คุณเพิ่งได้ลูกค้าใหม่ คุณดูเหมือนจะเข้ากันได้ดีกับพวกเขา คุณสนุกกับการทำงานในโครงการแรก ๆ ที่พวกเขาส่งมาให้คุณ ในระยะสั้นสิ่งที่ดูมีแนวโน้ม นั่นคือจนกว่าจะถึงเวลาที่จะออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าของคุณ
การแจ้งหนี้เป็นงานที่น่าเบื่ออย่างเป็นทางการและน่าผิดหวังซึ่งจำเป็นอย่างยิ่ง ท้ายที่สุดหากไม่มีใบแจ้งหนี้คุณจะไม่ได้รับเงิน และเมื่อไม่ได้รับรายได้ธุรกิจของคุณก็จะอยู่ภายใต้
$config[code] not foundยิ่งเลวร้ายลง? คุณจะขอชำระเงินได้อย่างไรโดยไม่ต้องเจอว่าหนาวเกินไปหรือเร่งรีบ? สิ่งนี้เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าใหม่ที่ไม่คุ้นเคยกับนิสัยและบุคลิกภาพการแจ้งหนี้ของคุณ
วิธีการแจ้งหนี้ลูกค้า
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการทำตามเคล็ดลับการแจ้งหนี้ 10 ข้อนี้ซึ่งไม่เพียง แต่รับประกันการชำระเงินที่เร็วขึ้น แต่ยังจะหลีกเลี่ยงการแยกลูกค้าใหม่
1. ทำให้มันง่ายเมื่อคุณแจ้งหนี้ลูกค้าของคุณ
ในขณะที่คุณต้องการให้ปรากฏอย่างมืออาชีพเท่าที่จะเป็นไปได้คุณไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ให้ยุ่งยากกว่าที่มีอยู่แล้ว
ตัวอย่างเช่นเนื่องจากคนส่วนใหญ่ไม่คุ้นเคยกับศัพท์แสงการชำระเงินเช่น "net 30" หรือ "ครบกำหนดเมื่อได้รับ" ให้ใช้ภาษาง่าย ๆ ที่ตรงประเด็น การเขียน“ net 30” ให้ใช้“ 30 วัน” หรือ“ ครบกำหนดภายใน 30 วัน” ง่าย ๆ ตรงไปตรงมาและไม่สามารถเข้าใจผิดได้ มันช่วยลดความสับสนและไม่ทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าคุณกำลังพยายามทำให้พวกเขาดึงพจนานุกรมออนไลน์ออกมา
เคล็ดลับโบนัส: คุณสามารถรักษาเงื่อนไขการชำระเงินได้ง่าย ๆ โดยถามลูกค้าใหม่ว่ารอบการเรียกเก็บเงินของพวกเขาคืออะไรเพื่อให้คุณทั้งคู่อยู่ในหน้าเดียวกัน ตัวอย่างเช่นหากเป็นวันแรกของเดือนนั่นคือเวลาที่คุณควรส่งใบแจ้งหนี้
2. รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
ใบแจ้งหนี้ของคุณควรมีข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อของคุณ
- รหัสภาษีของคุณ
- ที่อยู่ของคุณ (ทั้งที่อยู่จริงและที่อยู่อีเมลของคุณ)
- หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
- เลขใบสั่งของ
- แยกย่อยการบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่แสดง
- จำนวนเงินรวม
- วันที่ครบกำหนด
การรวมข้อมูลนี้จะขจัดคำถามหรือข้อสงสัยใด ๆ ที่ลูกค้าอาจมีเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ และหากพวกเขามีข้อสงสัยพวกเขาสามารถติดต่อคุณได้อย่างง่ายดายเนื่องจากคุณได้ให้ข้อมูลติดต่อทั้งหมดของคุณ
3. เสนอตัวเลือกการชำระเงินที่ยืดหยุ่น
รักษาลูกค้าของคุณให้มีความสุขและเพิ่มความเร็วในการชำระเงินโดยให้ความสามารถในการชำระใบแจ้งหนี้ของคุณด้วยวิธีการชำระเงินที่ต้องการ
