เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่มีความรับผิดชอบอาจต้องการที่จะลืม แต่จำเป็นสำหรับทุกคนที่ทำงานที่มีขนาดใหญ่กว่าการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว นี่เป็นความรับผิดชอบของคุณในการเก็บบันทึกเกี่ยวกับพนักงานของคุณ แม้ว่าสิ่งนี้อาจไม่ได้เป็นส่วนที่น่าตื่นเต้นที่สุดในการดำเนินธุรกิจ แต่เป็นสิ่งสำคัญ
ข้อกำหนดการเก็บรักษาบันทึกพนักงาน
รัฐบาลกลางรัฐและรัฐบาลท้องถิ่นมีข้อกำหนดต่าง ๆ เมื่อต้องจัดทำเอกสารที่ถูกต้องเกี่ยวกับการจ้างงานและฟังก์ชั่นการบริหารทรัพยากรบุคคลอื่น ๆ เพื่อปกป้องพนักงานและธุรกิจ ในฐานะธุรกิจการไม่สามารถเก็บบันทึกเหล่านี้ในมืออาจทำให้คุณเปิดรับชุดการเลิกจ้างโดยมิชอบหรือการสะท้อนกลับที่คล้ายกันโดยไม่ต้องใช้เอกสารใด ๆ เพื่อป้องกันตัวเอง นี่คือข้อกำหนดบางส่วนที่ธุรกิจของคุณอาจต้องพึงพอใจเมื่อต้องมีการเก็บบันทึกของพนักงาน
$config[code] not foundเก็บบันทึกการจ้างงานเป็นเวลาหนึ่งปี
เมื่อคุณสมัครงานตำแหน่งใหม่กฎเกณฑ์ของรัฐบาลกลางเช่นพระราชบัญญัติคนพิการชาวอเมริกันและชื่อ VII กำหนดให้คุณต้องไม่เลือกปฏิบัติในกระบวนการจ้างงานของคุณ ดังนั้นคุณควรเก็บแอปพลิเคชันประวัติย่อและเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดจากกระบวนการจ้างงานเป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งปีหลังจากงานถูกกรอกข้อมูลในกรณีที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งที่ไม่ได้รับงานตัดสินใจยื่นฟ้อง
เก็บบันทึกค่าจ้างเป็นเวลาสามปี
บันทึกเงินเดือนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการชดเชยอย่างยุติธรรมสำหรับชั่วโมงที่พวกเขาทำงานและเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดค่าล่วงเวลาและค่าแรงขั้นต่ำ กฎหมายกำหนดให้คุณเก็บบันทึกเหล่านี้ไว้ในมือสำหรับพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นเป็นเวลาสามปี อย่างไรก็ตามพนักงานยังสามารถเลือกที่จะฟ้องร้องหากพวกเขารู้สึกว่าพวกเขาเป็นหนี้ค่าจ้างสำหรับการทำงานล่วงเวลาใด ๆ ดังนั้นมันจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณที่จะเก็บมันไว้ในมือนานถึงห้าปีหลังจากการสิ้นสุด
เก็บแบบฟอร์ม I-9 ไว้หนึ่งปีหลังจากสิ้นสุด
แบบฟอร์ม I-9 เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจในการแสดงให้เห็นว่าพวกเขายืนยันว่าพนักงานมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกา ตามกฎหมายคุณจะต้องเก็บแบบฟอร์มเหล่านี้ไว้เป็นเวลาสามปีหลังจากการว่าจ้างพนักงานหรือหนึ่งปีหลังจากพนักงานถูกยกเลิกไม่ว่าวันใดจะมาในภายหลัง คุณจะต้องจัดเก็บแบบฟอร์มเหล่านี้แยกต่างหากจากบันทึกบุคลากรอื่น ๆ
เก็บเอกสารแยกเป็นเวลาห้าปีหลังจากสิ้นสุด
การรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้างหรือการแยกก็เป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่คุณประสบกับปัญหาการเลิกจ้างที่ผิดพลาด เก็บจดหมายลาออกและออกจากเอกสารสัมภาษณ์ในมือเป็นเวลาสามปีหลังจากพนักงานออกจากและแยกเอกสารเป็นเวลาห้าปี
