หนึ่งในเวลาที่เครียดที่สุดสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่คือเมื่อกระแสเงินสดตึงตัวเนื่องจากการชำระเงินไม่ได้มาจากลูกค้า ไม่จำเป็นว่าธุรกิจของคุณจะไม่ราบรื่น แต่เนื่องจากลูกค้าของคุณไม่ชำระเงินในเวลาที่เหมาะสม
ในคู่มือนี้เพื่อการแจ้งหนี้และรับเงินเราต้องการแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสำหรับการแจ้งหนี้ลูกค้าของคุณ นอกจากนี้เราต้องการแบ่งปันวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเงินตรงเวลา (หรือใกล้เคียงที่สุด) ดังนั้นคุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับกระแสเงินสด
$config[code] not foundใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้
การใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้เช่น Hiveage มีประโยชน์หลายอย่างสำหรับธุรกิจของคุณ สำหรับผู้เริ่มแสดงลูกค้าของคุณว่ากระบวนการบัญชีของคุณเป็นมืออาชีพและเป็นระเบียบ พวกเขาจะรู้ด้วยว่าพวกเขาจะไม่สามารถแอบเข้าไปในรอยแตกและพลาดการชำระเงินได้
ในตอนท้ายคุณจะสามารถติดตามโปรโมชั่นพิเศษที่เสนอให้กับลูกค้าเฉพาะรายได้อย่างรวดเร็วหรือช้าลูกค้ามักจะชำระซึ่งใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดและอื่น ๆ อีกมากมาย
คุณจะสามารถเรียกใช้รายงานโดยละเอียดที่จะช่วยคุณได้เมื่อลูกค้ามีความสนใจในการแจ้งหนี้กับประวัติการชำระเงิน นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียกใช้รายงานเหล่านี้เมื่อลูกค้าประท้วงจำนวนผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ได้รับเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ได้รับใบแจ้งหนี้
สนทนารายละเอียดการออกใบแจ้งหนี้ได้ที่เริ่มต้น
เมื่อคุณเริ่มทำงานกับลูกค้าใหม่การขอรายละเอียดใบแจ้งหนี้ได้รับการยืนยันโดยเร็วที่สุด ลูกค้าบางรายจะระงับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียวเนื่องจากไม่มีสิ่งหนึ่งเช่นหมายเลขใบสั่งซื้อ นี่คือสิ่งที่คุณต้องสร้างตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อให้แน่ใจว่าการออกใบแจ้งหนี้ในอนาคตประสบความสำเร็จ
ลูกค้าของคุณต้องการ W-9 ของคุณเมื่อเริ่มทำงานร่วมกันหรือไม่? ลูกค้าของคุณต้องการชื่อโครงการหรือเลขที่ PO ในใบแจ้งหนี้แต่ละใบหรือไม่? ลูกค้าของคุณมีที่อยู่ธุรกิจหลายแห่งและต้องการที่อยู่เฉพาะในใบแจ้งหนี้สำหรับการกำหนดเส้นทางที่เหมาะสมหรือไม่ ค้นหาสิ่งเหล่านี้เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่มีข้อแก้ตัวที่ถูกต้องตามกฎหมายในการชะลอการชำระเงิน
ลูกค้าส่วนใหญ่พอใจกับการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ทางอีเมล แต่บางคนก็ยังต้องการให้มีการคัดลอกที่ยากมาทางไปรษณีย์ อย่าลืมส่งใบแจ้งหนี้ของคุณ
ลูกค้าที่แตกต่างกันมีกฎที่แตกต่างกันเมื่อพูดถึงการแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้บางรายการต้องไปยังเจ้าของ บริษัท เพื่อขออนุมัติจากนั้นจะไหลลงบัญชี คนอื่น ๆ จะต้องไปที่การบัญชีด้วย CC ถึงผู้จัดการโครงการที่คุณกำลังทำงานด้วยเพื่อให้พวกเขาสามารถส่งตกลงไปยังการบัญชี
