ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการประชุมที่น่าเบื่อ ทุกวันมีการประชุมประมาณ 25 ล้านครั้งในสหรัฐอเมริกาเพียงอย่างเดียว เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมเหล่านั้นผู้บริหารระดับกลางมีแนวโน้มที่จะสละเวลาประมาณ 35 เปอร์เซ็นต์ของเวลาของพวกเขาในสำนักงาน - ในขณะที่บางคนในฝ่ายบริหารระดับสูงมีแนวโน้มที่จะสูญเสียการประชุมเกือบครึ่งวันทั้งวัน
ภาระผูกพันเวลาอันสูงส่งเหล่านั้นจะคุ้มค่าโดยสิ้นเชิงถ้าการประชุมทั้งหมดเหล่านี้สร้างความคิดที่ดี แต่การประชุมประมาณ 67 เปอร์เซ็นต์นั้นจัดอยู่ในประเภทการตัดหนี้โดยเสียเวลากว่า 37,000 ล้านเหรียญต่อปี
$config[code] not foundจำไว้ว่าในใจมันสมเหตุสมผลแล้วที่จะลองและลดการประชุมที่ไม่มีจุดหมาย และหากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีมติปีใหม่เพื่อปรับปรุงวิธีการดำเนินงานใน บริษัท ของคุณการลบการประชุมที่น่าเบื่อออกจากสัปดาห์การทำงานของคุณอาจเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการเสริมสร้างขวัญกำลังใจและเริ่มต้นปี 2560
วิธีลดเวลาที่ใช้ในการประชุม
เพื่อช่วยคุณเริ่มต้นใช้งานนี่คือ 15 วิธีในการกำจัดหรือเร่งการประชุมทั้งหมด 2017 ของคุณ:
นำวาระ
หนึ่งใน timewasters ที่ใหญ่ที่สุดในการประชุมใด ๆ คือการขาดวัตถุประสงค์ เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างถูกต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระเบียบวาระการประชุมที่ละเอียดเพื่อนำทางคุณผ่านการประชุมโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
เอามันออกไปข้างนอก
หากคุณกำลังเช็คอินกับทีมเล็ก ๆ วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการมีส่วนร่วมและรับคนพูดคุยก็คือการประชุมนอกสถานที่ ไม่เพียง แต่อากาศบริสุทธิ์และแสงแดดจะปลุกเพื่อนร่วมงานและทำให้เลือดไหลเวียนเท่านั้น แต่ยังช่วยกระตุ้นการคิดอย่างสร้างสรรค์ การเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมมักจะสร้างการเปลี่ยนแปลงในวิธีคิดและทำงานร่วมกัน
ลุกขึ้นและเคลื่อนย้าย
วิธีหนึ่งในการลดเวลาในการประชุมคือให้ทุกคนยืนและเคลื่อนไหว โดยการลบเก้าอี้ออกจากการประชุมของคุณคนงานมักจะมีแนวโน้มที่จะพูดกับสิ่งที่สำคัญกว่านั้นและลบหัวข้อที่ต้องเสียเวลาออกไปอีกครั้ง หากคุณต้องการปลูกฝังความรู้สึกเร่งด่วนจริงๆและคุณมีพื้นที่ให้โน้มน้าวให้พนักงานพูดคุยกันในระหว่างเดินทาง
นำขนม
การประชุมอาหารกลางวันได้รับชื่อเสียงที่ไม่ดีเนื่องจากเป็นงานที่น่าเบื่อตลอดทั้งวัน แต่การได้รับสมาชิกจากพนักงานรอบโต๊ะจริง ๆ แล้วอาจเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการกระตุ้นให้พวกเขาพูดกันอย่างเปิดเผย อาหารมีแนวโน้มที่จะนำผู้คนมารวมกันและทำให้ผู้คนพูดคุยกันเสมอ - ดังนั้นถ้าการประชุมของคุณเต็มไปด้วยความเงียบงุ่มง่ามลองล่อลวงคนงานด้วยพิซซ่าสักหน่อย (หรืออะไรที่ดีต่อสุขภาพ)