แพลตฟอร์มการแจ้งหนี้ส่วนใหญ่มีตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลายเมื่อชำระใบแจ้งหนี้เช่นบัตรเครดิตการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFT) Automated Clearing House (ACH) หรือ cryptocurrencies เช่น bitcoin
4. ส่งการแจ้งเตือนและอัปเดตอัตโนมัติ
อย่ารอจนกว่าการชำระเงินจะเสร็จสิ้นเนื่องจากการติดต่อกับลูกค้าของคุณ การใช้ซอฟต์แวร์การแจ้งหนี้ตามคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนและการชำระเงินอัตโนมัติและเป็นมิตรเมื่อใดก็ตามที่ใบแจ้งหนี้ใกล้ถึงกำหนดชำระ
วิธีนี้ลูกค้าสามารถอยู่ด้านบนของสถานะบัญชีของพวกเขาโดยไม่ได้รับการลงโทษด้วยค่าธรรมเนียมล่าช้า สิ่งนี้ส่งเสริมการจ่ายเงินตรงเวลามันยังช่วยลดความอึดอัดของการติดตาม
ยิ่งไปกว่านั้นถ้านี่จะเป็นโครงการต่อเนื่องคุณสามารถตั้งค่าการชำระเงินที่เกิดขึ้นกับลูกค้าเพื่อไม่ให้ใครคนใดคนหนึ่งลืมเรื่องใบแจ้งหนี้
5. กำหนดใบแจ้งหนี้ของลูกค้าแต่ละราย
ส่วนตัวฉันไม่สามารถยืนข้อความทั่วไปได้ พวกเขาไม่เพียง แต่ไม่มีตัวตนพวกเขามองข้ามได้ง่ายอย่างเหลือเชื่อ ถ้าฉันรู้สึกอย่างนั้นลองจินตนาการว่าลูกค้าของคุณรู้สึกอย่างไรเมื่อพวกเขาเปิดใจใบแจ้งหนี้เย็น ๆ ที่มีรายละเอียดน้อยมาก
การส่งใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองซึ่งรวมถึงชื่อของลูกค้าข้อมูลการติดต่อข้อมูลการชำระเงินที่ร้องขอเช่นหมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) หมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN) และรายละเอียดของบริการทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็น VIP เพราะคุณใช้เวลาในการปรับแต่งใบแจ้งหนี้.
แต่คุณสามารถก้าวไปอีกขั้นและเพิ่มความเป็นส่วนตัวได้อีกนิดโดยการใส่โน้ต "ขอบคุณ" ที่เขียนด้วยลายมือหรือรวมลิงก์ไปยังเนื้อหาที่ลูกค้าสามารถพบว่ามีคุณค่าสำหรับธุรกิจของตนเอง ตัวอย่างเช่นหากพวกเขากล่าวว่าพวกเขาสนใจบิตคอยน์ส่งบทความเบื้องต้นที่อธิบายถึงเงินดิจิตอลนี้
6. แรงจูงใจข้อเสนอ
นี่เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการจูงใจลูกค้าของคุณให้ชำระใบแจ้งหนี้ตรงเวลา นอกจากนี้ยังทำให้พวกเขาพิเศษ แม้ว่าจะเป็นส่วนลดเพียง 2% จากยอดรวมของใบแจ้งหนี้ก็เพียงพอที่จะกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงิน
นอกเหนือจากการเสนอส่วนลดคุณสามารถจูงใจลูกค้าของคุณผ่าน:
- ส่วนลดจากการทำงานในอนาคต
- เครดิตร้านค้า
- การเสนอบัตรของขวัญให้กับผลิตภัณฑ์หรือบริการของพันธมิตร
- พวงหรีดโปรโมชั่น
7. ทำให้พวกเขารู้สึกมีคุณค่า
เราได้พูดพาดพิงถึงกลยุทธ์นี้หลายครั้ง แต่ถ้าคุณต้องการให้ลูกค้าของคุณมีความสุขแล้วทำให้พวกเขารู้สึกมีค่า
ซึ่งรวมถึงทุกอย่างจาก:
- หากไม่นานมานี้พวกเขามีรายการส่งเสริมการขายหรือวันเกิดให้ยอมรับว่าในส่วนข้อความของใบแจ้งหนี้
- ให้ความสนใจส่วนตัว
- มักจะพูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ" ในใบแจ้งหนี้ของคุณ
- รับฟังความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะของพวกเขา
