สำหรับหลาย ๆ คนการได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมไม่ใช่เป็นเรื่องต้อนรับ ในสถานที่ทำงานหลายแห่งคนงานใช้เวลาจำนวนมากในการประชุมซึ่งมักจะไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร แทนที่จะปล่อยให้การประชุมคุณวิ่งไปผสมผสานกับคนอื่น ๆ ที่ไร้ค่า - และอาจเจ็บปวด - การประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมอาจเคยมีประสบการณ์มาก่อนทำให้คุณแยกจากกันโดยการวางแผนและดำเนินการประชุมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
$config[code] not foundตั้งเป้าหมาย. การประชุมทั้งหมดควรมีวัตถุประสงค์ ก่อนการประชุมของคุณตัดสินใจว่าคุณต้องการทำอะไรในการนั่งลง เมื่อเขียนเป้าหมายของคุณให้เขียนข้อความที่กระชับและเข้าใจง่ายเช่น“ เพื่อเลือกแคมเปญโฆษณาสำหรับไตรมาสที่สี่”
เตรียมวาระการประชุม รายการหัวข้อทั้งหมดที่คุณต้องการหารือในการประชุมตามลำดับที่คุณต้องการหารือ เพิ่มความชัดเจนให้กับวาระการประชุมของคุณมากขึ้นโดยกำหนดระยะเวลาโดยประมาณถัดจากแต่ละรายการเพื่อสนทนาเพื่อช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณไม่ได้รวมรายการมากเกินไป
แบ่งปันเป้าหมายและระเบียบวาระการประชุมล่วงหน้าก่อนการประชุมทางอีเมล โดยการแบ่งปันทั้งวัตถุประสงค์ของการประชุมและวาระการประชุมกับผู้ที่จะเข้าร่วมล่วงหน้าก่อนการมาถึงของพวกเขาคุณอนุญาตให้พวกเขาเตรียมจิตใจสำหรับการประชุมรวมทั้งให้พวกเขามีโอกาสที่จะเตรียมความพร้อมกับเอกสารหรือวัสดุอื่น ๆ หัวข้อเรื่อง
สร้างบทบาท เลือกบุคคลเพื่อทำหน้าที่เลขานุการและขอให้บุคคลนี้จดบันทึกขณะที่การประชุมดำเนินไป มอบหมายให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นทำหน้าที่เป็นผู้รักษาเวลา บุคคลนี้จะคอยจับตาดูนาฬิกาและช่วยให้แน่ใจว่าคุณทำตามการจัดสรรเวลาตามแผนสำหรับแต่ละวาระ ประกาศตัวเองเป็นผู้ดำเนินการประชุมและดำเนินการในการเคลื่อนย้ายรายการต่าง ๆ ในวาระการประชุมในเวลาที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
ควบคุมการประชุมอีกครั้งหากหลุดออกจากมือคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้เข้าร่วมประชุมในการประชุมของคุณมีแนวโน้มที่จะนำการประชุมออกนอกลู่นอกทางมันเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องใช้พลังของคุณในฐานะผู้นำการประชุม เมื่อต้องการทำสิ่งนี้อย่างมีประสิทธิภาพให้เตือนผู้ที่พยายามจะแย่งชิงการประชุมด้วยเหตุผลอย่างสุภาพและขอให้เขาบันทึกข้อกังวลด้านข้างของเขาเพื่อการอภิปรายในภายหลัง
มอบหมายงาน เมื่อคุณผ่านการอภิปรายและตัดสินใจในสิ่งที่ต้องทำให้มอบหมายงานเหล่านี้ให้ตรงจุด นอกจากนี้ยังกำหนดวันครบกำหนดสำหรับความสำเร็จของแต่ละงานปรับปรุงโอกาสที่งานจะทำจริง ขอให้แต่ละคนจดนาทีประชุมเพื่อจดการมอบหมายงานเหล่านี้
สรุปการประชุมตรงเวลา หากคุณอนุญาตให้การประชุมผ่านจุดสิ้นสุดที่กำหนดไว้แล้วคุณจะพบว่าผู้เข้าร่วมประชุมหลายคนเช็คเอาท์ทางจิตใจ หากคุณถึงเวลาสิ้นสุดของการจัดสรรและคุณยังมีรายการที่จะพูดคุยให้ตารางพวกเขาในวันที่ออกด้วยความเคารพสำหรับผู้ที่ให้เวลาในการเข้าร่วมประชุม
แบ่งปันรายงานการประชุม ส่งอีเมลรายงานการประชุมพร้อมด้วยขอบคุณไปยังผู้เข้าร่วมประชุมสำหรับความร่วมมือและการอุทิศตนของพวกเขาด้วยการสิ้นสุดของการประชุมตลอด 24 ชั่วโมง หากคุณมอบหมายงานหลายอย่างในระหว่างการประชุมให้ใส่คำเตือนที่สุภาพต่อผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อติดตามผ่านรายการที่ได้รับมอบหมาย