รักษาเวลา
โดยปกติจะใช้เวลาเพียงหนึ่งผู้จัดการกลางที่ยืดเยื้อและคำถามที่โง่สามข้อเพื่อเปลี่ยนการเช็คอินอย่างรวดเร็วเป็นการประชุมสองชั่วโมงที่น่ากลัว หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการรักษาสมาชิกในทีมและผู้บริหารในระหว่างการประชุมคือการจับนาฬิกาจับเวลาตั้งไว้ 15 นาทีและให้ทุกคนรู้ว่าเมื่อนาฬิกาหมดการประชุมสิ้นสุดลง ไม่เพียง แต่จะช่วยให้คุณเรียนรู้ที่จะอธิบายสิ่งต่าง ๆ ให้รัดกุมขึ้นเท่านั้น แต่คนงานจะชื่นชมความสามารถในการรู้ว่าเมื่อใดที่พวกเขาจะสามารถกลับไปได้
ทำลายมัน
หากคุณไม่สามารถหนีจากการประชุมสี่ชั่วโมงได้จริงมันจะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นและน่าพอใจมากขึ้นหากคุณสามารถแยกมันออกเป็นบทต่างๆ ในช่วงเริ่มต้นของการประชุมของคุณให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณกำลังจะจัดการกับมันในช่องว่างขนาดไม่กี่ชิ้น ใช้แต่ละกลุ่มเพื่อแก้ไขปัญหาหนึ่งกลุ่มและทำลายหลังจากแก้ปัญหาแต่ละประเด็นเพื่อตรวจสอบกับทีมอื่นรับอากาศบริสุทธิ์และจัดกลุ่มใหม่
หยุดใช้ PowerPoint
แม้แต่ในปี 2560 PowerPoint ก็ยังคงมีความหมายเหมือนกันกับธุรกิจ เราใช้ PowerPoint สำหรับทุกสิ่งตั้งแต่รายงานค่าใช้จ่ายและระยะห่างการขายจนถึงการอัปเดตด้านการตลาด และในขณะที่มันอาจมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อคุณไม่สามารถปฏิเสธได้ว่ามันเหนื่อยเล็กน้อย ไม่มีอะไรที่แย่ไปกว่าการสับเข้าไปในห้องประชุมและดูผู้จัดการสายงานของคุณโหลดงานนำเสนอ 30 สไลด์ - ดังนั้นหากคุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานตื่นตัวให้เปิดไฟและเข้าร่วมด้วยวาจา มันจะทำให้ทุกคนตื่นตัวและความคิดที่ไหลออกมา
วางแผนล่วงหน้า
หนึ่งใน timewaster ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการประชุมกำลังรอให้คนเสนอข้อเสนอแนะและประเด็นที่จะเพิ่มขึ้น เพื่อที่จะสูญเสียความเงียบงุ่มง่ามและทำให้ทุกคนออกจากห้องเร็วขึ้นกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมาที่โต๊ะอย่างน้อยหนึ่งความคิดหรือพูดถึงจุดก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น
กดบันทึก
หากคุณกำลังพยายามผ่านการประชุมอย่างรวดเร็วเป็นเรื่องง่ายที่จะมีจุดแอ็คชั่นสองสามหายไปในการต่อสู้ มักจะนำไปสู่คำถามติดตามจำนวนมากขณะที่คุณพยายามพาทุกคนออกจากห้องและอาจเป็นปัญหาใหญ่ในเวลา หากคุณกระตือรือร้นที่จะทิ้งคำถามมันคุ้มค่าที่จะบันทึกการประชุมไว้ในโทรศัพท์ของคุณแล้วส่งไฟล์เสียงไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนหลังจากคุณแตก ด้วยวิธีนี้ทุกคนรู้ว่าพวกเขาต้องทำอะไรและเมื่อไหร่ที่ต้องทำ
