วิธีเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพ

กุญแจสำคัญในการเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพคือเพียงแค่ยึดข้อเท็จจริง เน้นรายละเอียดที่สำคัญที่สุด รายงานที่ดีที่สุดให้คำอธิบายที่ชัดเจนและรัดกุมของหัวข้อที่อยู่ในมือ หลายคนเชื่อว่ารายงานต้องมีความยาวและเต็มไปด้วยรายละเอียด แต่ในความจริงแล้วรายงานที่มีประสิทธิภาพจะได้รับสิทธิในประเด็นนั้นอย่างกระชับ ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนรายงานก่อนสร้างรายการหัวข้อย่อยของหัวข้อทั้งหมดที่คุณต้องหารือ จากนั้นคุณสามารถจัดระเบียบรายงานตามข้อมูลนี้

$config[code] not found

จัดทำรายงานของคุณก่อนที่จะเขียน สร้างส่วนทั่วไปแล้วแบ่งส่วนเหล่านั้นออกเป็นส่วนย่อย ๆ ด้วยหัวเรื่องที่เป็นคำอธิบายและง่ายต่อการติดตาม จัดทำโครงร่างลงในสารบัญและรวมสารบัญไว้ที่จุดเริ่มต้นของรายงานดังนั้นผู้อ่านจะสามารถอ้างอิงข้อมูลรายงานได้อย่างง่ายดาย

กำหนดผู้ชมของคุณ ใครจะอ่านรายงานนี้ สิ่งนี้จะช่วยคุณในการตัดสินใจเลือกเสียงของรายงาน ตัดสินใจว่ามันไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ ไม่ว่าคุณจะใช้โทนเสียงไหนให้เขียนด้วยภาษาที่เรียบง่ายตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยง "คำพูดขององค์กร" ศัพท์แสงและคำที่ยิ่งใหญ่

เริ่มต้นรายงานด้วยบทสรุปผู้บริหาร สรุปประเด็นสำคัญ ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อความเรียบง่ายและดึงดูดความสนใจไปยังวัตถุประสงค์หลักของรายงาน กลับมาที่บทสรุปผู้บริหารนี้หลังจากรายงานเสร็จสมบูรณ์เพื่อยืนยันว่าคุณได้บันทึกรายละเอียดที่สำคัญที่สุดทั้งหมดแล้ว

ระบุรายละเอียดเฉพาะของแต่ละส่วนย่อยที่คุณระบุไว้ในขั้นตอนแรก แบ่งพวกมันออกเป็นย่อหน้าสั้น ๆ แต่ละย่อหน้าไม่ควรเกินสี่หรือห้าประโยค หลีกเลี่ยงคำอธิบายที่ซับซ้อน: ระบุจุดของคุณสถิติที่เกี่ยวข้องหรือการกระทำที่แนะนำและไปยังหัวข้อถัดไป

ใช้ภาพในการกลั่นกรองเพื่ออธิบายคะแนนของคุณ กราฟแผนภูมิและภาพถ่ายที่สนับสนุนสิ่งที่คุณค้นพบจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจแนวคิด

อ่านรายงานสองครั้งหลังจากเสร็จสิ้นการร่างฉบับแรก ตัดคำที่ไม่จำเป็นและภาษาที่ซ้ำซ้อนออก แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ

จัดวางข้อความรายงานในเทมเพลตที่น่าสนใจโดยมีหน้าปกง่าย Microsoft Office มีแม่แบบรายงานฟรีที่เว็บไซต์ Microsoft (ดูแหล่งข้อมูล) จัดทำรายงานในรูปแบบเกลียวรวมเพื่อให้ผู้อ่านสามารถพลิกหน้าต่างๆ