การนำธุรกิจของคุณไปสู่คลาวด์นั้นง่ายกว่าที่คุณคิด

คุณอาจกำลังใช้“ ระบบคลาวด์” อยู่แล้ว (เช่นกำลังออนไลน์) เพื่อดำเนินธุรกิจบางด้านของคุณ

แต่อย่างที่โธมัสแฮนเซ่นรองประธานฝ่าย SMB ทั่วโลกของ Microsoft อธิบายว่าแม้ว่าคุณจะได้รับผลประโยชน์จากการขายคลาวด์ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะเริ่มต้นใช้งานหรือทำมากกว่านั้น

เขาสนับสนุนให้ทำตามขั้นตอนที่เพิ่มขึ้น เริ่มต้นเล็ก ๆ จากนั้นทำมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

$config[code] not found

ดังนั้นฉันจึงคิดว่าต่อยอดความคิดนั้นด้วยการสรุป 10 สิ่งที่คุณสามารถทำได้เริ่มตั้งแต่วันนี้เพื่อกระโดดบนคลาวด์หรือเพิ่มการใช้แอปพลิเคชันระบบคลาวด์ของคุณ เลือกขั้นตอนทางยุทธวิธีสองสามขั้นตอนเหล่านี้และคุณสามารถประหยัดเวลาดำเนินธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดต้นทุน:

1) ตั้งค่าตำแหน่งบันทึกไฟล์เริ่มต้นของคุณเป็นคลาวด์

การพูดคุยเกี่ยวกับพื้นที่จัดเก็บไฟล์ออนไลน์ส่วนกลางเป็นสิ่งหนึ่ง แต่ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งหากคุณและพนักงานของคุณต้องทำตามขั้นตอนพิเศษเพื่อถ่ายโอนไฟล์ไปยังแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ออนไลน์ของคุณตลอดเวลา

ลองคิดดู หากคุณและพนักงานของคุณกำลังบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์หรืออุปกรณ์ก่อนมันจะใช้ความพยายามเป็นสองเท่าในการเปิดและบันทึกไฟล์เหล่านั้นไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณในภายหลัง

แต่คุณสามารถ“ ตั้งค่าและลืมมันได้” ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนเพิ่มเติม และไฟล์ บริษัท ที่สำคัญของคุณจะถูกสำรองโดยอัตโนมัติในกระบวนการ

เพียงกำหนดค่าคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อให้ตำแหน่งเริ่มต้นของพนักงานแต่ละคนในการบันทึกไฟล์เป็นโซลูชั่นการจัดเก็บออนไลน์ของ บริษัท ที่เลือก

ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้ Microsoft OneDrive เป็นโซลูชันที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณคุณสามารถกำหนดค่าใน Windows 8 ได้ง่ายคลิกที่“ การตั้งค่าพีซี” และคุณควรเห็นรายการเมนูสำหรับ OneDrive จากตรงนั้นคุณสามารถคลิกที่ปุ่มเปิด / ปิดเพื่อทำให้ OneDrive เป็นตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับการจัดเก็บไฟล์

หรือทำการค้นหาแบบออนไลน์เพื่อดูคำแนะนำวิธีการเปลี่ยนเป็นแพลตฟอร์มที่ต้องการบนอุปกรณ์เฉพาะของคุณ เป็นไปได้ที่จะตั้งค่าที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นสำหรับอุปกรณ์จำนวนมาก

2) ไปสำหรับผลไม้แขวนต่ำ: อีเมลและเอกสารจากคลาวด์

อีกจุดเริ่มต้นที่ดีคือการใช้แพลตฟอร์มอีเมลและเอกสารบนคลาวด์เช่น Office 365 หากคุณยังไม่ได้ทำสิ่งนี้ให้ฉันบอกคุณว่าผลประโยชน์ทางธุรกิจนั้นค่อนข้างน่าสนใจ

ก่อนอื่นช่วยด้วยประสิทธิผลส่วนบุคคลของคุณและทีมของคุณ หากคุณใช้อุปกรณ์หลายเครื่อง (อย่างที่ฉันทำ!) คุณสามารถเข้าถึงเอกสารประเภทสำนักงานและอีเมลทั้งหมดของคุณได้ไม่ว่าคุณจะใช้อุปกรณ์ประเภทใดก็ตาม ไปประชุมและนำแล็ปท็อปหรือแท็บเล็ตติดตัวไปด้วย? ด้วยแพลตฟอร์มการทำงานบนคลาวด์เช่น Office 365 คุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพียงแค่ลงชื่อเข้าใช้คุณจะไม่ต้องถ่ายโอนไฟล์จาก Thumb Drive หรือซิงค์อุปกรณ์อีกต่อไป