- กล่าวถึงข้อเสนอปัจจุบันของคุณ
8. อย่าแปลกใจที่ลูกค้าของคุณ
หากคุณตระหนักว่างานกำลังจะต้องใช้เวลาความพยายามหรือวัสดุเพิ่มเติมให้พวกเขารู้เกี่ยวกับเรื่องนี้โดยเร็วที่สุด การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในสถานะงานมักจะหมายถึงการเพิ่มค่าใช้จ่ายของโครงการ คุณจะพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้กับลูกค้าของคุณทันทีเพื่อไม่ให้ตาบอดเมื่อพวกเขาเปิดใบแจ้งหนี้
มีรายละเอียดและโปร่งใสที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในระหว่างการสนทนานี้เพื่อป้องกันความประหลาดใจ หากลูกค้าไม่เป็นไรกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับมันเป็นลายลักษณ์อักษร ลูกค้าบางคนอาจรู้สึกขุ่นเคืองเล็กน้อยโดยต้องเขียนหนังสือ
บางครั้งถ้าคุณเขียนข้อมูลและพวกเขาก็ต้องลงชื่อออกในประมาณการใหม่มันง่ายสำหรับคุณทั้งคู่ ไม่ว่าคุณจะเขียนใบแจ้งหนี้หรือทำขึ้นให้รวมต้นทุนดั้งเดิมและค่าใช้จ่ายเกินขอบเขต”
9. จะใส
อธิบายทุกอย่างกับลูกค้าล่วงหน้าและมีรายละเอียดมากที่สุดในใบแจ้งหนี้ของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณไม่ได้ระบุวันที่ครบกำหนดหรือวิธีการชำระเงินที่ต้องการคุณไม่สามารถคาดหวังให้ลูกค้าชำระเงินใบแจ้งหนี้ทันทีที่ได้รับ ท้ายที่สุดพวกเขาไม่ทราบว่าจะต้องชำระเงินเมื่อใดหรือจะชำระอย่างไร
การเป็นคนใสป้องกันการเข้าใจผิดและทำให้กระบวนการชำระเงินดำเนินไปอย่างรวดเร็ว
10. อย่าเสียความสุขุมของคุณ
ถ้าคุณทำตามคำแนะนำข้างต้น แต่ลูกค้าพลาดวันครบกำหนด คุณจะต้องไล่ล่าการชำระเงินนั้น อย่างไรก็ตามทำได้โดยไม่โกรธ - หรือ "snippy"
อาจมีคำอธิบายง่ายๆว่าทำไมการชำระเงินถึงกำหนด ใบแจ้งหนี้ถูกใส่ผิดที่โดยไม่ตั้งใจหรือลูกค้ามีเหตุฉุกเฉินในครอบครัวหรือไม่ อย่าเผาสะพานนั้นกับลูกค้าเพราะคุณคิดว่าพวกเขาเป็นคนตายโดยอัตโนมัติ
อีกครั้งการใช้ระบบอัตโนมัติจะเตือนลูกค้าเมื่อการชำระเงินใกล้เข้ามาและจากนั้นจะ "ping" ลูกค้าจนกว่าจะชำระใบแจ้งหนี้
หากไม่ได้ผลให้ติดต่อกับลูกค้าโดยโทรหรือส่งอีเมลถึงพวกเขาและถามพวกเขาหากมีอะไรผิดปกติ หากพวกเขาเป็นลูกค้าใหม่และไม่ตอบสนองพวกเขาอาจไม่เข้าใจวิธีการทำธุรกิจของคุณ ยังไม่ข้ามไปสู่ข้อสรุป
หากพวกเขาเป็นลูกค้าคุณมักจะมีปัญหาแบบนี้อยู่เสมอกลยุทธ์อาจจำเป็นต้องเปลี่ยน หากพวกเขาเป็นหนี้คุณจำนวนมากหรือล้าหลังหลายเดือนคุณอาจต้องรับคำแนะนำทางกฎหมาย บางครั้งคุณต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปยังคอลเลกชัน แต่นั่นเป็นความพยายามครั้งสุดท้าย
ในขณะที่การไล่ล่าการชำระเงินล่าช้าเป็นสิ่งที่น่าผิดหวัง อย่าใช้ภาษาที่คุกคามหรือก้าวร้าว
เปิดโอกาสให้ลูกค้าของคุณอธิบายตนเองกระชับตรงและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือผลกระทบของการขาดวันครบกำหนดจากการไป
เผยแพร่ซ้ำโดยได้รับอนุญาต ต้นฉบับที่นี่
ภาพ: Due.com
เพิ่มเติมใน: ความคิดเห็นเนื้อหาของช่องผู้เผยแพร่โฆษณา▼
