คุณทำตามข้อกำหนดการเก็บบันทึกของพนักงานหรือไม่? คุณอาจจะประหลาดใจ

คุณรู้หรือไม่ว่านายจ้างที่ไม่ยื่นแบบฟอร์มรายงานการดูแลราคาไม่แพง (Obamacare) ที่จำเป็นกับ IRS อาจถูกลงโทษสูงสุดจำนวน 3 ล้านเหรียญ เพียงพอที่จะทำให้คุณตื่นขึ้นในเวลากลางคืน! และนั่นเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายเพียงข้อเดียว

วันนี้ผู้ประกอบการต้องเผชิญกับความต้องการด้านการบันทึกข้อมูลของพนักงานที่หลากหลายเนื่องจาก Infographic จาก ComplyRight ซึ่งเป็น บริษัท ที่ทุ่มเทให้กับการปลดปล่อยเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่มีภาระด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้ชัดเจน และความต้องการเหล่านั้นดูเหมือนจะเพิ่มขึ้นทุกปี

$config[code] not found

ภาระงานด้านเอกสารและการบันทึกอาจลดลงได้ยากสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเนื่องจากองค์กรขนาดเล็กมีพนักงานน้อยกว่าในการจัดการฟังก์ชั่นทรัพยากรบุคคลหรืออาจไม่มีทรัพยากรบุคคลที่ทุ่มเทเลย แต่ข่าวดีก็คือเทคโนโลยีสามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบในฐานะนายจ้างได้

ต่อไปนี้เป็นข้อกำหนดด้านการบันทึกข้อมูลของพนักงานที่อาจทำให้คุณประหลาดใจ (หรือตกใจ):

ประกาศรับสมัครงาน

เมื่อนายจ้างโพสต์โฆษณาสำหรับการเปิดงานใหม่พวกเขาจะต้องเก็บบันทึกไว้หนึ่งปีตามพระราชบัญญัติการกีดกันทางอายุในการจ้างงาน (ADEA)

การสมัครงาน

นายจ้างที่ได้รับการคุ้มครองภายใต้กฎหมาย ADEA, คนอเมริกันที่มีความพิการ (ADA) และ / หรือชื่อ VII ของพระราชบัญญัติสิทธิพลเมือง (ชื่อ VII) จะต้องเก็บใบสมัครงานทั้งหมดไว้ในแฟ้มอย่างน้อยหนึ่งปี ข้อกำหนดหนึ่งปีใช้กับพนักงานตามฤดูกาลและพนักงานชั่วคราวเช่นกัน

เรซูเม่

เรซูเม่ที่ได้รับการร้องขอจะต้องถูกเก็บไว้ในไฟล์เป็นเวลาหนึ่งปีตาม ADEA และ ADA อย่างไรก็ตามไม่มีข้อกำหนดในการรักษาเรซูเม่ที่ไม่พึงประสงค์ไว้

บันทึกการสิ้นสุด

ADA และ Title VII กำหนดให้บันทึกการเลิกจ้างทั้งหมดเป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากวันที่สิ้นสุดการทำงานของพนักงาน

แผนผลประโยชน์

ADEA กำหนดให้มีการบันทึกแผนผลประโยชน์เป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากการสิ้นสุดของแผนภายใต้ ADEA นอกจากนี้พระราชบัญญัติความมั่นคงเพื่อรายได้เพื่อการเกษียณอายุของพนักงาน (ERISA) กำหนดให้มีการเก็บบันทึกแผนผลประโยชน์ไว้เป็นเวลาหกปี

การประเมินประสิทธิภาพ

พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA) กำหนดให้ต้องมีการประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นเวลาสองปี

บันทึกภาษีการว่างงาน

ตามพระราชบัญญัติภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลาง (FUTA) คุณควรเก็บบันทึกภาษีการว่างงานเป็นเวลาสี่ปีนับจากวันที่ครบกำหนดภาษีหรือการชำระเงินแล้วแต่จำนวนใดจะถึงภายหลัง

แบบฟอร์ม I-9

แบบฟอร์ม I-9 และข้อมูลการตรวจสอบเพิ่มเติมที่ยืนยันว่าพนักงานได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกาจะต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลาสามปีนับจากวันที่จ้างหรือหนึ่งปีหลังจากวันที่เลิกจ้างแล้วแต่ว่าอย่างใดจะเกิดขึ้นภายหลัง กฎหมายที่บังคับใช้คือกฎหมายปฏิรูปและควบคุมการเข้าเมือง (IRCA)

สัญญาจ้าง

หากคุณมีสัญญาจ้างงานกับพนักงานคุณจะต้องเก็บรักษาสัญญาทั้งหมดไว้เป็นเวลาสามปีต่อ FLSA