ประการที่สองมันช่วยด้วยการทำงานร่วมกันเป็นทีม ในธุรกิจของฉันสมาชิกในทีมส่วนใหญ่ทำงานจากที่บ้าน ถึงกระนั้นเราทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์และเครื่องมือเดียวกันได้เพียงแค่เชื่อมต่อกับเบราว์เซอร์หรือแอพมือถือ

ตัวอย่างเช่นเราใช้ปฏิทินที่ใช้ร่วมกันอย่างกว้างขวาง ด้วยวิธีนี้เราสามารถติดตามกำหนดเวลาของ บริษัท ที่ส่งผลกระทบหรือเกี่ยวข้องกับบุคคลและแผนกหลายฝ่ายรวมศูนย์เตือนความจำและดูกำหนดการว่างได้ทันที

นอกจากนี้เรายังใช้การทำงานร่วมกันของเอกสารร่วมกัน - แท้จริงทุกวัน สิ่งที่เราทำคือจัดการประชุมผ่านการประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางวิดีโอจากนั้นทีมดูและแก้ไขเอกสารเดียวในขณะที่เรากำลังประชุม หรือเราจดบันทึกการประชุมไว้ในเอกสารส่วนกลางที่แบ่งปันกัน ช่วยประหยัดเวลาได้มาก ไม่จำเป็นต้องกำหนดเส้นทางบันทึกการประชุมในภายหลัง เราไม่ต้องกังวลว่าเอกสารรุ่นใดจะเป็นรุ่นล่าสุดเพราะเราทุกคนมีการสร้างและแก้ไขเอกสารเดียวกัน

นอกจากนี้คุณสามารถกระจายค่าใช้จ่ายรายเดือน ไม่มีค่าใช้จ่ายใบอนุญาตล่วงหน้าขนาดใหญ่ - มันง่ายกว่าที่จะเป็นงบประมาณและค่าใช้จ่าย

3) สร้างระบบจัดเก็บข้อมูลกลางออนไลน์

เมื่อคุณประหยัดทุกคนบนคลาวด์คุณต้องมีวิธีที่ง่ายสำหรับทีมของคุณในการค้นหาสิ่งที่มีสำหรับไฟล์ทั่วไป

หากต้องการทำสิ่งนี้ให้สร้างระบบการจัดเก็บออนไลน์ จัดระเบียบจำนวนเอกสารและไฟล์ที่ธุรกิจของคุณสร้างขึ้นทุกวัน

ใช้ชุดโฟลเดอร์ที่มีป้ายกำกับชัดเจน คุณจัดระเบียบงานตามโครงการหรือไม่ โดยลูกค้า ตามแผนกหรือไม่ สร้างระบบที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

ด้วยระบบการจัดเก็บข้อมูลทั่วทั้ง บริษัท ทีมงานของคุณจะประหยัดเวลาหลายชั่วโมงที่พวกเขาจะใช้ค้นหาสิ่งของหรือทำซ้ำเพราะพวกเขาไม่สามารถหาอะไรได้

4) สนับสนุนให้ลูกค้าและผู้รับเหมาแบ่งปันผ่านคลาวด์

คุณพบไฟล์อีเมลที่ส่งไปมากี่ครั้ง จากนั้นคุณต้องค้นหาอีเมลในภายหลังเพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการ

คุณจะประหยัดเวลาด้วยการแชร์ไฟล์โดยตรงผ่านคลาวด์

คุณอาจไม่สามารถ "บังคับ" บุคคลที่สามให้ใช้แพลตฟอร์มการแชร์บนคลาวด์ของคุณได้โดยไม่ถามทำไม ระบุประโยชน์อย่างรวดเร็วเช่น“ เราต้องการแบ่งปันและแก้ไขไฟล์ใน OneDrive หรือ Dropbox หรือแพลตฟอร์มอื่น เพราะช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาอีเมล ฉันจะแบ่งปันสิ่งนี้กับคุณที่นั่นได้ไหม”

บางคนจะไม่แชร์ไฟล์อย่างนี้ แต่คุณอาจประหลาดใจถ้าคุณพูดถึงมันเป็นตัวเลือก

5) ใช้แอพลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

คุณส่งหรือรับเอกสารจำนวนมากที่ต้องการลายเซ็นหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณและทีมของคุณอาจต้องใช้เวลามากมายในการส่งอีเมลพิมพ์ลงนามสแกนสแกนแฟกซ์ - คุณรู้ว่าจะเจาะ

นี่คือเคล็ดลับ: ลองใช้แอพลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบคลาวด์ คิดว่าสวัสดีลงชื่อหรือ DocuSign มีตัวเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ อีกมากมายเช่นกัน

