การดำเนินธุรกิจมีการดำเนินการมากขึ้นผ่านการประชุมออนไลน์
อุปกรณ์พร้อมกันทั้งสองใช้งานง่ายขึ้นด้วยการรวมราบรื่นและคุณสมบัติที่ซับซ้อนและมีประสิทธิภาพ แม้แต่คนที่อยู่ระหว่างการเดินทางก็สามารถแวะพักหรือหาสถานที่เงียบสงบและเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ได้จากความสะดวกสบายของสมาร์ทโฟน
โซลูชันการประชุมผ่านเว็บสำหรับธุรกิจมีราคาไม่แพงมักอยู่ในช่วงตั้งแต่ $ 20 ต่อเดือนจนถึง $ 40 ต่อเดือนสำหรับแพ็คเกจบริการที่มีคุณสมบัติหลากหลาย ตามตารางที่จัดทำโดย Getvoip.com ที่ปรึกษาด้านการสื่อสารทางเว็บผู้ให้บริการโทรศัพท์ VoIP ส่วนใหญ่จะเสนอโซลูชั่นการประชุมผ่านเว็บเป็นส่วนเสริมสำหรับค่าบริการรายเดือนตั้งแต่ $ 5 ต่อเดือนถึง $ 15 ต่อเดือน
$config[code] not foundการประชุมผ่านเว็บอาจเป็นการเปิดเผยหรือเสียเวลามากสำหรับบางองค์กรหากไม่ได้ดำเนินการอย่างเหมาะสม สิ่งมหัศจรรย์ทางเทคโนโลยีจะไม่มีค่าหากการประชุมบนเว็บมีความยุ่งเหยิงนานเกินไปสั้นเกินไปคดเคี้ยวหรือในรูปแบบอื่น ๆ ที่ไม่มีประสิทธิภาพและไม่มีประสิทธิภาพ กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณลักษณะของการประชุมที่ดีที่จัดขึ้นเมื่อทุกคนอยู่ในห้องประชุมเดียวกันต้องได้รับการดูแลรักษาให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ในรูปแบบการประชุมผ่านเว็บ
Mary Polley-Berte ของ SyberWorks เสนอรายการเคล็ดลับการประชุมผ่านเว็บที่ครบถ้วนสมบูรณ์ นี่คือคำแนะนำของเธอที่จะช่วยให้การประชุมผ่านเว็บของคุณประสบความสำเร็จ:
- ระวังให้มาก ในการผลิตสไลด์ PowerPoint พวกเขาจะต้องน่าสนใจและตรงประเด็น
- มีบุคคล“ ไปสู่” ใครคือศูนย์กลางในการจัดการประชุม
- แจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ สิ่งที่จะจัดการในระหว่างการประชุม
- ทดสอบและทดสอบ การนำเสนอก่อนการประชุม
- โดยทั่วไปตรวจสอบให้แน่ใจ ทุกคนที่เกี่ยวข้องในการเรียกใช้การประชุมผ่านเว็บจะคุ้นเคยกับเทคโนโลยีที่จะใช้
คำแนะนำที่ตามมาของ Polley-Berte - มีอีก 23 ข้อ - มีประโยชน์มาก ประเด็นสำคัญคือเทคโนโลยีการประชุมผ่านเว็บยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น แต่กุญแจสำคัญในการใช้งานส่วนใหญ่และมีประสิทธิภาพนั้นขึ้นอยู่กับความรู้สึกร่วมสมัยที่ล้าสมัย
Esther Schindler ของ CIO ครอบคลุมพื้นที่เดียวกันกับ Polley-Berte แต่การหมุนที่ไม่เหมือนใครและความเข้าใจที่ลึกซึ้งทำให้เธอนึกถึงการอ่านที่มีค่า
Schindler แนะนำว่าการส่งข้อมูลก่อนการประชุมทางไกลมีความสำคัญมากกว่าการทำเช่นนั้นสำหรับการประชุมภายใน บริษัท กฎพื้นฐานมีความสำคัญเนื่องจากลักษณะของการประชุมทางไกลผ่านเว็บ เธอเสริมว่าการควบคุมอย่างเข้มงวดเป็นสิ่งจำเป็น ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมผ่านเว็บจะต้องรับผิดชอบต่อสิ่งรบกวนทั้งหมดของโฮมออฟฟิศหรือสตาร์บัค ดังนั้นวินัยทางจิตจึงมีความสำคัญอย่างมาก
นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ตกเป็นเหยื่อของอาการ“ ออกนอกสายตา” ในการประชุมแบบผสม - ที่คนส่วนใหญ่อยู่ในสถานที่เดียว แต่มีจำนวนมากเข้าร่วมจากระยะไกล - มีแนวโน้มที่จะลืมคนที่ไม่ได้อยู่ในห้อง แนวทางที่มีโครงสร้างในการดำเนินคดีเป็นขั้นตอนสำคัญในการป้องกันปัญหานี้
มหาวิทยาลัย Humbolt State เป็นหน่วยงานที่ไม่มีข้อผูกมัดจะพิจารณาการประชุมผ่านเว็บจากสัปดาห์ก่อนระหว่างและหลังจุดชมวิว มีข้อเสนอแนะหลายประการสำหรับแต่ละช่วงเวลา นี่คือรายการยอดนิยมจากแต่ละรายการ:
- ก่อน: คาดว่าจะมีคำถามของผู้เข้าร่วมและเตรียมคำตอบ เตรียมวาระการประชุมและสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของการประชุม
- ในช่วงแห้ง ใช้คอมพิวเตอร์ที่จะใช้ในระหว่างการแข่งขันเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมและทำงานอย่างถูกต้อง รวมลำโพงและผู้ดูแลทั้งหมดในระยะแห้งเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไร
- วันของเซสชั่น: ใช้รายละเอียดวาระการประชุม; เริ่มเซสชันออนไลน์ 30 นาทีก่อนงาน
- ในช่วงเซสชั่น: การเชิญผู้เข้าร่วมแนะนำตัวเองผ่านการแชทมีวัตถุประสงค์สองประการคือทำความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีและทำให้พวกเขามีส่วนร่วม วิ่งผ่านวาระการประชุมและทำการตรวจสอบเสียง
- หลังจากเซสชั่น: ตรวจสอบการบันทึกใด ๆ เพื่อปรับปรุงในทุกด้านของการประชุมผ่านเว็บ โพสต์ลิงก์ไปยังการบันทึกที่ผู้เข้าร่วมและผู้อื่นจะได้รับประโยชน์
Dr. Tony Karrer ที่ eLearning Technologies เสนอรายการขั้นตอนที่จะเพิ่มโอกาสในการจัดการประชุมทางเว็บที่ประสบความสำเร็จ บทความไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่มีคำแนะนำที่ยังคงเกี่ยวข้องมาก ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญบางส่วนของ Karrer:
- ไม่ได้วางแผนเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมแบบเฉพาะกิจ จากผู้เข้าร่วม ออกแบบพวกเขาหากผู้คนใส่ข้อมูลอาสาสมัครพิจารณาเป็นโบนัส
- ถ้ามันยาว หรือเซสชั่นแบบหลายจุดการออกแบบในช่วงพัก
- หากการประชุมผ่านเว็บ ครอบคลุมโซนเวลาโดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับสากล
- ส่งเสริมให้คน ใครจะนำเสนอ ในหัวข้อที่เกี่ยวข้องหรือระหว่างแผงเดียวกันเพื่อสื่อสารกันก่อนเหตุการณ์
การประชุมผ่านเว็บมีข้อได้เปรียบมหาศาล ในขณะเดียวกันก็เตรียมการอย่างเข้มข้น หลายสิ่งที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติในการประชุมตามสถานที่เช่นการสนทนาอย่างกะทันหันในช่วงพักดื่มกาแฟและความสามารถในการอ่านคำพูดของผู้พูดทั้งหมดหรือขาดหายไปส่วนใหญ่ การสร้างเพื่อสิ่งนี้เป็นเรื่องยาก แต่ก็เป็นไปไม่ได้
ภาพการประชุม VOIP ผ่านทาง Shutterstock
4 ความคิดเห็น▼
