ปัญหาทั่วไปที่ประสบโดยการจัดการบันทึก

การเก็บบันทึกเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจหลายประเภทในปัจจุบัน ไม่ว่าคุณจะทำงานในสำนักงานแพทย์มหาวิทยาลัย บริษัท กฎหมายหรือสถาบันอื่น ๆ การจัดการแบบฟอร์มที่ทำให้ธุรกิจเหล่านี้ยังคงทำงานอยู่มักจะเป็นงานเต็มเวลาในตัวเอง บางครั้งปริมาณงานด้านเอกสารที่องค์กรสร้างขึ้นอาจดูล้นหลาม ปัญหาทั่วไปที่ต้องเผชิญกับการจัดการบันทึกอาจได้รับการแก้ไขโดยการมีระบบในสถานที่จัดการกับปัญหาเหล่านั้น

$config[code] not found

บันทึกที่หายไป

บันทึกที่หายไปอาจมีตั้งแต่ความไม่สะดวกเล็กน้อยสำหรับธุรกิจไปจนถึงความยุ่งยากที่ต้องใช้เวลาเป็นเดือนหรือเป็นปีในการแก้ไข ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าร้องขอเอกสารจาก บริษัท เป็นประจำและคุณไม่สามารถให้บริการได้ทันเวลา (หรือเลย) คุณจะเสี่ยงต่อการสูญเสียธุรกิจของพวกเขาในอนาคต หากจำเป็นต้องมีการบันทึกที่สำคัญสำหรับเรื่องทางกฎหมายเช่นการปกป้อง บริษัท จากการฟ้องร้องการไม่ให้เอกสารที่เหมาะสมสามารถใช้เงินจำนวนมหาศาลหรือแม้แต่หมายถึงการเลิกกิจการโดยสิ้นเชิง วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงการสูญเสียบันทึกคือการมีรายละเอียดองค์กรและกระบวนการจัดเก็บ

บันทึกองค์กร

การจัดระเบียบไฟล์ที่เหมาะสมเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญของการจัดการบันทึกที่ดี โดยปกติแล้ว บริษัท ต่างๆจะจัดระเบียบไฟล์ตามลำดับปีและเรียงตามตัวอักษรตามชื่อลูกค้า นอกเหนือจากสำเนาเอกสารของ บริษัท ของคุณแล้วพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ยังเป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้ซึ่งช่วยประหยัดทั้งพื้นที่และเวลาที่ธุรกิจของคุณสามารถนำไปใช้ประโยชน์อื่นได้ อย่างไรก็ตามแม้ว่าคุณจะเลือกที่จะบันทึกไฟล์ที่มีค่าส่วนใหญ่ไว้ในคอมพิวเตอร์ขององค์กรของคุณก็ตามสำเนาก็มีที่จัดเก็บบันทึกและองค์กร เอกสารต้นฉบับเช่นเอกสารที่มีลายเซ็นรับรองมักจะต้องถูกเก็บไว้เป็นเวลาหลายปีหรือบางครั้งจะไม่มีกำหนด

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

บันทึกการจัดเก็บ

ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจที่คุณเก็บบันทึกรวมถึงระยะเวลาที่ บริษัท ดำเนินงานคุณอาจพบว่าตัวเองไม่มีที่ว่างเหลือสำหรับตู้เก็บเอกสารทุกรูปแบบที่คุณต้องเก็บไว้ วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้สำหรับปัญหานี้คือการไม่เก็บบันทึกที่ไม่เกี่ยวข้อง พิจารณาว่าธุรกิจของคุณต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการมีแบบฟอร์มเหล่านี้ สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลางเอกสารส่วนใหญ่สามารถกำจัดได้หลังจากระยะเวลาที่กำหนดตามที่กำกับโดย Internal Revenue Service (IRS) ขึ้นอยู่กับประเภทของการคืนสินค้า (ดูในส่วนทรัพยากร) ธุรกิจที่แตกต่างกันเช่นสำนักงานกฎหมายและการแพทย์จำเป็นต้องเก็บข้อมูลลูกค้าไว้เพียงจำนวนปีที่กำหนดทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานะที่ดำเนินธุรกิจ อีกวิธีหนึ่งคือการจัดเก็บบันทึกที่สถานที่แยกต่างหากเช่นหน่วยเก็บข้อมูลให้เช่า ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะไม่ใช้พื้นที่ที่มีคุณค่าในสถานที่ของธุรกิจของคุณที่คุณสามารถใช้ในการดำเนินการขององค์กร อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าหน่วยดังกล่าวอาจมีราคาแพงขึ้นอยู่กับจำนวนระเบียนที่คุณต้องจัดเก็บ