พวกเขาประหยัดเวลา ไม่เพียงเท่านั้นแอปลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะกำจัดปัจจัยการผัดวันประกันพรุ่งบางส่วนเนื่องจากคุณสามารถลงนามในเอกสารได้ทันทีแม้กระทั่งบนท้องถนนแทนที่จะรอจนกว่าคุณจะอยู่ใกล้กับเครื่องพิมพ์หรือเครื่องแฟกซ์

พวกเขายังกำจัดความยุ่งยากในการหมุนเวียนเอกสารเพื่อลงนาม พวกเขาเส้นทางเอกสารไปยังทุกฝ่ายเพื่อลายเซ็นและแม้กระทั่งส่งการแจ้งเตือน

6) สร้างไลบรารีสินทรัพย์ดิจิทัลในคลาวด์

ให้ฉันถามคำถามคุณใช้เวลาเท่าไรในการหาหรือส่งต่อสินทรัพย์ดิจิทัลของ บริษัท

ฉันกำลังพูดถึงโลโก้ของคุณโบรชัวร์ที่คุณพาไปงานแสดงสินค้าเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาเทมเพลตการนำเสนอบอร์ดที่คุณใช้เมื่อปีที่แล้วแบบฟอร์มตรวจสอบประสิทธิภาพว่างเปล่าภาพถ่าย บริษัท อย่างเป็นทางการประวัติผู้บริหารชุดสื่อสิ่งพิมพ์

หาก บริษัท ของคุณเป็นเหมือนของฉันคุณเคยใช้เวลาขุดหาวัสดุประเภทนั้นมากเกินไป

สร้างห้องสมุดของเนื้อหาดิจิทัล ตั้งค่าโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ส่วนกลางบนแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ ตอนนี้ทุกคนในทีมของคุณจะสามารถใช้งานสินทรัพย์เหล่านี้ได้ทุกที่ทุกเวลา พวกเขาจะไม่ต้องตามล่าหาพวกเขาหรือรบกวนคนอื่นเพื่อค้นหาพวกเขา

7) แปลงระบบธุรกิจที่สำคัญหนึ่งระบบเป็นคลาวด์

คุณไม่จำเป็นต้องจัดการระบบธุรกิจทั้งหมดของคุณและย้ายทุกสิ่งไปยังคลาวด์ในครั้งเดียว เริ่มต้นด้วยการดูระบบที่สำคัญที่สุดสามอันดับแรกของคุณ นั่นอาจเป็น QuickBooks ฐานข้อมูลผู้ติดต่อของคุณและระบบการจัดการสินค้าคงคลังของคุณ

หากคุณยังคงใช้ระบบเหล่านั้นในระบบของคุณให้เริ่มการประเมินข้อดีของระบบคลาวด์ (ออนไลน์) ด้วยเวอร์ชันคลาวด์คุณจะได้รับความสามารถมากมายสำหรับทั้งทีมในการเข้าถึงข้อมูลและทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น และระบบคลาวด์ช่วยให้การถ่ายโอนข้อมูลจากระบบหนึ่งไปอีกระบบหนึ่งทำได้ง่ายขึ้นโดยกำจัดการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนและผลกระทบจากไซโลของข้อมูลที่ถูกปล่อยทิ้งไว้ในระบบเดียว

แอปใดที่จะส่งมอบเสียงที่ใหญ่ที่สุดโดยการย้ายไปที่คลาวด์ นั่นเป็นคำถามที่ถาม

8) ยืนยันในการป้องกันมัลแวร์บนคลาวด์สำหรับผู้ใช้งานทุกคน

สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งกับพนักงานทางไกล

องค์กรขนาดใหญ่มักจะมีแผนกไอทีของ บริษัท ที่ตั้งค่าเครือข่ายของ บริษัท ด้วยการป้องกันเช่นการป้องกันมัลแวร์

แต่ธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่มีเครือข่าย

หรือทีมธุรกิจขนาดเล็กมักจะทำงานกับคนที่ไม่ได้อยู่ในเครือข่ายของพวกเขา คนทำงานระยะไกลอาจเชื่อมต่อจากอุปกรณ์ของตนเองจากที่บ้านโดยใช้คลาวด์สาธารณะ พวกเขาเพียงเข้าสู่ระบบผ่านทางอินเทอร์เน็ต

ดังนั้นสิ่งสำคัญคือทุกคนที่เข้าถึงระบบหรือข้อมูลของคุณหรือแชร์ไฟล์จะได้รับการอัปเดตการป้องกันมัลแวร์เป็นประจำด้วยลายเซ็นมัลแวร์ใหม่ผ่านระบบคลาวด์

