หน้าที่พนักงานธุรการ

พนักงานธุรการมีบทบาทสำคัญใน บริษัท ใด ๆ สมาชิกพนักงานเป็นคนที่ปฏิบัติหน้าที่ประจำวันของสำนักงานทั่วไปและมักถูกขอให้ทำหน้าที่อื่น ๆ ของ บริษัท เช่นกัน อย่างไรก็ตามหน้าที่และความคาดหวังของพนักงานธุรการไม่ชัดเจนเสมอไปสำหรับผู้สมัครและควรกำหนดโดย บริษัท อย่างดีก่อนจ้างงาน

โทรศัพท์

เจ้าหน้าที่พนักงานธุรการมีหน้าที่ตอบรับโทรศัพท์และโทรออก พวกเขาจะต้องดำเนินการโทรเหล่านี้ในลักษณะมืออาชีพและสามารถโอนสายและผู้โทรไปยังกล่องข้อความเสียงที่เหมาะสมหากบุคคลนั้นไม่ได้อยู่ที่นั่นหรืออยู่ในสายอื่น พวกเขาจะต้องคุ้นเคยกับบทบาทของพนักงานทุกคนเพื่อให้สามารถโอนสายได้อย่างถูกต้อง พวกเขาจะต้องคุ้นเคยกับการโอนสายที่จำเป็นและการโทรเช่น telemarketers มีความสำคัญต่ำกว่า

$config[code] not found

จดหมาย

พนักงานธุรการมีหน้าที่รับผิดชอบทั้งอีเมลขาเข้าและขาออก เมลขาเข้าจะต้องมีการเรียงลำดับและส่งไปยังผู้รับที่ตั้งใจไว้หรือเปิดโดยเจ้าหน้าที่ธุรการเพื่อกำหนดลักษณะของการส่งจดหมายเช่นการร้องเรียนของลูกค้าและส่งไปยังสถานที่ที่เหมาะสม อีเมลที่ส่งออกจะต้องได้รับการจัดระเบียบแก้ไขและประทับตรา นอกจากนี้เจ้าหน้าที่ธุรการจะประสานงานกับบริการจัดส่งเช่น Federal Express สำหรับการจัดส่งพัสดุภัณฑ์และการไปรับพัสดุ

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

การควบคุมเอกสาร

ความรับผิดชอบในการจัดการเอกสารภายในยังส่งผลโดยตรงต่อเจ้าหน้าที่ธุรการ พนักงานเสมียนมีหน้าที่รับผิดชอบในการพิมพ์ถ่ายเอกสารแจกจ่ายและจัดเก็บหรือทำลายเอกสารภายในทั้งหมด พวกเขาบำรุงรักษาระบบการจัดเก็บตามลำดับตัวอักษรที่เหมาะสมและติดตามเอกสารสำคัญที่จะต้องถูกทำลายหลังจากเวลาที่กำหนด นอกจากนี้การถ่ายเอกสารจำนวนมากจะถูกมอบหมายให้กับเจ้าหน้าที่

การประสานงานเหตุการณ์

พนักงานเสมียนมักจะคาดว่าจะประสานงานกิจกรรมของ บริษัท พวกเขาจัดเตรียมอาหารที่จะส่งมอบในเวลาที่ถูกต้องและเอกสารประกอบคำบรรยายใด ๆ จะถูกคัดลอกและใช้ได้ พวกเขายังจะช่วยออกแบบงานนำเสนอ PowerPoint หรือองค์ประกอบมัลติมีเดียอื่น ๆ ที่อาจนำเสนอและตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องประชุมนั้นอยู่ในลำดับที่เหมาะสมก่อนที่เหตุการณ์จะเริ่มขึ้น

การสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลืองและเงินสดย่อย

พนักงานเสมียนมักจะรับผิดชอบในการสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานตามความจำเป็นและแจกจ่ายเงินสดย่อยให้กับสมาชิกคนอื่น ๆ ของสำนักงานสำหรับสิ่งจำเป็นเช่นการนั่งรถแท็กซี่หรืออุปกรณ์ที่จำเป็นเร่งด่วน โดยทั่วไปแล้วพนักงานเสมียนปฏิบัติตามคำสั่งจัดหาสัปดาห์ละครั้งและคำสั่งอื่น ๆ ตามความต้องการที่เกิดขึ้น