ในบางครั้งคุณจะมีลูกค้าที่ต้องส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF ให้กับบุคคลหนึ่งคนเพื่อขออนุมัติ จากนั้นจะต้องส่งให้บุคคลอื่นเพื่อขออนุมัติ ในที่สุดจะต้องส่งไปยังแผนกบัญชีภายนอกทางอิเล็กทรอนิกส์
ค้นหากระบวนการสำหรับลูกค้าของคุณและทำตามนั้น
กำหนดเงื่อนไขของคุณอย่างชัดเจน
น่าแปลกที่บางคนไม่ได้ระบุเงื่อนไขการชำระเงิน พวกเขาเพิ่งปล่อยค่าเริ่มต้นเมื่อได้รับในใบแจ้งหนี้ หากเงื่อนไขการชำระเงินของคุณไม่ถึงกำหนดชำระเมื่อได้รับคุณควรเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขเหล่านั้นในใบแจ้งหนี้ของคุณ มิฉะนั้นผู้คนจะถือว่าคุณไม่ได้เปลี่ยนเงื่อนไขการชำระเงินจากการตั้งค่าเริ่มต้นและสร้างเงื่อนไขการชำระเงินของตนเอง
การพูดถึงเงื่อนไขการชำระเงินวิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงินก่อนทำงานหรือส่งผลิตภัณฑ์คือเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้า ลูกค้าของคุณจะหลงรักโอกาสในการประหยัดเพียงเล็กน้อยและคุณจะรักความจริงที่ว่าคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการทำให้แข็งทื่อ
กำหนดอย่างชัดเจนว่าจะต้องออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด
แจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบล่วงหน้าว่าโดยปกติคุณจะออกใบแจ้งหนี้เมื่อสิ้นเดือนวันที่หนึ่งของเดือนกลางเดือนรายสัปดาห์รายปักษ์หรือเมื่อโครงการเสร็จสิ้น ด้วยวิธีนี้พวกเขารู้ว่าพวกเขาจะได้รับใบแจ้งหนี้ของคุณเมื่อใดและหวังว่าจะได้รับการตรวจสอบ
เสนอมากกว่าหนึ่งวิธีในการชำระ
เพียงเพราะ 90 เปอร์เซ็นต์ของลูกค้าใช้ PayPal หรือชำระเงินออนไลน์ไม่ได้หมายความว่าอีก 10 เปอร์เซ็นต์จะ ด้วยการอนุญาตให้ลูกค้าชำระเงินด้วยบัตรเครดิตหรือเช็คคุณจะสามารถขจัดอุปสรรคการชำระเงินสำหรับลูกค้าส่วนใหญ่ได้
เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณสามารถชำระเงินตามที่ต้องการให้รวมที่อยู่ทางไปรษณีย์ลงในใบแจ้งหนี้และเปิดใช้งานตัวเลือกการชำระเงินเพิ่มเติมเพื่อให้ลูกค้าชำระเงินทางออนไลน์นอก PayPal
ทางเลือกในการประมวลผลบัตรเครดิตที่ดีสำหรับ PayPal ได้แก่ Stripe, Braintree และอนุญาต ทั้งสามมีราคาใกล้เคียงกันที่ 2.9% + $ 0.30 ต่อธุรกรรม ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมรวมถึงต่อไปนี้
- เบรนทรีไม่คิดค่าธรรมเนียมการทำธุรกรรมใน 50k แรกที่ดำเนินการผ่านพวกเขา พวกเขาคิดค่าธรรมเนียมเพิ่มอีก 1% สำหรับธุรกรรมสกุลเงินต่างประเทศ
- Braintree and Stripe คิดค่าธรรมเนียมการคืนเงิน $ 15
- Stripe คิดค่าธรรมเนียมเพิ่มอีก 2% สำหรับการทำธุรกรรมสกุลเงินต่างประเทศ
- อนุญาตให้เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการติดตั้ง $ 49 ค่าธรรมเนียมเกตเวย์รายเดือน $ 25 ค่าธรรมเนียมการประเมิน 1.5% สำหรับธุรกรรมระหว่างประเทศและค่าธรรมเนียมการเรียกเก็บเงินคืน $ 25
ดังนั้นคุณจะเลือกอย่างไร นี่คือคำถามที่จะถามเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ
- คุณต้องการรับการชำระเงินทางโทรศัพท์หรือบนอุปกรณ์มือถือด้วยตนเองหรือไม่?
