รายงานการประชุม บริษัท ทำหน้าที่เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการของการประชุมของ บริษัท รายงานการประชุมที่จัดเก็บอย่างเหมาะสมเสนอบทสรุปวัตถุประสงค์ของคณะกรรมการและการดำเนินการของคณะกรรมการในขณะที่ทำหน้าที่เป็นหลักฐานการปฏิบัติตามข้อผูกพันด้านกฎระเบียบและความไว้วางใจ
กรอกรายละเอียดพื้นฐานก่อน
บันทึกข้อเท็จจริงที่สำคัญในวรรคหนึ่ง. บันทึกเวลาและสถานที่ที่การประชุมเกิดขึ้นและนานแค่ไหนรวมถึงการมีหรือไม่มีองค์ประชุม ระบุผู้เข้าร่วมทั้งหมดเริ่มต้นด้วยกรรมการและกรรมการ ระบุหากไม่มี บันทึกชื่อพนักงานหรือแขกของผู้เข้าพักในแต่ละบรรทัด และระบุว่าเหตุการณ์นั้นเป็นการประชุมปกติหรือการประชุมพิเศษ
$config[code] not foundระบุการกระทำที่สำคัญ
อุทิศหนึ่งย่อหน้าสำหรับแต่ละการเคลื่อนไหวเริ่มต้นด้วยการอนุมัติรายงานการประชุมครั้งล่าสุด ระบุว่าใครเป็นคนทำท่าทางและผลลัพธ์ แต่ไม่ต้องกังวลกับการตั้งชื่อคนที่ทำท่าทางนั้น หากการลงคะแนนเป็นการโทรแบบม้วนให้ระบุชื่อของแต่ละคน ให้แน่ใจว่าได้บันทึกคำเคลื่อนไหวสำหรับคำ
ปลาย
หากคุณไม่แน่ใจว่าใครเป็นคนทำท่าทางอย่ากลัวที่จะถาม อย่างไรก็ตามหากคุณไม่เข้าใจจุดใดจุดหนึ่งให้ไฮไลต์ไว้ที่ steno pad หรือโน้ตสั้น ๆ บนแล็ปท็อปของคุณเพื่อให้คุณสามารถถามประธานได้ในภายหลัง
สรุปคะแนนสำคัญ
สนทนาสั้น ๆ. วิธีที่สมาชิกในคณะกรรมการตัดสินปัญหามีความเกี่ยวข้องมากกว่าวิธีที่พวกเขาใช้เพื่อให้ได้ฉันทามติเกี่ยวกับเรื่องนี้ หากภาระหน้าที่ด้านกฎระเบียบหรือความไว้วางใจกำหนดให้คุณบันทึกข้อมูลบางอย่างให้บันทึกเฉพาะปัจจัยที่มีผลต่อการลงคะแนนเฉพาะเช่นการอภิปรายเกี่ยวกับข้อดีข้อเสียของข้อเสนอ
ปลาย
ใช้คำหลักทุกที่ที่เป็นไปได้เพื่อช่วยคุณในการบันทึก เขียนคำหลักทางด้านซ้ายของ steno pad ของคุณหากคุณใช้ ทำบันทึกเกี่ยวกับคำหลักแต่ละคำทางด้านขวา
บันทึกการแตกและงดออกเสียง
ระบุเหตุการณ์ต่าง ๆ เช่นคัดค้านหรืองดออกเสียง เมื่อสมาชิกในคณะกรรมการหรือกรรมการต้องการมุมมองที่บันทึกไว้สำหรับบันทึกหรือกฎขั้นตอนจำเป็นต้องใช้ ตัวอย่างเช่นสมาชิกอาจไม่สามารถลงคะแนนในปัญหาเนื่องจากความขัดแย้งทางผลประโยชน์จริงหรือที่รับรู้ ในกรณีดังกล่าวคุณจะเขียนว่า "สมาชิกกระดาน X ไม่ได้รับอนุญาตจากการพูดคุยหรือลงคะแนนใน Motion Y"
ปลาย
หลีกเลี่ยงการจดบันทึกรายละเอียดสำหรับเซสชันผู้บริหารหากคณะกรรมการเรียกหนึ่ง เพียงบันทึกผู้เข้าร่วมเช่นเดียวกับวันเวลาสถานที่และระยะเวลา
ตรวจสอบงานของคุณ
พิสูจน์อักษรและแก้ไขนาทีร่างของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากการประชุมแล้วส่งพวกเขาสำหรับประธานในการตรวจสอบ อย่าสนับสนุนการแก้ไขที่สำคัญเพราะอาจทำให้งานของคุณถูกต้อง ลงชื่อและวันที่นาทีของคุณหลังจากที่คณะกรรมการอนุมัติ แนบไปกับสำเนาต้นฉบับของรายงานของคณะกรรมการจดหมายและรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร ป้อนสำเนาอย่างเป็นทางการในหนังสือรายงานการประชุมขององค์กร
ปลาย
เมื่อสมาชิกในคณะกรรมการและกรรมการได้รับรายงานการประชุมก็ไม่จำเป็นต้องรวมไฟล์แนบ แต่สรุปได้ในนาทีของคุณ
การเตือน
หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาทางอารมณ์หรือการตัดสินในนาทีของคุณ รักษาจุดยืนของคุณในฐานะผู้สังเกตการณ์ที่เป็นกลาง
