู่การประชุม" เพื่อช่วยให้ผู้รับระบุข้อมูลที่สำคัญและจัดทำรายการหมายเลขและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อเพื่อให้พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วแนะนำ Lab การเขียนออนไลน์ของมหาวิทยาลัย Purdue เว้นระยะห่าง 1.5 นิ้วที่ด้านบน - ยกเว้นว่าคุณใช้หัวจดหมายและต้องเพิ่มระยะขอบ - และเขียนคำว่า "MEMORANDUM" ในอักษรตัวหนาที่ด้านบนของหน้าแนะนำ Loyola University ในนิวออร์ลีนส์

รายละเอียดและสาระสำคัญของวิชา

ให้ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการประชุม อย่าใช้บันทึกช่วยจำการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุม แนะนำ University of Maryland University College รวมวันที่เวลาและที่ตั้งของการประชุมหัวข้อหลักและผู้ดำเนินการประชุมในหัวข้อ พูดถึงบันทึกช่วยจำสำหรับพนักงานแต่ละคนแผนกทั้งหมดทีมงานเฉพาะหรือพนักงานทั้งหมดตามต้องการ จัดทำสรุปโดยย่อเกี่ยวกับสิ่งที่จะกล่าวถึงในที่ประชุมและรวมคำแนะนำหรือเอกสารแนบหากคุณต้องการให้พนักงานอ่านหรือเตรียมเอกสารก่อนวันประชุม ให้บันทึกช่วยจำของคุณเป็นหนึ่งหน้าหรือน้อยกว่า

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

โทนระดับมืออาชีพ

ใช้ภาษามืออาชีพทั่วไปในชีวิตประจำวันในบันทึกช่วยจำของคุณและหลีกเลี่ยงคำแสลงเสียดสีหรือเรื่องตลก ระบุอย่างชัดเจนว่าเมื่อใดที่ไหนและทำไมคุณจึงจัดการประชุมและอย่าพยายามสร้างความประทับใจให้ผู้รับด้วยคำศัพท์ที่ไร้สาระ ตรงและเฉพาะเจาะจงกับรายละเอียดการประชุมและคำแนะนำของคุณในขณะที่ยังคงความสุภาพและสุภาพ หลีกเลี่ยงอารมณ์และยึดถือข้อเท็จจริงพื้นฐานเกี่ยวกับการประชุมตามมหาวิทยาลัย Loyola แม้ว่าคุณจะพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่มีค่าใช้จ่ายทางอารมณ์ความขัดแย้งหรือข้อกังวลของ บริษัท ในระหว่างการประชุมบันทึกการประชุมของคุณต้องการเสียงที่สงบและเป็นกลาง

วิธีในการส่งบันทึกการประชุม

ส่งบันทึกการประชุมในลักษณะเดียวกับที่คุณมักจะสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและพนักงาน. ตัวอย่างเช่นครูใหญ่โรงเรียนประถมอาจใส่สำเนาบันทึกย่อลงในกล่องจดหมายภายในของครูแต่ละคน หรือเธออาจส่งบันทึกช่วยจำทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังที่อยู่อีเมลที่ทำงานของครู ส่งบันทึกข้อความให้พนักงานของคุณเท่านั้นหากคุณได้แจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้าว่าคุณวางแผนที่จะทำเช่นนั้น โดยทั่วไปแล้วบันทึกจะยาวเกินไปที่จะส่งโดยใช้การส่งข้อความเว้นแต่ว่าคุณจะให้เฉพาะวันที่เวลาและสถานที่ หลีกเลี่ยงการใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวของพนักงานเพื่อทำธุรกิจ แต่อย่าลังเลที่จะส่งบันทึกการประชุมไปยังที่อยู่อีเมลที่ทำงาน