- คุณต้องการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตมาตรฐาน (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, ฯลฯ) หรือคุณต้องการยอมรับวิธีการชำระเงินที่ใหม่กว่าเช่น Apple Pay, Bitcoin หรือ Venmo?
- คุณต้องการการเรียกเก็บเงินการสมัครสมาชิกหรือไม่? แยกตัวเลือกการชำระเงินหรือไม่
- คุณมีลูกค้าทั่วโลกและในประเทศที่ไม่สามารถใช้ PayPal ได้หรือไม่
เมื่อคุณมีคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้คุณควรจะสามารถจับคู่คุณสมบัติของผู้ประมวลผลการชำระเงินกับความต้องการของคุณเพื่อกำหนดว่าอันไหนที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
นอกจากนี้โปรดทราบว่าหากคุณมีลูกค้าที่ไม่ได้ชำระเงินด้วย PayPal เพราะพวกเขามีบางอย่างที่ต่อต้าน PayPal พวกเขาอาจไม่ชอบ Braintree เช่นกันเนื่องจาก Braintree ได้รับมาจาก PayPal
ยืนยันว่าคุณส่งใบแจ้งหนี้
คุณรู้ว่าคุณสามารถพึ่งพาซอฟต์แวร์การแจ้งหนี้ของคุณได้ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้เพราะคุณไม่เชื่อในซอฟต์แวร์ของคุณ แต่มีอีกมากที่จะได้รับการเตือนครั้งแรกว่าใช่คุณได้ส่งใบแจ้งหนี้แล้ว
หลังจากที่คุณส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าครั้งแรกให้ส่งอีเมลถึงบุคคลที่ควรจะได้รับใบแจ้งหนี้และทุกคนที่ต้องการคัดลอกบนใบแจ้งหนี้ที่คุณเพิ่งส่งในใบแจ้งหนี้ของคุณ มันสามารถรวมเป็นพูดถึงไม่เป็นทางการที่จะไปพร้อมกับการปรับปรุงโครงการของคุณ
โดยปกติคุณจะต้องทำเช่นนี้กับลูกค้าครั้งแรกหรือลูกค้าที่ชำระเงินล่าช้าเป็นประจำ กับลูกค้าครั้งแรกจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ารายละเอียดการแจ้งหนี้ถูกต้อง
ส่งการแจ้งเตือนที่อ่อนโยน
ไม่ใช่ทุกคนที่จะต้องจ่ายตรงเวลา 100% บางคนจะยุ่งอย่างถูกกฎหมายจนลืมใบแจ้งหนี้ของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ ในการเริ่มต้นคุณต้องการสมมติว่าใบแจ้งหนี้ของคุณถูกลืมโดยไม่ได้ตั้งใจและใส่กรอบการเตือนความจำของคุณตามนั้น
เมื่อส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้งวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเข้าถึงการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ ได้แก่ รายการต่อไปนี้รวมถึงข้อความบางอย่างสำหรับสถานการณ์พิเศษ
- ฉันสังเกตเห็นว่าคุณยังไม่ได้ดูใบแจ้งหนี้ของฉัน ในกรณีที่มันไม่ผ่านอย่างถูกต้องฉันจะส่งอีกครั้ง ฉันจะแนบสำเนาผ่าน PDF ในอีเมลแยกต่างหาก วันนี้คุณไม่มีทางรู้ว่ามีตัวกรองสแปมอีเมล
- ฉันรู้ว่าคุณไม่ว่างกับการเปิดตัวโครงการใหม่เมื่อเร็ว ๆ นี้ ในกรณีที่ฝังไว้ในกล่องจดหมายของคุณนี่คือใบแจ้งหนี้ของฉันสำหรับงานเดือนที่แล้ว