ประโยคข้าวโพดคั่ว
ต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมหรือไม่ นำกลับไปที่โรงเรียนประถมศึกษาและให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในการคิดข้าวโพดคั่ว เริ่มต้นประโยคนำไปเป็นวงกลมและให้สมาชิกแต่ละคนในทีมทำประโยคให้เสร็จเพื่อที่จะทำให้แนวคิดของพวกเขาเป็นที่รู้จัก ไม่เพียง แต่จะทำให้คนมีส่วนร่วมเท่านั้น แต่จะบังคับให้คนงานคิดนอกกรอบเพื่อมีส่วนร่วม
ยืนหยัด
หากคุณพบว่าทีมของคุณต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการตัดสินใจกลุ่มที่ดูเหมือนง่ายลองให้พวกเขาออกไปจากที่ตั้งและใช้ท่าทางเพื่อตัดสินใจ ลากเส้นตรงกลางห้องและขอให้คนงานแต่ละคนยืนอยู่ด้านข้างที่สอดคล้องกับความคิดเห็นของพวกเขา จากนั้นใช้สิ่งนั้นเป็นกระดานกระโดดน้ำอย่างรวดเร็วเพื่อบังคับให้ทุกคนหาเหตุผลเข้าข้างตนเองและเดินหน้าต่อไป
ให้ทุกคนทำงาน
อีกวิธีหนึ่งในการทำให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ จะเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็วในการประชุมแต่ละครั้งคือให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนทำงานเพื่อดำเนินการประชุม ตัวอย่างเช่นขอให้คนหนึ่งคนจดบันทึกหนึ่งคนเพื่อรักษาเวลาและอีกคนหนึ่งนำขนมมาด้วย โดยให้แต่ละคนมีหน้าที่ในการปฏิบัติงานการประชุมควรดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้นและบุคคลจะได้รับการมุ่งเน้นมากขึ้น
ไปเสมือนจริง
คุณใช้เวลาในการเดินทางระหว่างสำนักงานและสถานที่หลายแห่งเพื่อพบปะกับทีมหรือไม่? หยุดการทำงานจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งและเริ่มใช้เครื่องมือเช่น Skype, Google Hangouts หรือ FaceTime ด้วยวิธีนี้คนงานจะได้รับส่วนสำคัญของสิ่งที่คุณทำและสิ่งที่พวกเขาต้องทำโดยไม่ต้องออกจากที่ทำงาน
หยุดพูด
หากคุณรู้สึกว่าการประชุมของคุณมากเกินไปกลายเป็นการสะสมที่ไร้ประโยชน์มันอาจเป็นเพราะการประชุมของคุณเป็นการพูดคนเดียวที่ไร้ประโยชน์ พูดในสิ่งที่คุณต้องการพูดจากนั้นก็ตัดตัวเองและถามคนอื่น ๆ ว่าพวกเขาคิดอย่างไร สิ่งนี้ไม่เพียง แต่จะลดเวลาที่คุณใช้ในการประชุม แต่มันยังช่วยให้ผู้อื่นมีโอกาสแสดงความคิดเห็นของตนเองและนำความคิดใหม่ ๆ มาสู่ตาราง
ทดลองและข้อผิดพลาด
ในตอนท้ายของวันไม่มี บริษัท ใดเหมือนกัน สิ่งใดที่เหมาะกับการประชุมของคุณอาจไม่ได้ผลสำหรับ บริษัท อื่นดังนั้นคุณจะต้องทำการทดลองและข้อผิดพลาดเล็กน้อยเพื่อดูว่าการประชุมประเภทใดที่ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณและทีมของคุณ เพียงจำไว้ว่าต้องอดทนและมุ่งมั่นที่จะค้นพบวิธีที่สมบูรณ์แบบเพื่อให้การประชุมของคุณรวดเร็วและเจ็บปวดน้อยลง
ภาพการประชุมผ่านทาง Shutterstock
1 ความคิดเห็น▼