แบบฟอร์ม OSHA สำหรับการบาดเจ็บและเจ็บป่วย

นายจ้างที่มีลูกจ้าง 11 คนขึ้นไปจะต้องรายงานการบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยทุกรูปแบบเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปีหลังจากสิ้นปีปฏิทิน

ภูมิทัศน์การปฏิบัติตาม Dizzying

ดังรายการข้างต้นแสดงให้เห็นว่านายจ้างอยู่ภายใต้กฎหมายการบันทึกการทำงานของพนักงาน

ไม่ใช่เพียงแค่ข้อกำหนดทางกฎหมายจำนวนหนึ่งที่ทำให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นเรื่องที่ท้าทาย ความจริงที่ว่ากฎหมายกำลังเปลี่ยนแปลง - และซับซ้อน

กฎหมายมักเต็มไปด้วยความแตกต่างนิดหน่อยข้อยกเว้นและคำจำกัดความโดยละเอียด ข้อกำหนดด้านการบันทึกสามารถครอบคลุมนายจ้างบางรายได้ตามขนาดหรืออุตสาหกรรมของพวกเขา แต่ไม่ใช่นายจ้างคนอื่น

กฎหมายเปลี่ยนบ่อยและมีการเพิ่มกฎหมายและข้อบังคับใหม่ หากคุณถูกจับโดยไม่รู้ตัวว่ามีการเปลี่ยนแปลงหรือกฎหมายใหม่ บริษัท ของคุณอาจต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก โปรดจำไว้ว่าการขาดความรู้มักไม่ใช่การป้องกัน

เทคโนโลยี: รากฐานที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบของนายจ้าง

การบันทึกข้อมูลของพนักงานเป็นหนึ่งในพื้นที่เหล่านี้ในปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีระดับการเล่นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

แอปบันทึกพนักงานที่ดีสามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณได้ดียิ่งขึ้น

แต่ซอฟต์แวร์บันทึกเสียงที่ดีที่สุดของวันนี้สามารถเพิ่มคุณค่าได้มากขึ้น

แอพที่ดีที่สุดช่วยเพิ่มผลผลิตโดยช่วยให้ทีมธุรกิจขนาดเล็กทำงานอย่างชาญฉลาดไม่ยากขึ้น เคล็ดลับ: ค้นหาซอฟต์แวร์ที่รวดเร็วในการเริ่มต้นใช้งานง่ายและใช้งานง่าย ค้นหาคุณสมบัติเช่นการแจ้งเตือนอัตโนมัติและระบบเตือนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

แอปบันทึกพนักงานที่ดีสามารถประหยัดเงินได้ด้วยการจัดการความเสี่ยง คุณจะอุ่นใจและนอนหลับได้ดีขึ้นเมื่อรู้ว่าธุรกิจขนาดเล็กของคุณมีเครื่องมือที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดการบันทึกที่ซับซ้อนเช่นเดียวกับองค์กรขนาดใหญ่

นี่คือข้อดีอีกอย่างหนึ่งของเทคโนโลยี: บันทึกอิเล็กทรอนิกส์แทนที่จะเป็นกระดาษ การเก็บรักษาสำเนาเอกสารของพนักงานไม่เพียง แต่ต้องใช้พื้นที่ทางกายภาพจำนวนมาก แต่ยังต้องการองค์กรที่มาก พนักงานโดยเฉลี่ยเสียเวลา 400 ชั่วโมงในแต่ละปีในการค้นหาเอกสารที่เป็นกระดาษ

เอกสารอิเล็คทรอนิคส์กำลังถูกดึงขึ้นมาบนกระดาษตาม ComplyRight ไม่แปลกใจเลยว่าทำไม เมื่อมีการจัดเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ข้อมูลจะถูกรวมไว้ในที่เดียวและสามารถค้นหาได้ง่าย พนักงานสามารถดึงข้อมูลพนักงานได้ในไม่กี่คลิก

และเมื่อ บริษัท ของคุณเติบโตและมีการเพิ่มจำนวนระบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและเรียกใช้ปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้น หากไม่มีการลากกระดาษที่ไม่มีประสิทธิภาพคุณสามารถขยายธุรกิจของคุณได้เร็วขึ้นเช่นกัน

ที่จะค้นหาความช่วยเหลือการเก็บบันทึกพนักงาน

หากต้องการดูรายการข้อกำหนดการเก็บบันทึกพนักงานโดยละเอียดและระบุข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณให้ดาวน์โหลด“ แนวทางการเก็บรักษาบันทึกพนักงานฟรีสำหรับนายจ้างและผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล” จาก ComplyRight

และตรวจสอบ Employee Records App จาก HRDirect การเริ่มต้นใช้งานฟรีและรวดเร็ว - และทำให้การจัดการระเบียนพนักงานง่ายขึ้น

ผู้จัดการรูปภาพผ่าน Shutterstock

เพิ่มเติมใน: ผู้สนับสนุน 3 ความคิดเห็น▼