- ฉันหวังว่าคุณจะมีทริปที่ดี! ฉันรู้ว่าคุณน่าจะทำอะไรได้หลายอย่างฉันจึงอยากทำให้แน่ใจว่าสิ่งนี้อยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการตั้งแต่ 30 วัน
- นี่เป็นเพียงการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ของฉันเมื่อเดือนที่แล้ว เวลาผ่านไป แต่เนื่องจากเป็นเวลา 30 วันฉันคิดว่าฉันจะแจ้งให้คุณทราบ
ส่วนใหญ่สิ่งนี้ควรแก้ไขปัญหาและคุณควรได้รับคำตอบและการชำระเงิน หากคุณไม่ได้รับคำตอบจากบุคคลหนึ่งคุณสามารถส่งคำเตือนที่อ่อนโยนให้กับบุคคลอื่นได้ตลอดเวลา ให้คนนั้นรู้ว่าคุณไม่ได้รับการตอบกลับเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ของคุณและคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่งใบแจ้งหนี้ให้พวกเขาแล้ว
หากคุณไม่มีการเตือนความจำส่วนตัวก็ไม่เป็นไร คุณสามารถเลือกที่จะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติแทน!
วางเท้าของคุณลง
หากการแจ้งเตือนด้านบนไม่มีการสังเกตคุณอาจต้องก้าวร้าวอีกเล็กน้อย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากใบแจ้งหนี้ครบกำหนดชำระอย่างรุนแรง มีบางสิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนที่คุณจะใช้ถนนสายนี้
- คุณต้องการให้ บริษัท นี้ยังคงเป็นลูกค้าหรือไม่? หากคุณทำเช่นนั้นการเห็นอกเห็นใจด้วยการจ่ายเงินช้าอาจทำให้คุณได้รับความภักดีในอนาคต
- คุณสามารถหยุดการส่งมอบหรือบริการเนื่องจากการไม่ชำระเงินได้หรือไม่? อีกครั้งตัวเลือกนี้อาจลงมาว่าคุณต้องการให้ บริษัท นี้ยังคงเป็นลูกค้า
ด้วยคำตอบเหล่านี้ในใจให้ปฏิบัติตาม เริ่มต้นด้วยการส่งใบแจ้งหนี้ของคุณอีกครั้งทั้งแบบดิจิทัลและทางไปรษณีย์ โทรหาลูกค้าของคุณและแจ้งให้พวกเขารู้ว่าคุณเข้าใจว่าสิ่งต่าง ๆ อาจจะยาก แต่คุณได้ทำข้อตกลงบริการหรือส่งมอบสินค้า ดังนั้นการชำระเงินในปัจจุบันมีกำหนดชำระทันที
ใช่สิ่งนี้อาจทำให้รู้สึกอึดอัด แต่มันก็เป็นธุรกิจ คุณอาจไม่ใช่ผู้จำหน่ายรายเดียวที่ลูกค้าของคุณชำระเงินล่าช้าดังนั้นคุณจะไม่เป็นผู้บังคับใช้ปัญหาเพียงคนเดียว แต่ถ้าคุณเป็นคนเดียวที่สร้างแรงกดดันให้คุณคุณจะได้รับเงินก่อน หรืออย่างน้อยก็หลังจากได้รับค่าสาธารณูปโภคค่าเช่าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ แล้ว
การคงอยู่ของปัญหาอาจทำให้ทั้งคุณและลูกค้าของคุณผิดหวัง แต่มันอาจเป็นกุญแจสำคัญในการรับเงิน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายได้รายงานว่าได้รับเงินเมื่อปลายปีที่สองหลังจากที่มีการเรียกเก็บเงิน ในขณะที่สายไม่เคยดีมันจะดีกว่าไม่เคย
ภาพใบแจ้งหนี้ผ่านทาง Shutterstock
เพิ่มเติมใน: บทความยอดนิยม 9 ความคิดเห็น▼