เก็บ FMLA ออกจากรายงานเป็นเวลาสามปีหลังจากสิ้นสุด
พระราชบัญญัติการลาพักฟื้นครอบครัวอยู่ที่นั่นเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมได้รับการลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างซึ่งงานของพวกเขาได้รับการคุ้มครองในกรณีที่มีปัญหาด้านการแพทย์หรือครอบครัว หากพนักงานส่งคำขอลา FMLA คุณควรเก็บข้อมูลนั้นไว้ในบันทึกของคุณเป็นเวลาอย่างน้อยสามปีหลังจากที่พนักงานดังกล่าวมีส่วนร่วมกับธุรกิจของคุณโดยไม่คำนึงว่าลาได้รับหรือไม่
เก็บแบบฟอร์มผลประโยชน์เพื่อการเกษียณอายุเป็นเวลาหกปี
หากคุณให้ผลประโยชน์เมื่อเกษียณแก่พนักงานคุณควรเก็บข้อมูลนั้นไว้ในมือเป็นเวลาอย่างน้อยหกปีหลังจากพนักงานลาออกหรือถูกยกเลิกตามพระราชบัญญัติความมั่นคงเกี่ยวกับรายได้เพื่อการเกษียณอายุของพนักงาน นอกจากนี้ศาลได้พิจารณาแล้วว่าเป็นความรับผิดชอบของ บริษัท ที่จะพิสูจน์ว่าพวกเขาให้ความคุ้มครองที่เพียงพอและผลประโยชน์ในกรณีที่พนักงานฟ้องร้องมากกว่าความรับผิดชอบของพนักงานในการพิสูจน์ความคุ้มครองนั้นไม่เพียงพอ
เก็บบันทึกการทดสอบยาเป็นเวลาห้าปี
ในบางกรณีการตรวจสอบประวัติและข้อมูลการทดสอบยาอาจอยู่ภายใต้มาตรฐานของข้อมูลการจ้างงานอื่น ๆ อย่างไรก็ตามหากงานนั้นเกี่ยวข้องกับการขนส่งคุณต้องเก็บบันทึกการทดสอบยาที่ดำเนินการเป็นเวลาห้าปีซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อบังคับความปลอดภัยของกรมการขนส่ง
เก็บบันทึกภาษีของพนักงานเป็นเวลาสี่ปี
เมื่อมาถึงภาษีที่เกี่ยวข้องกับพนักงานกรมสรรพากรแนะนำให้เก็บบันทึกในมือเป็นเวลาสี่ปีในกรณีของการตรวจสอบ ซึ่งควรรวมถึงค่าจ้างทั้งหมดการจ่ายเงินบำนาญข้อมูลเคล็ดลับแบบฟอร์ม W-2 และ W-4 และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
รักษาสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงานเป็นเวลาห้าปี
พระราชบัญญัติความปลอดภัยและอาชีวอนามัยกำหนดให้คุณต้องเก็บและบันทึกการบาดเจ็บของพนักงานและความเจ็บป่วยที่เกิดขึ้นในที่ทำงานพร้อมคำอธิบายสั้น ๆ และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง นี่คือเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัยและมีปัญหาใด ๆ
เก็บข้อมูลการประกันการว่างงานได้ถึงเจ็ดปี
ข้อกำหนดการประกันการว่างงานจะแตกต่างกันไปตามรัฐ อย่างไรก็ตามในบางกรณีคุณอาจต้องเก็บบันทึกเหล่านั้นไว้ระหว่างสี่ถึงเจ็ดปี โดยเฉพาะอย่างยิ่งวอชิงตัน ดี.ซี. ต้องการให้ธุรกิจเก็บบันทึกเหล่านั้นเป็นเวลาเจ็ดปี
รักษาสัญญาได้นานถึงห้าปี
หากคุณทำงานกับผู้รับจ้างอิสระหรือบุคคลที่สามคุณอาจต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดการเก็บบันทึกข้อมูลของรัฐด้วย ในเวอร์จิเนียธุรกิจจะต้องทำสัญญาในมือเป็นเวลาห้าปีหลังจากทำข้อตกลง และรัฐอื่น ๆ ก็มีข้อกำหนดที่คล้ายกันระหว่างสามถึงสี่ปี
ภาพถ่ายผ่าน Shutterstock
2 ความคิดเห็น▼