Microsoft เสนอผลิตภัณฑ์ Windows Defender ในตัวสำหรับเดสก์ท็อปและอุปกรณ์ที่ใช้ Windows - และฟรี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานแล้ว หรือมีตัวเลือกการป้องกันมัลแวร์อื่นในสถานที่

นอกจากนี้เมื่อ Windows 10 ออกมาในปลายปีนี้จะมีการเพิ่มคุณสมบัติความปลอดภัยใน Windows Update Windows 10 จะเสนอตัวเลือกที่เรียกว่า Windows Update สำหรับธุรกิจ สิ่งนี้จะช่วยให้เข้าถึงการปรับปรุงความปลอดภัยและการแก้ไขที่สำคัญและควบคุมการปรับใช้การปรับปรุงสำหรับผู้ดูแลระบบไอทีได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่นหากคุณมีแผนกไอทีก็จะสามารถส่งแพตช์ไปยังไซต์ระยะไกลโดยใช้แบนด์วิดท์ที่ จำกัด

9) ติดตั้งระบบโทรศัพท์บนคลาวด์

พิจารณาบริการโทรศัพท์ voice-over-IP (VOIP) หรือแผงสวิตช์เสมือนและซอฟต์แวร์ระบบเสียง

ด้วยระบบโทรศัพท์บนคลาวด์คุณสามารถเพิ่มความสามารถให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลสามารถเข้าถึงระบบโทรศัพท์ส่วนกลางได้ในราคาที่ถูกมาก สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานทางไกลหรือผู้ที่ทำงานจากที่บ้านสิ่งนี้สำคัญมาก แม้ว่าสมาชิกในทีมจะใช้อุปกรณ์มือถือของตัวเองคุณยังสามารถเชื่อมต่อทุกคนกับส่วนขยายส่วนกลางและกล่องข้อความเสียงของ บริษัท

คุณจะได้รับความประทับใจอย่างมืออาชีพในรูปแบบของการทักทายด้วยเสียงอัตโนมัติ

ข้อความเสียงสามารถกำหนดเส้นทางเป็นไฟล์เสียงทางอีเมลเพื่อให้สามารถส่งต่อไปยังสมาชิกทีมอื่น

คุณยังได้รับสถิติการใช้งานเพื่อช่วยให้คุณเห็นว่าทีมของคุณใช้งานโทรศัพท์อย่างไร - สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดการฟังก์ชั่นการสนับสนุนลูกค้าเป็นต้น

10) ใช้การประชุมทางวิดีโอ

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดใช้ประโยชน์จากการประชุมเสมือนผ่านวิดีโอได้อย่างกว้างขวาง ถ้าคุณใช้แล้วน่าอัศจรรย์ - ทำมันให้มากขึ้น

วิดีโอนำเสนอผลกระทบของการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าและลูกค้ากลุ่มเป้าหมายโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเดินทางด้วยตนเอง

การประชุมผ่านวิดีโอยังยอดเยี่ยมสำหรับทีม คนที่ทำงานจากที่บ้านหรืออยู่ในสำนักงานต่าง ๆ อาจรู้สึกโดดเดี่ยว สิ่งนี้สามารถลดระดับเสียงได้ อีเมลและการส่งข้อความด่วนมีประโยชน์ แต่ไม่สามารถทดแทนการได้ยินเสียงของสมาชิกในทีมหรือเห็นการยิ้มของเจ้านาย วิดีโอทำให้ผู้คนรู้สึกร่วม มันทำให้วิธีการทำงานร่วมกันราบรื่น

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากใช้ Skype เพราะไม่มีค่าใช้จ่ายและผู้คนจำนวนมากใช้เพื่อจุดประสงค์ส่วนตัวที่พวกเขาคุ้นเคยอยู่แล้ว ไม่ว่าคุณต้องการเลือกวิธีการประชุมแบบใดก็ตาม

ฉันหวังว่าแนวคิด 10 ข้อนี้จะกระตุ้นให้คุณทำอะไรได้มากขึ้นกับคลาวด์ - หรือยืนยันว่าธุรกิจของคุณอยู่ในสภาพดีเมื่อมาถึงคลาวด์

อย่าจัดการกับสิ่งเหล่านี้ทันที เพียงเลือกหนึ่งหรือสอง - และเริ่มต้น

ในช่วงเวลาของการเขียนนี้ Anita Campbell เข้าร่วมในโครงการ Ambassador Small Business ของ Microsoft

ภาพถ่ายผลไม้แขวนต่ำผ่าน Shutterstock

3 ความคิดเห็น▼