บันทึกหรือบันทึกเป็นเอกสารที่ใช้ในการสื่อสารภายในองค์กร เอกสารประเภทนี้มักจะสื่อสารถึงปัญหาหรือการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกองค์กรชักชวนผู้อื่นให้ดำเนินการหรือขอคำติชม บันทึกช่วยจำนั้นสั้นและกระชับและต้องเป็นไปตามรูปแบบเฉพาะ เกือบทุกสาขาวิชาชีพใช้บันทึกช่วยจำในการสื่อสาร; การเรียนรู้วิธีการเขียนมักจะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จระดับมืออาชีพ
$config[code] not foundจดแนวคิดทั่วไปของบันทึกช่วยจำและกลุ่มเป้าหมายของคุณก่อนที่จะเขียนเอกสารจริง การพิจารณาผู้ชมเป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อเขียนบันทึกช่วยจำ ตัวอย่างเช่นหากปัญหาเกี่ยวข้องกับคนกลุ่มเล็ก ๆ เท่านั้นอย่าทำบันทึกช่วยจำกับทั้งองค์กร พิจารณาภาษาที่เหมาะสมสำหรับผู้ชมโดยรวม คุณอาจต้องการสื่อสารข้อความถึงผู้บังคับบัญชาต่างจากผู้ใต้บังคับบัญชา
กรอกส่วนหัวของคุณ บันทึกช่วยจำทั้งหมดควรมีหัวข้อเดียวกัน ก่อนอื่นส่วน "ถึง" จะมีชื่อของผู้รับ ตัวอย่างเช่น“ ถึง: จอห์นสมิ ธ ” หรือ“ ถึง: เจ้าหน้าที่ของ บริษัท สมิ ธ ” จะทำงานในบรรทัด“ ถึง:” ใต้บรรทัด“ ถึง:” ให้กรอกชื่อ“ จาก:” ด้วยชื่อของคุณ ภายใต้บรรทัด“ จาก:” โดยตรงประกอบด้วยส่วน“ วันที่:” พร้อมวันที่บันทึกจะถูกเขียน เดือนมักจะย่อ กุมภาพันธ์กลายเป็น“ กุมภาพันธ์” สุดท้ายรวมบรรทัด“ หัวเรื่อง:” พร้อมชื่อเฉพาะที่จะระบุว่าบันทึกนั้นเกี่ยวกับอะไร
เขียนข้อความของคุณต่อไป มีจุดมุ่งหมายเพื่อไม่เกินหน้า ประโยคแรกของคุณควรระบุวัตถุประสงค์และบริบทของบันทึกอย่างชัดเจน ถัดไปหากเหมาะสมให้อธิบายความเป็นมาของเหตุการณ์สถานการณ์หรือสถานการณ์ของเรื่องบันทึกย่อโดยย่อ การติดตามอธิบายสิ่งที่คุณต้องการหรือคาดหวังจากผู้ที่ได้รับบันทึก หากบันทึกของคุณจำเป็นต้องยาวกว่าหน้าคุณอาจต้องการรวมย่อหน้าสรุปสั้น ๆ ที่ท้ายข้อความเพื่อความชัดเจน
ปิดท้ายด้วยความสุภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาของพวกเขาในการอ่านบันทึกและเชิญการสนทนาหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหาของบันทึกเอง
รวมบรรทัด“ Attached:” หลังการปิดหากคุณต้องการใส่เอกสารเพิ่มเติมด้วยบันทึกช่วยจำ ระบุชื่อไฟล์แนบในบรรทัดนี้สั้น ๆ เช่น“ Attached: Resume”
ตรวจสอบบันทึกช่วยจำของคุณเพื่อตัดข้อมูลใด ๆ ที่ไม่จำเป็นและทำให้ประโยคคำง่ายขึ้น เป้าหมายของบันทึกย่อคือความสั้น
ตรวจสอบบันทึกช่วยจำของคุณสำหรับปัญหาการสะกดและไวยากรณ์ บันทึกมักจะถือเป็นเอกสารมืออาชีพ ความผิดพลาดและความประมาทเลินเล่อในไวยากรณ์อาจส่งผลเสียต่อผู้เขียน
